Formation RS

Formation

des Responsables

de Suivi

01/04/2023

Les objectifs de la formation

❑

Formation initiale

❑

Améliorer les techniques de travail

❑

Faire un bilan de l’été 2022

❑

Voir les nouveautés 2023

❑

Appréhender les outils

❑

Avoir une vue d’ensemble de nos procédures

❑

Savoir à qui s’adresser

Formation initiale

Objectifs de la formation

❑

Pas de connaître tout par cœur

❑

Savoir où chercher

❑

Avoir une vue d’ensemble de nos procédures

❑

Savoir à qui s’adresser

Déroulé de la formation

❑

La pédagogie

❑

Le projet pédagogique

❑

Le recrutement

❑

Les transports

❑

Les prestataires

❑

Le budget

❑

Les procédures de suivi

❑

Après le séjour

❑

Questions diverses

❑

Mises en situation

1. La pédagogie

Multiple Select

Pour toi, quel est l'élément fondamental pour assurer la mise en place de la thématique ?

• Le PTS / Roadbook

• Le catalogue

• Le livret directeur.ices

1. La pédagogie

Catalogue et PTS : le respect de nos engagements

❑

Beaucoup de plaintes parents

A vérifier :

- La prise en compte des engagements du catalogue (ateliers, visites,

etc.) et du site Internet par le directeur

- La lecture et la totale intégration du PTS par le directeur

1. La pédagogie

➔ Les outils thématiques

❑

Les outils
- PTS
- Mallettes « clés en main »
- Liste d’idées d’atelier
- Fiche méthodologique

- La page catalogue

- Roadbooks

A vérifier :

- L’utilisation des différents outils par l’équipe d’animation

2. Le projet pédagogique

Multiple Choice

Combien d'objectifs pédagogiques doit comprendre un PP à minima ?

• 1

• 2

• 3

• 4

Fill in the Blank

Que reflète le Projet pédagogique ?

2. Le projet pédagogique

➔Combien de PP par séjour ?
➔Objectifs pédagogiques et moyens

❑

Véritable réflexion nécessaire

❑

Reflet de la thématique du séjour

A vérifier :

- Le PP doit comporter au moins 2 objectifs pédagogiques, dont un

thématique

- Chaque objectif doit être décliné en plusieurs moyens concrets et

mesurables

2. Le projet pédagogique

2. Le projet pédagogique

2. Le projet pédagogique

➔Les indispensables

❑

Grille de référence

❑

Que doit-on retrouver obligatoirement ?

❑

Remarques concernant la relecture des PP
- Nombre de jeunes et public -> l’idéal, c’est de mettre carrément le
tableau de répartition des jeunes par âge et par sexe qui est sur le Webanim
- Descriptif du séjour -> Mettre le texte du catalogue ne suffit pas; il faut

aborder concrètement en quoi la thématique est présente

- Vie quotidienne -> on doit savoir aussi bien ce que les jeunes font, que le

rôle des animateurs pendant les différents temps

- Première journée -> souvent calée lors de la réunion de préparation, cette

partie ne sera pas obligatoirement présente, ou du moins complétée lors
de la première validation du PP.

2. Le projet pédagogique

➔Les indispensables

A vérifier :

- Checker que toutes les informations obligatoires figurent dans le PP et que la façon de les mettre en oeuvre est en adéquation avec notre charte.

- Le PP doit être envoyé à toute l’équipe d’animation au moins une

semaine avant la réunion de préparation du séjour

- A noter : Tu dois envoyer la version définitive de chaque PP

2. Le projet pédagogique

➔La grille de séjour

❑

Cohérence avec le PP, la thématique, le public et le catalogue

❑

Formation pour les nouveaux

A vérifier :

- Les activités mentionnées au catalogue doivent toutes être proposés,

pour que chaque jeune ait pu y assister.

- La grille de séjour doit être élaborée avant la réunion de préparation

de séjour.

- Le nombre de congés des animateurs par personne et leur répartition

dans la grille (cf. notes explicatives sur le webanim)

- A noter : tu dois nous envoyer la version définitive de chaque grille

3. Le recrutement

3. Le recrutement

➔Le taux de recrutement et les quotas BAFA

- Attention aux multi-thématiques !

