El archivo

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

• Si el apellido es igual en varios nombres la siguiente letra nos servirá de base para ordenar.

• Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

• Si antes del apellido aparecen partículas: de, del, de la, de los, etc., se inicia la primera inversión con el primer apellido, aun cuando las partículas aparecen en mayúsculas.

• Si el nombre de pila y el apellido son los mismos la letra o nombres diferentes nos servirán de clave para ordenar.

El Sistema de Archivo Alfabético es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas:

• Se basa en secuencia alfabética

• Es directo

• Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.

• Todas las anteriores.

¿Cómo se conforma un expediente de archivo?

• Se conforman con los documentos que ya no se usan.

• Se conforman con los documentos que guardamos en los archivos Z.

• Se conforman con los documentos acumulados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento.

• Se conforman con los documentos que se guardan en cajetas al finalizar el día

¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?

• Se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes.

• Se pueden archivar independientemente del tipo de información y formato.

• Se archiva mediante sistemas control de trabajo administrativo y mediante ordenadores.

• Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico.

¿Qué es consulta de documentos?

• Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.

• Derecho de los usuarios a obtener copia de los documentos en los términos consagrados por la Ley.

• Los expedientes reunirán todos los documentos aportados por las partes en conflicto

• Los expedientes se compondrán de los documentos que se generan durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas.

¿Qué es préstamo de documentos?

• Utilizar carpeta para el pendiente de archivar

• Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.

• Derecho de los usuarios a obtener copia de los documentos en los términos consagrados por la Ley.

• Consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador.

Mencione algunas tecnologías de la información

• El Ordenador Personal

• La Digitalización

• LAS REDES

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