Quản trị dự án bao gồm nhiều công đoạn tiếp nối nhau từ lập kế hoạch tổng quan, quản trị phạm vi, quản trị thời gian, quản trị chi phí và quản trị chất lượng, quản trị nhân lực, quản trị thông tin, quản trị rủi ro, quản trị hợp đồng và hoạt động mua bán…

Điều phối dự án là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện.

Dự án là một chuỗi các hoạt động được thực hiện thường xuyên, lặp đi lặp lại theo quy trình nhất định

Điều phối dự án là quá trình tổ chức và phân bổ hợp lý các nguồn lực nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đồng bộ và đúng tiến độ

Quản trị dự án có tác dụng tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án.

Quản trị dự án có tác dụng thu hút và thúc đẩy sự tham gia của các thành viên trong quá trình thực hiện dự án

Các nhiệm vụ đặt ra trong quản trị dự án không lặp lại mà có tính mới theo từng dự án.

Tỷ lệ sử dụng nguồn nhân lực trong quản trị dự án thấp hơn so với quản trị sản xuất

Sự khác biệt rõ nét giữa quản trị sản xuất và quản trị dự án thể hiện ở số lượng hàng hóa, dịch vụ được sản xuất.

Quản trị dự án chỉ cần tập trung vào các yếu tố kỹ thuật, vì các yếu tố con người ít ảnh hưởng đến kết quả

Trong quản trị dự án, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận được phân chia rõ ràng và có thể được điều chỉnh theo thời gian.

Trong quản trị dự án, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận được điều chỉnh thay đổi tùy theo từng dự án.

Thời gian tồn tại của dự án có tính chất lâu dài.

Trong quản trị dự án, môi trường làm việc mang tính ổn định

Mô hình tổ chức quản trị dự án là cách thức phân bổ quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận tham gia dự án.

Không có một mô hình tổ chức quản trị dự án nào là tối ưu cho mọi loại dự án.

Ưu điểm của mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản trị dự án là tính chuyên môn hóa cao và có thể phân tách rủi ro.

Trong mô hình chủ nhiệm điều hành dự án, chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập.

Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án chỉ phù hợp khi áp dụng cho những mô hình quy mô nhỏ, tính chất kỹ thuật đơn giản.

Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức, trong đó ban quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư mà còn là chủ của dự án.

Đối với mô hình chia khóa trao tay thì tổng thầu, ban quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép thuê thầu phụ để thực hiện phần việc trong dự án đã trúng thầu.

Hình thức tổ chức quản trị dự án theo chức năng có đặc điểm là dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và các thành viên quản lý dự án là toàn bộ nhân viên trong phòng ban chức năng chịu trách nhiệm về dự án.

Mô hình tổ chức chuyên trách quản trị dự án là hình thức tổ chức quản lý mà các thành viên ban quản lý dự án lấy từ các phòng chức năng chuyên môn để thực hiện quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao.

Loại hình tổ chức quản trị dự án dạng ma trận là sự kết hợp giữa mô hình tổ chức quản trị dự án theo chức năng và mô hình tổ chức quản trị chuyên trách dự án

Lập kế hoạch là chức năng quan trọng nhất trong quản trị dự án

Không thể thực thi công tác kiểm soát nếu không có kế hoạch, vì vậy lập kế hoạch không phải là một sự lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc.

Thông thường, một bản kế hoạch sau khi đã được lập ra sẽ không bao giờ thay đổi nữa

Việc lập kế hoạch dự án nên được thực hiện càng chi tiết càng tốt

Lập kế hoạch dự án được tiến hành theo trình tự và nguyên tắc nhất định

Để quản lý hiệu quả dự án, khi lập kế hoạch dự án cần có sự tham gia của các chủ thể liên quan đến dự án

Khi thực hiện phân tách công việc nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một cấp bậc

Để quản lý hiệu quả dự án, các công việc cần phải được chia nhỏ cho đến khi về mặt logic nó không thể bị chia nhỏ hơn được nữa

Phân tách công việc cần phải được tiến hành ngay từ khi xác lập xong ý tưởng dự án

Phân tách công việc là nền tảng cho toàn bộ hoạt động của dự án

Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau.

Chỉ phương pháp biểu diễn mạng công việc AOA mới phải tuân thủ nguyên tắc: Để có thể bắt đầu một công việc mới thì các công việc sắp xếp trước nó phải được hoàn thành.

Nhược điểm của phương pháp AOA là thường khó vẽ sơ đồ trong trường hợp dự án có nhiều công việc và phức tạp.

Phương pháp sơ đồ mạng AON không phải tuân thủ nguyên tắc: Chỉ có một sự kiện đầu tiên và một sự kiện cuối cùng.

Phương pháp AOA có ưu điểm là có thể biểu diễn được các công việc có mối quan hệ trước sau và không phải sử dụng các công việc giả.

Thời gian cực tiểu là thời gian dự tính bi quan tương ứng trường hợp tiến hành không thuận lợi

Có thể sử dụng phương pháp tất định trong việc dự tính thời gian thực hiện công việc dự án trong trường hợp số liệu thời gian thực hiện một công việc tương tự nhau ở nhiều dự án được lặp lại nhiều lần.

Thời gian dự trữ tự do của một công việc nào đó là khoảng thời gian công việc này có thể kéo dài thêm nhưng không làm chậm ngày kết thúc dự án.

Thời gian dự trữ toàn phần là thời gian mà một công việc nào đó có thể kéo dài thêm nhưng không làm chậm ngày bắt đầu của công việc tiếp sau.

Thời gian dự trữ của một sự kiện là thời gian sự kiện đó có thể kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án.

Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần thực hiện thì biểu đồ GANTT không thể chỉ ra đủ và đúng sự tương tác và mối quan hệ giữa các công việc.

