Kanbanización en HR

Kanban y HR,
¡match perfecto!

Una historia de eficiencia

18 de octubre, 2023

​Enrique Martínez R (Marrodz)

El
escenario

Open Ended

¿Cuáles crees que son las principales disfuncionalidades en un equipo de HR?

Cómo lucía el panorama

Generales

●Empresa en el sector de

Telecomunicaciones

●~5000 empleados directos

●>60 procesos diferentes
●6 gerencias de HR

Sintomatología

●Procesos traslapados que

confundían sus alcances

●Falta de trazabilidad en los

trámites de cada área

●Poca o nula coordinación

●Falta de transparencia en las

políticas y criterios de decisión

●Alienación de los empleados al

iniciar algún trámite

Organización

El equipo de HR se encontraba dividido en

múltiples funciones que aparecían

desconectadas entre sí, con sus propias

gerencias, objetivos, métricas y propósito

Punto de inflexión

● La organización evidenciaba comportamientos disfuncionales que afectaban al negocio

●Los problemas se resolvían “por
mandato” de la dirección

●Había procesos que terminaban después de que el empleado salía de la empresa

Principales disfuncionalidades en HR

1

Falta de comunicación y
colaboración (44%)

No hay comunicación y colaboración
efectiva con otras áreas. Esto puede
provocar que los procesos y las iniciativas
de RRHH no sean efectivos.

3

Falta de enfoque en el talento (48%)

Esto puede provocar que la empresa no atraiga,
desarrolle y retenga al mejor talento

5

Desalineación con la
estrategia (64%)

Esto puede provocar que los procesos y las
iniciativas de RRHH no estén alineados con
los objetivos de la empresa

2

Falta de datos y análisis (46%)

No se utilizan datos y análisis para tomar
decisiones. Esto puede provocar que las

decisiones de RRHH no estén fundamentadas

y que no sean efectivas

4

Falta de Agilidad (58%)

Incapacidad para responder a los cambios

del mercado y de la empresa. Esto puede
provocar que se pierdan oportunidades y
que los empleados no estén satisfechos

"The State of HR in the Technology Industry", Deloitte 2022

1

3

5

2

4

Nuestra
propuesta

Poll

¿Qué deberíamos conocer de un sistema para mejorarlo?

• El propósito del sistema

• Las causas de insatisfacción

• El tipo de requerimientos atendidos

• Las capacidades reales del sistema

• Otra cosa

Cómo lo enfrentamos: STATIK

Identificar y definir clases de
servicio: ¿Qué ofrecemos y

cuáles son las expectativas de

cada clase de servicio?

Analizar la capacidad del

equipo: ¿Qué carga de trabajo
realmente podemos atender?

Entender el sistema: ¿Qué

servicio brindamos? y ¿Cómo
aporta al propósito del cliente?

Analizar la demanda: Tipo de
requerimientos, frecuencia,

canal, inconformidades

Modelar el flujo de trabajo:
Realinear el propósito, las

reglas explícitas y el sistema en

su totalidad

Implementar el sistema

Kanban: Socializar el sistema,

capacitar a los usuarios y

monitorear el sistema

El Enfoque del Pensamiento Sistémico para Implantar Kanban o STATIK por sus siglas en inglés, es una herramienta que logra alinear a un sistema a su

propósito e implementar un método de gestión del cambio y mejora continua, Kanban, generando así un sistema evolutivo y adaptativo.

"The Systems Thinking Approach to Implement Kanban", David J. Anderson y Henrik Kniberg, 2019

El
resultado

11

Los primeros resultados

●Transparencia en los procesos de HR al socializar los

procesos y sus políticas

●Trazabilidad de los requerimientos de los empleados en

radiadores físicos y digitales de información

●Mayor colaboración y comunicación entre las diferentes

áreas de HR y hacia otras áreas de la empresa

●Simplificación de pasos en los procesos y en el número de

procesos a poco menos de 40

●Mayor alineación a la promesa de la empresa hacia sus

empleados de acuerdo a la estrategia

●Mayor adaptabilidad al formalizar mecanismos para recibir

retroalimentación de los empleados

12

Pero aún falta…

●Políticas flexibles enfocadas en el desarrollo y retención del

talento

●Simplificar los requerimientos para que los empleados

accedan a oportunidades más relacionadas con sus talentos

●Mayor enfoque en el análisis de datos para hacer mejores

proyecciones de demanda del servicio y evolucionar el

sistema

●Continuar la simplificación de procesos un 25% más

●Incorporación formal de prácticas de Management 3.0 en la

cultura de la organización

Poll

¿De qué te gustaría aprender más?

• Kanban

• STATIK

• Management 3.0

• Otro tema

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