Factores Claves en la Captura de Documentos en el SGDEA o Reposi

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¿Por qué es importante el proceso de captura de documentos en un SGDEA o repositorio digital?

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Porque permite organizar documentos de manera estructurada, garantizando su acceso, recuperación y preservación a largo plazo.

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¿Cuál de los siguientes aspectos es fundamental para garantizar la autenticidad y confiabilidad de los documentos capturados en un SGDEA? La implementación de medidas de seguridad como firmas digitales, certificados electrónicos y trazabilidad documental., La conversión de los documentos a formatos editables para que puedan ser modificados en caso de ser necesario., La eliminación de los documentos originales en papel una vez digitalizados, sin conservar evidencia de su autenticidad., La organización de los documentos únicamente en carpetas locales sin incluir metadatos ni mecanismos de validación.

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La implementación de medidas de seguridad como firmas digitales, certificados electrónicos y trazabilidad documental.

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¿Qué criterio se debe seguir para garantizar la preservación a largo plazo de los documentos capturados en un SGDEA?

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Utilizar formatos de archivo estandarizados como PDF/A y aplicar estrategias de migración y almacenamiento seguro en repositorios confiables.

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¿Qué aspecto debe considerarse al aplicar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en documentos capturados en un SGDEA?

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Debe garantizar la conversión precisa de textos para facilitar la búsqueda y recuperación de información dentro del repositorio digital.

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En un SGDEA, ¿cómo se puede garantizar la trazabilidad de los documentos capturados y su correcta gestión dentro del sistema?

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Aplicando controles de versiones, registros de auditoría y metadatos que documenten cada acción realizada sobre el documento.

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En un proceso de captura documental dentro de un SGDEA, ¿qué técnica avanzada se puede utilizar para optimizar la indexación y recuperación de documentos de gran volumen?

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Implementar técnicas de procesamiento de lenguaje natural (PLN) e inteligencia artificial para clasificar y extraer información automáticamente.

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¿Cómo se debe manejar la captura de documentos electrónicos que contienen datos personales en cumplimiento con la legislación colombiana?

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Aplicando medidas de seguridad como cifrado, control de acceso y anonimización cuando sea necesario, conforme a la Ley 1581 de 2012.

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En un proceso de digitalización certificada dentro de un SGDEA, ¿cuál de los siguientes elementos es imprescindible para garantizar la validez legal de los documentos capturados? Simplemente escanear el documento y almacenarlo en formato PDF sin ninguna medida de seguridad adicional. Convertir los documentos a imágenes para impedir su modificación sin necesidad de certificados de autenticidad. Uso de firmas electrónicas o digitales, aplicación de normas técnicas de calidad y trazabilidad del proceso de digitalización. Eliminar los documentos físicos inmediatamente después de la digitalización sin garantizar mecanismos de verificación.

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Uso de firmas electrónicas o digitales, aplicación de normas técnicas de calidad y trazabilidad del proceso de digitalización.

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¿Cuál de las siguientes técnicas avanzadas se puede aplicar en la captura documental para optimizar el acceso a la información en grandes volúmenes de datos?
Opciones: Almacenamiento de documentos sin aplicar OCR ni categorización avanzada., Organización de documentos únicamente en carpetas por fecha de digitalización, sin aplicar indexación automatizada.
, Uso exclusivo de nombres de archivo descriptivos sin aplicar sistemas de clasificación estructurada., Implementación de sistemas de indexación semántica y búsqueda federada para recuperar documentos de manera eficiente.

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Implementación de sistemas de indexación semántica y búsqueda federada para recuperar documentos de manera eficiente.

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¿Cómo influye la aplicación de inteligencia artificial (IA) en la captura documental dentro de un SGDEA?

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Permite la clasificación automática, extracción de datos relevantes y mejora la eficiencia en la indexación de documentos.