DKM CU04 LESSON 07

CU04 - INFORMATION SYSTEM INVENTORY CONTROL

PENGELUARAN

KEBENARAN PENGELUARAN STOK

Pengeluaran stok perlu mendapat kebenaran daripada Pegawai Stor atau pegawai yang diberi autoriti secara bertulis oleh Ketua Jabatan

PERMOHONAN STOK

Ianya perlu dilakukan secara bertulis atau atas talian dan perlu dikemukakan kepada Pegawai Stor

APAKAH TINDAKAN PEGAWAI STOR APABILA MENERIMA PERMOHONAN STOK?

PEGAWAI STOR PERLULAH:

• Menyemak borang permohonan

• Menentukan kuantiti pengeluaran

• Meluluskan pengeluaran

• Mencatat pengeluaran di kad petak

• Menyerahkan barangan beserta borang KEW.PS-11 yang dicetak untuk ditandatangani oleh penerima

BORANG KEW.PS-11

Borang permohonan stok

PENGELUARAN STOK

Stok hanya boleh dikeluarkan atas permohonan dengan kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang telah diberi kuasa sahaja

PEGAWAI STOR HENDAKLAH MENURUNKAN TANDATANGAN SERTATARIKH DAN STOK YANG DIKELUARKAN HENDAKLAH MENGIKUT KUANTITI YANG DILULUSKAN

BARANG-BARANG GUNA HABIS

Ia adalah barangan yang kerap digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau bernilai rendah

BARANG GUNA HABIS YANG DIKELUARKAN BAGI TUJUAN GUNASAMA HENDAKLAH DISIMPAN SEMULA SETELAH SELESAI PENGGUNAANNYA

SEKIRANYA BARANGAN GUNA HABIS INI TIDAK BOLEH DIGUNAKAN ATAU TIDAK DIPERLUKAN DAN MEMPUNYAI NILAI JUALAN IANYA HENDAKLAH DIJUAL SECARA JUALA SISA STOK ATAU BARANGAN TERPAKAI

PEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN PERLU DIJALANKAN DARI SEMASA KE SEMASA UNTUK MENGESAN DAN MENGENALPASTI KELEMAHAN YANG MENYEBABKAN STOK BERLEBIHAN, BERKURANGAN, ROSAK, USANG, LUPUT TEMPOH DAN SEBAGAINYA.

PEMERIKSAAN DIBAHAGIKAN KEPADA 3 JENIS:

*Pengiraan stok

*Pemeriksaan stok

*Verifikasi stok

PENGIRAAN STOK perlu dilaksanakan di stor secara terus menerus sepanjang tahun. Perkara berikut perlu dipatuhi:

• Pegawai stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod

• Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di kad petak dan hendaklah ditandatangani serta dinyatakan tarikh oleh Pegawai stor

PEMERIKSAAN STOK dilakukan oleh pegawai yang tidak berkait rapat adengan Stor tersebut dengan mematuhi perkara berikut:

• Pemeriksaan dilaksanakan sekali setahun ke atas semua stok secara 100%

• Semasa pemeriksaan dilaksanakan, tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

• Selesai pemeriksaan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi pada kad kawalan stok dan ditandatangani oleh Pegawai Pemeriksa

• Stok yang diperiksan hendaklah disenaraikan dalam laporan pemeriksaan/verifikasi stor

• Stok tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor

• Tinakan diambil ke atas laporan hasil pemeriksaan stok

VERIFIKASI STOR perlulah mempunyai Jawatankuasa Pemverifikasi Stor yang menepati syarat berikut:

• Sekurangnya 2 orang pegawai

• Pegawai tersebut tidak bertugas di stor yang diverifikasi

• Pegawai tersebut mempunyai pengeta