Catalogación y Archivo

Catalogación y Archivo

Reglas Universales de Archivo

Regla 1

Para ordenar alfabéticamente los nombres de las personas se invierten y ordenan así

Nombre

Juan Carlos Mendoza Pérez

María Luisa Aguilar Gómez

Hugo Leonel Bocanegra Batz

Se Invierte así

Mendoza Pérez, Juan Carlos

Aguilar Gómez, María Luisa

Bocanegra Batz, Hugo Leonel

Se Archiva

Aguilar Gómez, María Luisa

Bocanegra Batz, Hugo Leonel

Regla 2

Para ordenar alfabéticamente los nombres y apellidos constituyen una unidad de archivo. En las unidades uno y dos se debe escribir los apellidos y en las unidades tres y cuatro los nombres.

Nombres

Andrade Torres Elena Rosario

Gómez Rojas María Elisa

Regla 3

Si el primer apellido es igual, el segundo apellido decide el orden alfabético.

Nombre

Gómez Ramos Roberto José

Gómez Aguilar Elena Rosario

Se Archiva

Gómez Aguilar Elena Rosario

Gómez Ramos Roberto José

Regla 4

Si el primer apellido y el segundo son iguales el primer nombre decide el orden alfabético.

Nombres

Gómez Gómez Roberto José

Gómez Gómez Elena Rosario

Se Archiva

Gómez Gómez Elena Rosario

Gómez Gómez Roberto José

Regla 5

Si los apellidos son iguales y el primer nombre también, el segundo nombre decide el orden alfabético.

Nombre

Gómez Gómez, Roberto José

Gómez Gómez, Roberto Antonio

Se Archiva

Gómez Gómez Roberto Antonio

Gómez Gómez Roberto José

Regla 6

Una inicial se archiva antes que otro que tiene la mismas letras.

Nombres

Serigio Catalán

S. Catalán

Se Archiva

Catalán S.

Catalán Serigio

Regla 7

Si el primer apellido o nombre es más corto que otro que tiene las mismas letras se escribe antes.

Nombres:

Guillermo Sazo

Guillermo Saz

Se Archiva:

Saz Guillermo

Sazo Guillermo