A vérifier :

- Le respect des quotas BAFA/BAFD
- Le respect des quotas de diplômés sportifs
- Le bon nombre d’animateurs
- La présence d’un animateur diplômé du PSC1 (AS)
- L’âge des membres de l’équipe (maturité/expérience)

3. Le recrutement

➔Les compétences thématiques

❑

C’est la force de Telligo !

❑

Recrutement et affectation par le siège de profils spécifiques

A vérifier :

- Les

équipes

doivent

comporter

un

maximum

d’animateurs

thématiques et expérimentés

- Sur certains séjours, l’équipe doit comporter au moins un animateur

spécifique.

Multiple Select

Dans quels cas est-il possible d'avoir un adjoint ?

• En France pour les nouveaux directeur.ices

• Tout type de séjour pour les anciens directeur.ices

• Bi thématique ou + de 70 jeunes pour les anciens directeur.ices

• Monothématique ou - de 70 jeunes pour les anciens directeur.ices

3. Le recrutement

➔Avoir un adjoint ?

❑

Juillet —> Séjours prédéfinis

❑

Août—> Tous les séjours (conditions de salaire)

❑

Juillet/Août—> Validation des adjoints par le siège

A vérifier :

- La possibilité ou non d’avoir un adjoint
- La présence d’un 2nd BAFD dans l’équipe si + 99 jeunes

3. Le recrutement

➔SB et minibus

❑

cf. Livret pour avoir les centres et séjours concernés

A vérifier :

- La nécessité de recruter un SB ou de faire passer la formation

« Minibus » aux membres de l’équipe

➔La télédéclaration

A vérifier :

- Rappeler aux directeurs qu’ils doivent le faire maximum 12 jours

avant le début du séjour.

- Rappeler aux directeurs comment bien déclarer les animateurs,

notamment les stagiaires !!

❑

Les directeurs doivent entrer les bonnes coordonnées et modifier les
effectifs

3. Le recrutement

➔Recrutement du dernier animateur en multithématique

❑

Passer par le référent du siège pour forcer le webanim si besoin

❑

Préciser nom, prénom, séjour et thématique

➔Dérecruter

❑

Si à moins d’un mois du séjour, nous transmettre son nom s’il ne trouve pas
de séjour de substitution

❑

Si après le week-end de préparation, remboursement des frais de
déplacement et paiement d’une journée de travail

4. Les transports

4. Les transports

Les différents cas

❑

Cas 0 : Trajet principal depuis Paris

❑

Cas 1 : Trajet Province-Province

❑

Cas 2 : Trajet Province-Paris

❑

Cas 3 : Récupération d’enfant arrivant en avion

❑

Transferts

❑

J-1 / J+1

4. Les transports

Les différents cas

Cas 0 :
Trajet principal depuis Paris
train

Paris

Ahun
Limoges

- Affectation des animateurs partout
- Nomme le chef de convoi
- Nomme les réceptionneurs et déposeurs

Siège :

Directeur :

4. Les transports

Les différents cas

Cas 1 :
Trajet province-province

Ahun
Limoges

Bordeaux

Pau

Directeur :

Siège :

- Recrutement et affectation d’un anim

- Désigne le directeur qui doit recruter un
animateur

4. Les transports

Les différents cas

Cas 2 :
Trajet Province-Paris

Paris

Strasbourg

Ahun
Limoges

Directeur :

Siège :

-Recrute l’anim parmi les équipes constituées
-Informe le directeur
-Choisi le chef de convoi parmi les anims du
convoi

4. Les transports

Les différents cas

Cas 3 :
Récupération d’enfant arrivant en avion

Paris

Marseille

Ahun
Limoges

Directeur :

Siège :

- Recrute un animateur pour récupérer les
jeunes à l’aéroport
- Informe le service transport si changement
d’anim passé J-3

- Envoi un SMS aux parents avec les
coordonnées de l’anim à J-3

4. Les transports

➔J-1/J+1

❑

Le directeur affecte un animateur pour aller chercher le jeune à l’aéroport

❑

Le jeune et l’anim dorment à l’hôtel (réservé par le siège) puis prennent le
train le lendemain

➔Transports spécifiques pour les CE

A vérifier :

- L’affectation des transports (tout doit devenir vert)
- La nomination des chefs de convoi et leur validation (soit déjà validés,

doit vérifier qu’ils vont passer la formation)

- L’affectation des réceptionneurs et des déposeurs

❑

Le directeur affecte un animateur sur le convoi

4. Les transports

➔La préparation du convoi

❑

Préparation bien en amont

❑

Chacun doit savoir ce qu’il a à faire et quand

➔Le J-3

A vérifier :