Biểu đồ đường chéo sử dụng một hệ trục tọa độ, trong đó trục hoành phản ánh tiến độ dự kiến của các công việc, trục tung thể hiện tiến độ thực tế thực hiện từng công việc này.

Ưu điểm của biểu đồ GANTT là dễ nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào ngay cả khi biểu đồ phản ánh nhiều công việc liên tiếp nhau.

Biểu đồ phụ tải nguồn lực thể hiện mối quan hệ giữa khối lượng công việc và thời gian sử dụng nguồn lực trong dự án.

Biểu đồ điều chỉnh đều nguồn lực chỉ được sử dụng khi nguồn lực dư thừa so với yêu cầu dự án.

Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu nghĩa là ưu tiên sử dụng quỹ thời gian rảnh của các công việc không găng.

Khi dự án bị hạn chế về số lượng nguồn lực, việc phân phối nguồn lực thường dựa trên mức độ ưu tiên của các công việc.

Một trong những phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực là kéo dài thời gian thực hiện dự án.

Trong trường hợp chỉ có một nguồn lực hạn chế, nguyên tắc ưu tiên phân phối thường dựa vào thời điểm sớm nhất của công việc.

Phân phối nhiều nguồn lực cho một dự án yêu cầu sự kết hợp giữa biểu đồ Gantt và biểu đồ phụ tải nguồn lực.

Điều chỉnh đều nguồn lực có thể làm thay đổi tiến độ tổng thể của dự án

Các phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project có thể hỗ trợ tạo biểu đồ phụ tải và điều phối nguồn lực tự động.

Phân phối nguồn lực trong điều kiện hạn chế có thể yêu cầu thay đổi thứ tự thực hiện các công việc.

Dự toán ngân sách dự án là quá trình ước tính, lượng hóa và phân bổ các nguồn lực tài chính cần thiết cho việc thực hiện các hoạt động của dự án trong giới hạn thời gian và mục tiêu đã định.

Một trong những đặc điểm của dự toán ngân sách dự án là tính cố định tuyệt đối, không thay đổi trong suốt vòng đời dự án.

Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng để kiểm soát chi phí, theo dõi tiến độ tài chính và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực của dự án.

Tác dụng của dự toán ngân sách không chỉ là ước lượng chi phí mà còn là cơ sở để ra quyết định đầu tư và kiểm soát tài chính dự án.

Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp (Top-down) thường dựa vào kinh nghiệm quản lý cấp cao, dữ liệu lịch sử hoặc các dự án tương tự.

Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên (Bottom-up) thường cho độ chính xác cao hơn vì dựa trên phân tích chi tiết từng hạng mục công việc trong cấu trúc phân rã công việc.

Phương pháp kết hợp được sử dụng để tận dụng ưu điểm của hai cách tiếp cận Top-down và Bottom-up, đồng thời khắc phục hạn chế của từng phương pháp riêng lẻ.

Dự toán ngân sách theo dự án là phương pháp tổng hợp toàn bộ chi phí của dự án theo từng giai đoạn và hoạt động, thường áp dụng cho dự án có quy mô lớn và phạm vi phức tạp.

Dự toán ngân sách theo khoản mục chi phí giúp nhà quản lý dự án theo dõi, kiểm soát chi tiêu theo từng loại chi phí cụ thể như nhân công, vật liệu, máy móc, chi phí quản lý, và chi phí dự phòng.

Một dự toán ngân sách tốt phải đảm bảo tính khả thi, tính linh hoạt và phù hợp với mục tiêu chiến lược cũng như nguồn lực thực tế của tổ chức.

Một dự án được xem là đạt chất lượng khi sản phẩm đầu ra đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, nhưng không nhất thiết phải thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

Nếu mục tiêu của dự án thay đổi trong quá trình thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng ban đầu vẫn phải giữ nguyên để đảm bảo tính ổn định của dự án.

Khi biểu đồ Pareto chỉ ra rằng 20% nguyên nhân gây ra 80% sai lỗi, người quản lý dự án nên tập trung xử lý 20% nguyên nhân đó thay vì dàn trải nguồn lực.

Đánh giá giữa kỳ là không cần thiết nếu dự án đang hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.

Giám sát dự án chỉ có ý nghĩa nếu được thực hiện bởi cơ quan quản lý bên ngoài, để đảm bảo tính khách quan trong quá trình thực hiện.

Một rủi ro có xác suất xảy ra thấp nhưng mức độ tác động rất cao cần được ưu tiên xử lý trước các rủi ro phổ biến nhưng ít ảnh hưởng.

Trong chương trình quản trị rủi ro, việc lập kế hoạch ứng phó rủi ro nên được tiến hành ngay sau bước nhận diện rủi ro, không cần chờ phân tích định tính và định lượng.

Khi các rủi ro tiêu cực được xác định rõ, nhà quản lý dự án có thể áp dụng cùng một chiến lược ứng phó cho tất cả các rủi ro để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Đánh giá hiệu quả quản trị rủi ro không chỉ dựa trên việc rủi ro có xảy ra hay không, mà còn dựa vào khả năng thích ứng và phản ứng nhanh của nhóm dự án.

Nếu một rủi ro có khả năng xảy ra thấp và tác động nhỏ, dự án có thể bỏ qua mà không cần theo dõi, để tập trung nguồn lực cho các rủi ro quan trọng hơn.

Khi một rủi ro đã xảy ra và gây tác động tiêu cực đến dự án, nhà quản lý rủi ro nên tập trung điều tra nguyên nhân thay vì cập nhật lại kế hoạch ứng phó.

Quản trị chất lượng dự án là quá trình bảo đảm rằng các hoạt động của dự án được thực hiện phù hợp với các yêu cầu chất lượng đã đặt ra.