Komunikasi Melalui Telepon

Komunikasi Melalui Telepon

Komunikasi adalah penyampaian infomasi dari satu pihak ke pihak lain untuk mencapai kesepahaman (maksud atau tujuan yang sama).

​Komunikasi melalui telepon adalah suatu proses penyampaian informasi jarak jauh untuk mencapai maksud tertentu dengan menggunakan media telepon.

Multiple Choice

Suatu proses penyampaian informasi jarak jauh untuk mencapai maksud tertentu dengan menggunakan media telepon disebut juga dengan ….

• Komunikasi langsung

• Komunikasi melalui telepon

• Komunikasi satu arah

• Komunikasi jarak jauh

• Komunikasi ke segala arah

Etika dalam berkomunikasi menggunakan telepon

1. Mengucapkan salam dan memperkenalkan diri

2. Menggunakan bahasa yang formal, baik, dan sopan

3. Tidak berbicara dengan orang lain selagi menelepon

4. Tidak berbicara sambil makan sesuatu

5. Berbicara dengan tidak terlalu basa basi

6. Tidak berbicara dengan nada kasar

7. Nada dan intonasi bicara tidak terkesan malas atau tidak ramah

8. Mencatat pesan yang disampaikan

9. Sampaikan pesan kepada orang yang dituju oleh penelepon

Multiple Choice

Pernyataan di bawah ini yang merupakan etika berkomunikasi melalui telepon adalah ….

• Mengabaikan pesan yang disampaikan oleh penelpon

• Berbicara dengan orang lain ketika menelpon

• Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

• Tidak berbicara dengan nada kasar atau membentak

• Nada dan intonasi terkesan malas dan tidak ramah

Fill in the Blanks

Selain mengucapkan salam, hal penting lainnya yang harus dilakukan terlebih dahulu dalam berkomunikasi melalui telepon adalah

Multiple Choice

Dalam berkomunikasi melalui telepon kita harus mencatat pesan atau pembicaraan karena ….

• Menjadi kewajiban saat bertelepon

• Agar tidak dihiraukan oleh lawan bicara kita

• Semua pesan itu penting

• Agar tidak lupa tentang pesan yang harus disampaikan

• Agar tidak dimarahi oleh atasan

Langkah & Teknik Menelepon

5. Jika ingin menutup telepon, hendaknya menutup dengan salam

6. Letakkan gagang telepon dengan pelan

1. Perhatikan jam menelepon

2. Ucapkan salam

3. Sebutkan identitas diri

4. Beri tahu maksud dan tujuan kita menelepon

Multiple Choice

Salah satu contoh waktu yang tepat untuk bertelepon adalah ....

• Sewaktu-waktu

• Diatas jam 12 malam

• Sebelum jam 8 malam

• Pada saat jam tidur

• Jam 7 pagi

Langkah & Teknik Menerima Telepon

1. Segeralah angkat telepon jika berdering

2. Ucapkan salam begitu anda mengankat telepon

3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari

4. Bila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan

Hal- hal khusus yang harus diperhatikan dalam menerima telepon

• Angkat gagang telepon dengan tangan kiri

• Menyampaikan salam

• Menyebutkan identitas diri, kantor, atau perusahaan

• Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon

• Bila penelepon kurang jelas, jangan menyebutkan kata yang kurang sopan

• Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya

• Usahakan menerima telepon dengan semangat

• Jika penelepon tidak ramah, tangani dengan cara profesional

• Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon

• Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas

• Menyebutkan nama penelepon dengan tepat

Fill in the Blanks

Mengangkat gagang telepon sebaiknya menggunakan tangan

Multiple Choice

Ketika menerima telepon, hal yang harus dilakukan saat percakapan telepon selesai adalah ....

• Berterima kasih lalu menutup telepon

• Mengucapkan salam

• Menunggu penelepon menutupnya

• Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali

1. Caring

2. Commited

3. Confident

4. Considerate

5. Controlled

6. Creative

7. Contagious

​Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C)

Multiple Choice

Seorang penerima telepon harus memperhatikan, mendengarkan, dan mencatat masalah dari penelepon, pernyataan tersebut adalah penjelasan dari sikap ….

• Caring

• Commited

• Controlled

• Creative

• Considerate

Peralatan dalam menerima telepon

• Lembar pesan telepon

• Daftar nomor telepon

• Buku daftar telepon masuk

• Pesawat telepon

• Kalender meja

• Jam dinding

• Alat tulis

Multiple Choice

Di bawah ini yang tidak termasuk ke dalam peralatan dalam menerima telepon ialah …

• Pesawat telepon

• Kalender meja

• Jam dinding

• Printer

• Alat tulis

Mencatat Pesan Telepon

​Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon :

• Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan yang disampaikan dan tanda tangan penerima telepon

• Memindahkan segera ke lembar pesan telepon

• Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju

• Meletakkan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali

Cara Mencatat Isi Pesan Telepon

1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraannya saja. Kalimat penjelas tidak perlu dicatat

2. Diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan

3. Pesan dapat dibuat dalam bentuk bagan agar lebih praktis

Hambatan dalam bertelepon

• Orang yang ditelepon bersikap kurang baik

Pengguna telepon

• Suara Berisik

• Suara timbul tenggelam

• Suara mengecil

• Tidak terdengar nada kontak

• Nada sambung tidak terdengar

• Sambungan terputus-putus

Alat

Multiple Choice

Ketika kita mencatat pesan telepon, pesan dapat dibuat dalam bentuk bagan agar lebih praktis.

• Benar

• Salah

Multiple Choice

Suara berisik adalah salah satu penghambat ketika bertelepon yang berasal dari pengguna telepon.

• Benar

• Salah

Open Ended

Tuliskan kesan belajarmu hari ini !