- S’assurer que le RDV a été pris avec le siège pour venir le chercher

A vérifier :

- La répartition claire des rôles en gare

4. Les transports

Mails transports

A vérifier :

- Les affectations du directeur

- La présence ou non d’un trajet aller/retour

❑

Arrivent chaque jour à partir de J-15

❑

Peut être faux si trajet seulement à l’aller ou au retour

5. Les prestataires

. Les prestataires

La réservation

A vérifier :

- Le contact et la réservation des prestataires

❑

Réservation très en amont par les directeurs

❑

Activités réservées par le siège (cf. fichier activités)

❑

Tableau des séjours à activités critiques dans le livret RS

Multiple Select

Quels sont les activités que le DS va devoir réserver seul ?

• Puy du fou

• Piscine

• Accrobranche

• Futuroscope

6. Le budget

6. Le budget

➔ Budget Matériel (MAT)

❑

Ligne « Petit matériel, frais de préparation, autres »
- 1€ par jour et par nuitée
- Tous les séjours

❑

Ligne(s) « Matériel thématique »
- Certaines thématiques
- Si problème demander à Eric

❑

Ligne « Sup. téléphone à l’étranger »
- Séjours à l’étranger
- 0,05 par jeune et par nuitée

❑

Ligne anniversaire
- 20€ par jeune fêtant son anniversaire

❑

Ligne « Pot d’accueil »
- 5€ forfaitaires + 0,5€ par jeune arrivant sur le centre

6. Le budget

Budget Goûter

❑

Seulement en pension complète quand le centre ne fournit pas
- Equivalente à 0 d’office - A demander
- 0,5€ par personne et par nuitée

6. Le budget

Budget Activités (ACT)

❑

Tarifs de l’année passée
- A remonter au siège si évolution -> on veut le prix par personne !

❑

Nouveaux centres, nouvelles destinations et nouvelles activités
- Devis demandés par le siège

❑

Lignes vides
- Devis pas encore arrivés

6. Le budget

Budget Transports (TRA)

❑

Tarifs de l’année passée
- A remonter au siège si évolution -> présenter un devis d’une des compagnies

du fichier « Activités », sinon 3 devis différents

6. Le budget

Budget 5ème (5ME)

❑

0,75€ par adulte et par nuitée

6. Le budget

Budget Déplacements (DEP)

Ligne « voiture »

❑

1 aller/retour du directeur entre son domicile et le centre + 15km/jour
- 0,26€/km
- Bonus de 200€ en Angleterre (linguistiques) et en Corse pour location ou

traversée

- Apparaît à J-15

❑

1 voiture par centre
- Si moins de 70 jeunes > un seul budget voiture si plusieurs directeurs
- Si plus de 70 jeunes -> 2 budgets voiture si plusieurs directeurs
- Si plus de 100 jeunes -> 3 budgets voiture si au moins 3 directeurs
- Budget pour celui qui a le plus de jeunes

6. Le budget

Budget Déplacements (DEP)

Ligne « déplacement de l’équipe hors voiture »

❑

Forfait par adulte en fonction de la thématique (Voir livret RS pour les autres thématiques)
- Corse et Adrénaline 29€
- Fusées, drones et avions 89€
- Bonus de 200€ en Angleterre (linguistiques) et en Corse pour location ou

traversée

- WE directeurs sorti de ce budget

6. Le budget

Budget Déplacements (DEP)

Ligne « déplacement de l’équipe hors voiture »

❑

Cas 1
- Aller simple -> 3 trajets Paris - Province

• 1 A/R pour la formation + retour à la fin du séjour

- Aller/retour -> 2 trajets Paris - Province

• 1 A/R pour la formation

- Montant forfaitaire défini en fonction des villes

- Demande d’hôtel possible :

• 50€ par anim
• 15€ de prime pour l’anim (si demandé)

Ahun

Limoges

Bordeaux

Pau

6. Le budget

Budget Déplacements (DEP)

Ligne « déplacement de l’équipe hors voiture »

❑

Cas 2
- 1er cas : animateur déjà recruté dans la ville du

départ

- 2nd cas : recrutement terminé 🡪 envoi d’un

animateur parisien 🡪 budget EXACT a demander à ton
RS

- 3ème cas : recrutement non terminé 🡪 trouver un

animateur dans la ville en question

Paris

Strasbourg

Ahun
Limoges

6. Le budget

Budget Déplacements (DEP)

