KD 3.14 OTK Humas dan Keprotokolan

Cermatilah ilustrasi di bawah ini!

Rian adalah seorang pimpinan di PT Pocky. Pada 12 Februari 2022 ada pengaduan dari pihak produksi jikatepung gandum melonjak naik. Putuskan langkah yang tepat diambilRian adalah...

• Meminta sekretaris membuat surat permintaan penawaran untuk relasi baru.

• Memberhentikan sementara proses produksi.

• Melaksanakan perundingan untuk mengambil keputusan.

• Mengurangi bahan baku pembuatan dengan segala resiko.

• Mengurangi karyawan secara sepihak.

Cermatilah ilustrasi berikut!

Pada 2 Mei 2022 PT Tunggal Jaya mendapat pernyataan dari bagian Marketing jika jumlah pembelian produk mengalami penurunan. Alshad sebagai pimpinan bermaksud melakukan sebuah rapat evaluasi kinerja. Alasan melaksanakan rapat tersebut adalah...

• Sebagai forum untuk menilai prestasi kerja karyawan dan mencari solusi.

• Sebagai alat koordinasi merundingkan kinerja karyawan satu dengan yang lain.

• Untuk mengevaluasi kinerja dan mengambil keputusan secara sepihak.

• Untuk menganalisa kesalahan karyawan.

• Sebagai langkah untuk mengurangi karyawan berkinerja buruk.

Perhatikan pernyataan berikut!

Dari beberapa pernyataan tersebut, mana yang bukan merupakan kategori macam-macam rapat…

• Diskusi

• Diskusi Kelompok

• Seminar

• Simposium

• Lokakarya

Cermatilah paragraf berikut!

Agar rapat berjalan secara efektif dan lebih produktif, perlu memperhatikan beberapa syarat rapat, bimbingan dan pengawasan dari pimpinan, menghindari sikap mendominasi rapat, dan pentingnya membuat catatan rapat. Pernyataan yang tepat mengenai fungsi pembuatan catatan rapat adalah…

• Sebagai pengingat informasi hasil rapat.

• Sarana komunikasi bagi anggota yang hadir.

• Sebagai arsip untuk disimpan bendahara.

• Sebagai catatan manipulasi penyelenggaraan rapat.

• Sebagai pelepasan kewajiban notulis.

Perhatikan kutipan teks berikut!

Pada 26 Januari 2022 akan diselenggarakan sebuah rapat terkait launching produk baru. Pimpinan mengharapkan sebelum rapat dimulai semua anggota mempelajari topik pembahasan rapat yang akan dirundingkan nantinya. Syarat pertemuan rapat yang harus diperhatikan adalah....

• Perencanaan materi rapat.

• Pelaksanaan perundingan antar divisi.

• Pelaksanaan simulasi rapat.

• Penjelasan oleh Kabag kepada bawahannya.

• Perencanaan sebuah agenda.

Cermatilah ilustrasi di bawah ini!

Shawn Mendes adalah CEO perusahaan furniture PT Crafity. Pada 25 Februari 2022 telah dilaksanakan rapat bulanan terkait kurva penjualan. Anggota rapat yang hadir yakni kabbag marketing, keuangan, tata usaha, dan perlengkapan. Dalam melibatkan semua anggota rapat langkah yang harus diambil Shawn adalah....

• Menyampaikan materi rapat diiringi canda tawa.

• Melontarkan pertanyaan untuk menstimulasi diskusi.

• Secara bebas menunjuk anggota rapat untuk berpendapat.

• Memberi reward kepada anggota rapat yang aktif.

• Tidak memberi waktu berargumen pada semua anggota

Perhatikan pernyataan di bawah ini!

Tempat penyelenggaraan sebuah rapat perlu dilengkapi dengan fasilitas perlengkapan yang digunakan untuk membantu kelancaran rapat, seperti: White Board set, Flip chart, Projection stand, Film projector, microphone, laser pointer. Hal yang perlu dipersiapkan untuk mencatat peralatan tersebut adalah....

• Pembagian peralatan oleh anggota rapat

• Surat peminjaman peralatan

• Jobdisk divisi perlengkapan

• Daftar kebutuhan rapat

• Daftar inventaris rapat

Cermatilah gambar berikut!

Di samping adalah pengaturan tempat duduk jenis U-Shape. Pengaturan tempat duduk jenis ini memiliki kelebihan. Salah satunya pimpinan dapat dengan mudah berinteraksi dengan peserta rapat, karena... Kalimat yang tepat untuk melengkapi penggalan teks tersebut adalah....

• Adanya tempat kosong pada bagian tengah di antara meja dan kursi peserta rapat

• Cara duduk semua peserta rapat menghadap ke depan

• Letak layar proyektor membelakangi pimpinan

• Posisi proyektor pada atap ruangan

• Meja pimpinan berada di tengah peserta rapat

Bacalah paragraf di bawah ini!

Hari ini PT MS Glow akan melaksanaan sebuah pertemuan seminar dengan petinggi perusahaan mitra. Pimpinan meminta sekretaris untuk menyiapkan pengaturan rapat:

1.   Desain pola memiliki rongga di tengah

2.   Desain kursi yang mengelilingi meja

Berdasarkan pernyataan di atas, kategori pengaturan tempat duduk pertemuan yang tepat adalah....

• Teater

• Bentuk U

• Model Kelas

• Model Konferensi

• Model Berongga

Cermatilah ilustrasi berikut!

Fuji adalah sekretaris di PT Griyaraya yang salah satu pekerjaannya adalah membuat surat dan mendistribusikan surat. Hari ini Fuji mendapat tugas untuk membuat surat undangan rapat internal terkait kegiatan anniversary perusahaan. Karena peserta rapat yang diundang cukup banyak, fasilitas yang dapat digunakan untuk mempercepat penulisan surat adalah...

• Mailbox

• Mail outlook

• iCloud mail

• Mail access

• Mail merge