RECEPTION IN HANDLING CHECK IN

RECEPTION IN HANDLING CHECK IN

By Anjar Astuti

1. PERSIAPAN DIRI

2. PERSIAPAN AREA KERJA

3. PERSIAPAN ALAT

4. PERSIAPAN PENERIMAAN TAMU

PERSIAPAN PENERIMAAN TAMU

1. Baca expected arrival list untuk mengetahui total tamu, jenis dan jumlah kamar, jam kedatangan, tamu group serta permintaan khusus

2. Ketahui event yang ada hari ini, dimana

   dan pukul berapa

3. Lakukan blocking room dengan

   prioritas mulai dari :VIP, permintaan khusus, datang lebih awal, group, individul, WIG

​4. Menuliskan blocking room
Informasi yang ada di bloking card adalah : no kamar, nama tamu,

tgl c/i, intial petugas.

5. Laporkan semua block room kepada housekeeping, untuk siapa dan jam berapa tamu check in.

​MENGHITUNG KETERSEDIAAN KAMAR UNTUK TAMU WIG

​Dalam menghitung room salable

terlebih dahulu harus dipahami unsur

yang mengurangi dan menambah

jumlah kamar. Yang mengurangi jumlah

kamar adalah :

​Rumus dalam menghitung room salable :

Room Salable = Room Available –

(EA+O+OO + HU + Office + Early C/i +

Exend) + (C/O + Cancell + No Show +Early C/o)

​Yang mengurangi jumlah kamar :

• ​EA yaitu Expected Arrival / jumlah room reservasi.

• O (occupaid) yaitu jumlah kamar yang terhuni oleh tamu.

• OO (out of order atau kamar yang rusak).

• HU (House Use) yaitu kamar yang dihuni oleh manajemen hotel

• Office yaitu kamar yang dirubah menjadi sebuah ruang kantor.

• Early check in atau early arrival yaitu tamu yang datang lebih awal dari rencana kedatangan pada saat reservasi.

• rencana kedatangan pada saat reservasi.

• Extend yaitu tamu yang memperpanjang masa tinggalnya atau menunda tanggal check out nya.

​Yang menambah jumlah kamar :

• ​Check out

• Cancel (pembatalan tamu yang telah melakukan reservasi kamar)

• No Show (tamu yang tidak datang tanpa ada pemberitahuan kepada pihak hotel.

• Early check out (tamu yang berangkat atau check out lebih awal dari rencana semula)

Menangani check in tamu walk in guest (WIG)

• Sambut tamu dengan ramah, sopan beri salam dan tawarkan bantuan (Greeting, Welcoming, Overing help)

• identifikasi tipe dan jumlah kamar, untuk berapa orang dan berapa malam.

• Check kamar room available atau room salable

• Menanyakan pernah menginap sebelumnya

• jelaskan kamar meliputi fasilitas, view, lokasi dan harga

• Berikan Registration Card

• Buatkan Guest Card, meal coupon, welcome drink coupon, jelaskan cara penggunaannya

• Informasikan untuk menyimpan barang berharga di safety deposit box di front office cashier.

• Panggil porter, berikan kunci kamar kepada porter, minta untuk mengantar tamu ke kamar

• Ucapkan terima kasih dan selamat istirahat kepada tamu

Menangani Check In Ta m u Reservasi untuk Tamu Individual

• Sambut tamu dengan ramah, sopan beri salam dan tawarkan bantuan (Greeting, Welcoming, Overing help)

• Apa bila tamu menyatakan telah membuat reservasi dan akan check in,tanyakan nama tamu atau nomor konfirmation dengan sopan.

• Cari di daftar expected arrival guest list, tandai EA

• Konfirmasi lagi kepada tamu tentang data reservasi

• Berikan Registration Card

• Buatkan Guest Card, meal coupon, welcome drink coupon, jelaskan cara penggunaannya

• Informasikan untuk menyimpan barang berharga di safety deposit box di front office cashier.

• Panggil porter, berikan kunci kamar kepada porter, minta untuk mengantar tamu ke kamar

• Ucapkan terima kasih dan selamat istirahat kepada tamu

• Terangkan dengan jelas kepada tamu waktu check out dan event yang dapat dinikmati, restourant dan produk atau fasilitas lain yang ada di hotel

• Informasikan untuk menyimpan barang berharga di safety deposit box di Front Office Cashier

• Panggil porter, berikan kunci kamar kepada porter, minta untuk mengantar tamu ke kamar dengan menyebutkan nomor kamar dan nama tamu tersebut.