Ligne « déplacement de l’équipe hors voiture »

❑

Cas 3
- 8,30€ par jeune et par trajet
- Si surplus -> à prendre sur le reste du budget
- Pass Navigo -> dézoné le week-end

Paris

Ahun
Limoges

6. Le budget

Budget Déplacements (DEP)

Ligne « déplacement de l’équipe hors voiture »

❑

J-1/J+1
- Anim avance les tickets de RER et de repas -> budget remboursé par le

directeur qui reçoit une somme dédiée sur son budget

❑

Convoi détachés en taxi
- A vérifier passé J-30
- Le directeur fait un devis puis réclame le budget nécessaire auprès de vous

• Au départ d’une grande ville, pas de réservation à l’avance sinon on paye

le temps d’attente

• Si long trajet, regarder si un TER ne peut pas rapprocher d’avantage

❑

Transports spécifiques pour les CE
- Faire la demande au RS
- 1 A/R pour se rendre sur le lieu de départ + hôtel si besoin

Hors Budget (HOB)

❑

N’apparait que si le directeur doit payer quelque chose qui n’est pas
initialement prévu

-Remplacement de matériel cassé, achat de goûter si insuffisant sur le centre…

-N’apparait qu’après accord du siège par téléphone ou RR

❑

Cas particulier – Caution à un prestataire

-Apparaît avant le séjour et sera à restituer intégralement après séjour

6. Le budget

6. Le budget

Budget Alimentation (ALI)

❑

Seulement pour les séjours itinérants ou en auberge de jeunesse
- 8€ par personne et par nuitée (repas + goûter)

- Variable sur l'international

Fichier Compta

❑

Fichier en ligne

-1 fichier unique pour toutes les thématiques de la même période

-Regroupe fichier budget, fichier activité, virements faits, compta du séjour

6. Le budget

6. Le budget

6. Le budget

Demandes de mise à jour

❑

Formulaire demandes RS en France

-Procédure dans le livret RS

-Devis à mettre en pièce jointe

-Si changement de prestataire -> Donner les coordonnées

-Une demande par formulaire

6. Le budget

Budget prévisionnel

❑

OBLIGATOIRE !

-A vous de le demander et de le valider

-Trop de budget rendu en général

-A ajouter en copie de vos mails à vos RS

❑

Demandes de rallonge

- Demande motivée du directeur
- Fournir le budget au siège pour toute demande

6. Le budget

A vérifier :

- Le budget prévisionnel

- La viabilité des demandes concernant le budget avant envoi au siège

Demandes de mise à jour

❑

Exemples

16ET-CHAMPYO-ARKEO-1
sortie à Alésia : 495 €
sortie piscine : prix d’entrée / enfant 🡪 3,05€ Accompagnateur 🡪0€

16ES-OLMETO-ADRENAL-2

Il faut x2 la randonnée car le presta ne peut pas prendre tout le groupe d’un coup.

16ET-RODILHAN-HIGH-1
Car piscine : 270 €
Car plage : 400€
Car lasergame : 120€

16ET-RODILHAN-MANGAKA
Car piscine : 300€
Car plage : 450€
Car lasergame : 150 €

6. Le budget

Autres procédures

❑

Acompte

- Envoyer une demande précise à Matthieu
- Ordre de virement toute les semaines et versement 48h après
- Arrêt à J-15

6. Le budget

A vérifier :

- Le budget prévisionnel

- La viabilité des demandes concernant le budget avant envoi au siège

❑

Cahier de comptabilité

- 1 par centre

7. Les procédures de suivi

7. Les procédures de suivi

Les documents à votre disposition

❑

Menu RS > Outils RS

-Livret RS

-Livret directeur

-Grille de contrôle du PP

-Lien pour accéder au tableau de suivi

-Fichier Excel des séjours à adjoint

7. Les procédures de suivi

Le tableau de suivi

❑

Fichier Google Drive

-Accessible tout le temps et pour tous les RS

-Toute modification devient effective pour tout le monde !

-Ne donner le lien à personne

-S’assurer du bon enregistrement

❑

Remplissage

-Les semaines indiquées dans le tableau et la check-list

7. Les procédures de suivi

Qui dois-je contacter ?

