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Términos de Referencia

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Catalina Moscote

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23 Slides • 2 Questions

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Términos de Referencia

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Multiple Choice

Los Términos de referencia (TDR) se definen como:

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Los términos de referencia es un documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, comité, conferencia, negociación, etc

2

Es un documento de acuerdo legal, oral o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad jurídica

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TÉRMINOS DE REFERENCIA


  • Se define al documento que confecciona una compañía para contratar servicios externos que permitan mejorar uno o varios procesos internos, como, por ejemplo, sistemas de producción, de administración, de sistemas informáticos, de finanzas, entre otros.


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Open Ended

Componentes de un documento de términos de referencia:

5

Componentes de un documento de términos de referencia:

  •  Objetivos Alcance - Justificación

  • Fuente de recursos

  •  Proponentes habilitados o restricciones

  •  Idioma

  • Actividades a realizar

  • Entregables, hitos o fechas de entrega y detalle de los entregables. 

  • Equipo de trabajo

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Componentes de un documento de términos de referencia:

  • Duración del contrato

  • Sede o localización de las labores a realizar

  • Documentos a presentar

  • Proceso para seleccionar al proveedor

  • Forma de pago

  • Confidencialidad de la información

  • Implementación

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GUÍA DE BUENAS PRACTICAS PARA LA ADUISICIÓN DE SOFTWARE Y TECNOLOGÍAS

  • I. Planeación 

  • II. Selección 

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CUALES SON LOS REQUISITOS HABILITANTES

  • •HABILITANTES: Corresponde a aquello mínimo Técnico, Jurídico, Financiero y Organizacional para satisfacer la necesidad de la entidad.


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CUALES SON LOS REQUISITOS PONDERABLES

  • PONDERABLES: Son aquellos aspectos que la entidad implementa para escoger al ganador. Siempre deberán ser de tipo objetivo. Se miden y se pesan. 

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 I. Planeación 

  • Técnico : el proceso de planeación debe considerar los lineamientos de usabilidad, accesibilidad e interoperabilidad para que el software cumpla con las expectativas de la organización en términos de la generación de valor.

  •  Gestionar de la mejor manera posible las restricciones relacionadas con: - El alcance del proyecto de software. - Los recursos invertidos. - El tiempo de ejecución del proyecto. 

  •  

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 I. Planeación 

  • Tener en cuenta factores como :(i) Interoperabilidad

  • (ii) Seguridad

  • (iii) Apropiación, entre otros. 

  • Se debe tener en cuenta la complejidad del proyecto (Baja, media, alta)

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 Que debemos tener en cuenta para evaluar la complejidad del proyecto:

  •  Duración del proyecto

  • Costos del proyecto

  • Tamaño del equipo del proyecto

  • Composición del equipo del proyecto

  • Desempeño del equipo del proyecto

  • Urgencia e importancia del proyecto


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 I. Planeación: Perfiles de los profesionales 

 Debe tener encueta las equivalencias de experiencia certificada con las certificaciones propias del software a instalar,  si la entidad compradora establece requisitos técnicos habilitantes deberá establecer más de una forma de  dar cumplimiento a estos, de esta manera asegurará la pluralidad de oferentes y la calidad de los  profesionales durante la ejecución del contrato. 

14

 Definición de los requerimientos o necesidades de software:

Realizar acuerdos de desarrollo, lineamientos y metodologías de desarrollo, procedimientos de operación, gerencia de proyectos y  supervisión.

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 Los proveedores de software deben : 

Dar cumplimiento de los diferentes requisitos funcionales necesarios relacionados con las necesidades del proyecto de software en sus diferentes fases, de acuerdo con la metodología definida para el mismo. 

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Posibles riesgos por mala planeación :

  •  (i) demoras en el cumplimiento de los cronogramas.

  • ii) Incumplimiento del proveedor por un mal dimensionamiento de las necesidades de la entidad       compradora

  • (iii) incumplimiento derivado de la falta de experiencia del proveedor contratado

  • (iv)  Incumplimiento derivado de la mala selección del proveedor bien sea por requisitos habilitantes o por la         

     forma de selección usada para el proceso

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Posibles riesgos que se puedan generar durante la ejecución del contrato:

  •  (i)  Demoras en la ejecución del proyecto por rotación del personal en la entidad estatal.

  • (ii) abandono de la  herramienta por falta de apropiación tecnológica, entre otros. 

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II. Selección 

En esta fase del proceso de contratación las entidades estatales deberán realizar la redacción de los  documentos de procesos teniendo en cuenta factores técnicos, legales y económicos que permitan realizar  la selección objetiva del proveedor que atienda las necesidades planteadas en el estudio de mercado.

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Restricciones de selección:

  •  No está permitido la solicitud de certificaciones        internacionales como requisito habitante , parágrafo 2 del artículo 5 de la  Ley 1150 del 2017 

  • Solicitar al proveedor que cuente con una metodología para el ciclo de vida del software ya sea propia o de  un tercero. 

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Restricciones de selección:

  • Acreditar la experiencia en el Registro Único de Proponentes RUP, dicha experiencia   no debe ser superior a 5 años contados a partir de la publicación de los documentos del contrato y debe de  ser acorde con el valor estimado del contrato a celebrar, no debe de existir un mínimo de contratos para  evaluar esta experiencia.

  • No debe de exigir un mínimo de contratos para  evaluar esta experiencia.


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Restricciones de selección: Experiencia

  • Un (1) contrato que sea equiparable con el que pretenden celebrar sin importar la fecha de ejecución

  • Un (1) contrato que sea equiparable con el que pretenden celebrar con fecha de inicio de ejecución de hasta 10 años o menos y si se encuentra en ejecución, que tenga como mínimo un 50 % de realización de este en tiempo.


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Marco Jurídico tener encuenta:

  • (i) Licitación pública

  • (ii)  Mínima cuantía

  • (iii) Concurso de méritos

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 Requisitos habilitantes y factores de selección se establezcan criterios como: 

  • (i) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; Justo Precio.

  • (ii) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio



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 Requisitos habilitantes y factores de selección se establezcan criterios como: 

  • Establecer en los pliegos de condiciones, las  condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta, así como las condiciones técnicas adicionales que  representan ventajas de calidad o de funcionamiento (Particularmente en los procesos relacionados con       tecnología), con el fin de establecer así cual es la oferta más favorable para la entidad.



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 Generalidades para tener en cuenta en los procesos de selección para la adquisición de Software :

  • Contrato de Licencia de Software: A través de esta modalidad, el titular de la obra (Creador o desarrollador)     autoriza los derechos de explotación de la misma a un tercero, estableciendo un precio determinado como    forma de pago, consintiendo de esta manera un uso determinado del Software y estableciendo en el        contrato las condiciones en que operará tan cesión de derechos o licenciamiento.

  • Suscribir un contrato adicional de mantenimiento correctivo o preventivo.  

     



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