Términos de Referencia

Términos de Referencia

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Los Términos de referencia (TDR) se definen como:

• Los términos de referencia es un documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, comité, conferencia, negociación, etc

• Es un documento de acuerdo legal, oral o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad jurídica

TÉRMINOS DE REFERENCIA

• Se define al documento que confecciona una compañía para contratar servicios externos que permitan mejorar uno o varios procesos internos, como, por ejemplo, sistemas de producción, de administración, de sistemas informáticos, de finanzas, entre otros.

  
  

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Componentes de un documento de términos de referencia:

Componentes de un documento de términos de referencia:

•  Objetivos Alcance - Justificación

• Fuente de recursos

•  Proponentes habilitados o restricciones

•  Idioma

• Actividades a realizar

• Entregables, hitos o fechas de entrega y detalle de los entregables. 

• Equipo de trabajo

Componentes de un documento de términos de referencia:

• Duración del contrato

• Sede o localización de las labores a realizar

• Documentos a presentar

• Proceso para seleccionar al proveedor

• Forma de pago

• Confidencialidad de la información

• Implementación

GUÍA DE BUENAS PRACTICAS PARA LA ADUISICIÓN DE SOFTWARE Y TECNOLOGÍAS

• I. Planeación 

• II. Selección 

CUALES SON LOS REQUISITOS HABILITANTES

• •HABILITANTES: Corresponde a aquello mínimo Técnico, Jurídico, Financiero y Organizacional para satisfacer la necesidad de la entidad.

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CUALES SON LOS REQUISITOS PONDERABLES

• PONDERABLES: Son aquellos aspectos que la entidad implementa para escoger al ganador. Siempre deberán ser de tipo objetivo. Se miden y se pesan. 

 I. Planeación 

• Técnico : el proceso de planeación debe considerar los lineamientos de usabilidad, accesibilidad e interoperabilidad para que el software cumpla con las expectativas de la organización en términos de la generación de valor.

•  Gestionar de la mejor manera posible las restricciones relacionadas con: - El alcance del proyecto de software. - Los recursos invertidos. - El tiempo de ejecución del proyecto. 

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 I. Planeación 

• Tener en cuenta factores como :(i) Interoperabilidad

• (ii) Seguridad

• (iii) Apropiación, entre otros. 

• Se debe tener en cuenta la complejidad del proyecto (Baja, media, alta)

 Que debemos tener en cuenta para evaluar la complejidad del proyecto:

•  Duración del proyecto

• Costos del proyecto

• Tamaño del equipo del proyecto

• Composición del equipo del proyecto

• Desempeño del equipo del proyecto

• Urgencia e importancia del proyecto

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 I. Planeación: Perfiles de los profesionales 

 Debe tener encueta las equivalencias de experiencia certificada con las certificaciones propias del software a instalar,  si la entidad compradora establece requisitos técnicos habilitantes deberá establecer más de una forma de  dar cumplimiento a estos, de esta manera asegurará la pluralidad de oferentes y la calidad de los  profesionales durante la ejecución del contrato. 

 Definición de los requerimientos o necesidades de software:

Realizar acuerdos de desarrollo, lineamientos y metodologías de desarrollo, procedimientos de operación, gerencia de proyectos y  supervisión.

 Los proveedores de software deben : 

Dar cumplimiento de los diferentes requisitos funcionales necesarios relacionados con las necesidades del proyecto de software en sus diferentes fases, de acuerdo con la metodología definida para el mismo. 

Posibles riesgos por mala planeación :

•  (i) demoras en el cumplimiento de los cronogramas.

• ii) Incumplimiento del proveedor por un mal dimensionamiento de las necesidades de la entidad       compradora

• (iii) incumplimiento derivado de la falta de experiencia del proveedor contratado

• (iv)  Incumplimiento derivado de la mala selección del proveedor bien sea por requisitos habilitantes o por la         

   forma de selección usada para el proceso

Posibles riesgos que se puedan generar durante la ejecución del contrato:

•  (i)  Demoras en la ejecución del proyecto por rotación del personal en la entidad estatal.

• (ii) abandono de la  herramienta por falta de apropiación tecnológica, entre otros. 

II. Selección 

En esta fase del proceso de contratación las entidades estatales deberán realizar la redacción de los  documentos de procesos teniendo en cuenta factores técnicos, legales y económicos que permitan realizar  la selección objetiva del proveedor que atienda las necesidades planteadas en el estudio de mercado.

Restricciones de selección:

•  No está permitido la solicitud de certificaciones        internacionales como requisito habitante , parágrafo 2 del artículo 5 de la  Ley 1150 del 2017 

• Solicitar al proveedor que cuente con una metodología para el ciclo de vida del software ya sea propia o de  un tercero. 

Restricciones de selección:

• Acreditar la experiencia en el Registro Único de Proponentes RUP, dicha experiencia   no debe ser superior a 5 años contados a partir de la publicación de los documentos del contrato y debe de  ser acorde con el valor estimado del contrato a celebrar, no debe de existir un mínimo de contratos para  evaluar esta experiencia.

• No debe de exigir un mínimo de contratos para  evaluar esta experiencia.

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Restricciones de selección: Experiencia

• Un (1) contrato que sea equiparable con el que pretenden celebrar sin importar la fecha de ejecución

• Un (1) contrato que sea equiparable con el que pretenden celebrar con fecha de inicio de ejecución de hasta 10 años o menos y si se encuentra en ejecución, que tenga como mínimo un 50 % de realización de este en tiempo.

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Marco Jurídico tener encuenta:

• (i) Licitación pública

• (ii)  Mínima cuantía

• (iii) Concurso de méritos

 Requisitos habilitantes y factores de selección se establezcan criterios como: 

• (i) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; Justo Precio.

• (ii) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio

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 Requisitos habilitantes y factores de selección se establezcan criterios como: 

• Establecer en los pliegos de condiciones, las  condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta, así como las condiciones técnicas adicionales que  representan ventajas de calidad o de funcionamiento (Particularmente en los procesos relacionados con       tecnología), con el fin de establecer así cual es la oferta más favorable para la entidad.

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 Generalidades para tener en cuenta en los procesos de selección para la adquisición de Software :

• Contrato de Licencia de Software: A través de esta modalidad, el titular de la obra (Creador o desarrollador)     autoriza los derechos de explotación de la misma a un tercero, estableciendo un precio determinado como    forma de pago, consintiendo de esta manera un uso determinado del Software y estableciendo en el        contrato las condiciones en que operará tan cesión de derechos o licenciamiento.

• Suscribir un contrato adicional de mantenimiento correctivo o preventivo.  

   

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