BPP 1023 FILING ADMINISTRATION: Penilaian Pengetahuan 2

Antara berikut yang manakah bukan tentang kaedah pergerakan fail.

• Doket

• Buku latihan fail

• Kad pergerakan fail

• Buku daftar pergerakan fail.

Pilihan pernyataan yang salah tentang pengendalian urusan pergerakan fail.

• Tarikh fail diedarkan perlu dicatatkan.

• Diuruskan oleh Pembantu Tadbir Fail

• Catat semua pergerakan fail yang diedarkan.

• Maklumat peribadi penerima fail perlu dicatat

Terdapat dua sebab berlakunya rujukan hilang. Nyatakan dua sebab tersebut.

• Fail tidak disimpan pada almari besi

• Fail diuruskan oleh Pembantu Tadbir Fail

• Mengandungi beberapa ciri pemfailan yang berlainan

• Dokumen berpindah daripada satu lokasi kepada satu lokasi lain

Fail rahsia perlu disimpan dalam:

• Kabinet besi yang berkunci

• Bilik kebal dan dipasang kunci keselamatan

• Kabinet besi dan dipasang kunci keselamatan

• Kabinet besi dan dipasang dengan palang besi berkunci

Berikan maksud pergerakan fail.

• Tatacara untuk merekodkan segala pergerakan fail yang dipinjam oleh pegawai dan kakitangan.

• Tatacara untuk merekodkan segala pergerakan fail yang diambil oleh pegawai dan kakitangan bagi satu tempoh.

• Tatacara untuk merekodkan segala pergerakan fail yang dipinjam oleh pegawai dan kakitangan bagi satu tempoh.

• Tatacara untuk merekodkan segala pergerakan fail yang dipinjam oleh pembantu tadbir fail sahaja bagi satu tempoh.

Berikut adalah kandungan yang perlu ada di dalam fail kecuali:

• Kertas A4

• Nombor fail

• Kertas minit

• Kad pengedar

Peranti storan yang menyimpan data dalam bentuk kekal tanpa disokong oleh sebarang bekalan kuasa.

Nyatakan storan fail yang sesuai dengan maklumat berwarna biru tersebut.

• Primer

• Sekunder

• Ingatan Baca Sahaja (ROM)

• Ingatan Capaian Rawak (RAM)

Semua berikut adalah fungsi Ingatan Capaian Rawak (RAM) kecuali:

• Menyimpan data secara sementara

• Menyimpan aturcara perisian aplikasi

• Menyimpan arahan yang rumit dan penting

• Menyimpan data yang diperlukan semasa pemprosesan

Berikut adalah langkah-langkah mengendalikan fail rosak.

Susun balik langkah-langkah tersebut dengan betul.

I. Catatkan nombor dan tajuk fail yang sama pada kulit fail

II. Masukkan kulit fail lama (muka depan sahaja) ke dalam kulit fail baru

III. Semua isi kandungan dan kertas minit fail lama hendaklah dipindahkan ke dalam fail baru

• II, III dan I

• II, I dan III

• I,III dan II

• I, II dan III

Berikut adalah langkah-langkah penutupan fail.

Susun balik langkah-langkah tersebut dengan betul.

I. Fail diikat bersama fail sebelumnya selama satu tempoh.

II. Fail ditutup apabila kandungan mencapai 100 lampiran atau setebal 4 cm.

III. Kulit fail yang baru dibuka dan nombor yang sama diberi dan ditanda sebagai jilid 2.

IV. Fail ditulis “TUTUP PADA…” dan “LIHAT JILID…” dengan permanent pen marker warna merah.

• II, III, IV dan I

• II, IV, III dan I

• I, III, II dan IV

• I, II, III dan IV