❑

Vous répondez directement quand vous savez

❑

Sinon, ou si besoin de l’intervention du siège, contactez le permanent
indiqué dans la procédure

8. Après le séjour

8. Après le séjour

Bilan post-séjour

❑

Pas d’obligation

❑

Débriefe avec les directeurs en stage fait par le siège

Retours des RS

❑

Groupe de travail lors du bilan directeurs

9. Questions diverses

9. Questions diverses

Pourquoi je n’ai pas de montant pour la ligne de budget bus
?

1. Mes bus pour les sorties sont à réserver et à payer par l’autre directeur sur
le centre

2. Ce budget apparaît sur le fichier budget de mon autre thématique et que les
sorties sont mutualisées

3. Car je n’ai pas de sortie à prévoir

9. Questions diverses

Les draps sont-ils au préalable sur le centre ?

1. Non, ils seront livrés quelques jours avant

2. Oui, on utilise ceux du centre

3. Tout dépend de ce qui est indiqué dans la convention centre

9. Questions diverses

Je dirige un séjour Graine de véto et j’ai la possibilité de
faire venir un vétérinaire. Puis-je avoir une rallonge ?

1. Non, ton budget prévisionnel indique que tu as assez d’argent pour le payer

2. Oui, c’est sur le thème et pas trop cher

3. Non, ce n’est pas indiqué au catalogue donc si tu veux faire une activité en
plus, il faut économiser sur d’autres dépenses

9. Questions diverses

Je n’arrive pas à recruter un nouvel animateur

1. Il ne s’est jamais connecté au webanim

2. J’ai déjà atteint mon quota de recrutement

3. Le webanim bug comme d’habitude

9. Questions diverses

Je n’arrive pas à m’inscrire au week-end de juin…

1. ce n’est pas le week-end qui m’a été affecté

2. Je m’y suis pris trop tard

3. Il n’y a plus de place

Avez-vous des questions ?

11. Cas pratiques

Seconde partie de

formation

Multiple Select

Je suis...

• RS pour la 1ère fois

• J'ai déjà été RS !

Multiple Select

Quelles sont les marques du groupe associatif ?

• Zigo

• Tootazimut

• Telligo

• Odyssée

Multiple Choice

Quel poste budgétaire doit être dépensé dans sa totalité sans glisser ?

• ALI

• DEP

• ACT

• MAT

Multiple Select

Quelles sont les conditions pour conduire un minibus ?

• +25 ans & 2 ans de permis

• +21 ans et 2 ans de permis

• +20 ans & 2 ans de permis

• Formation Minibus

Multiple Choice

Après réception, combien de temps à un animateur pour signer son contrat ?

• 10 jours avant relance

• 14 jours avant relance

• 1 mois avant relance

• Jusqu'au séjour

Les nouveautés

Les PTS

❑

Nouveaux PTS

• A toi de jouer !

• Apprenti Archéologue

• Objectif Spationaute

• Super Héros

• Je me jette à l'eau

• Mystères à l'école des sorciers

• Séjours Cuisine

Les nouveautés

Le Webanim

❑

DDCS

○

TAM au fil de l’eau

○

Clôturée à J-12

Attention aux déclarations faites tardivement ou mal faites

Les procédures de suivi

Multiple Choice

Combien de réunions cartons ont lieux dans la saison ?

• 1

• 2

• 3

• 4

Les procédures de suivi

Tableau de suivi

❑

Mercredi 26 avril --> 1ère deadline

❑

Dimanche 28 mai --> 2ème deadline

❑

Mardi 20 juin --> 3 ème deadline

Les procédures de suivi

Les documents à votre disposition

❑

Menu RS > Outils RS

-Livret RS

-Livret directeur

-Grille de contrôle du PP

-Lien pour accéder au tableau de suivi

-Fichier Excel des séjours à adjoint pour la France

-Livret Webanim

-Discord

-Formulaire RS pour la France

Les procédures de suivi

Le tableau de suivi

❑

Fichier Google Drive

-Accessible tout le temps et pour tous les RS

-Toute modification devient effective pour tout le monde !

-Ne donner le lien à personne

❑

Remplissage

-Les semaines indiquées dans le tableau et la check-list

Avez-vous des questions ?

Questions

Répartition par groupes de 4

2 RS France

2 RS Internationaux

Travail autour des échéances clés et du suivi à mettre en oeuvre

Questions

Draw

Un dessin avant de partir ?