Documentos Electrónicos

Los sistemas de información se basan en los datos: almacenamiento, proceso y transformación, para obtener la información que se distribuye entre los usuarios del sistema. Además, en el proceso interviene la retroalimentación o “feedback”, sobre la cual se evalúa la información de acuerdo a los parámetros escogidos.

• Verdadero

• Falso

Para implementar un Sistema de Información Empresarial la empresa debe:

• Identificar el tipo de información que posee la empresa.

• La forma de almacenamiento de la información

• Confiabilidad y accesibilidad

• Todas son correctas

Un Sistema de información corresponde a una serie de recursos y herramientas a través del cual las empresas cumplen ciertas funciones y propósitos. Seleccionar la que NO corresponde:

• Identificar y controlar la información relevante para la digitalización y gestión del conocimiento

• Garantizar la disponibilidad de la información.

• Facilitar la información y administración de los recursos para garantizar su eficacia y eficiencia

• Administrar procesos como la recepción, procesamiento y distribución la información.
  
  

La seguridad y preservación de la información son dos ventajas muy importantes de la digitalización de los documentos de archivos. Las mismas permiten garantizar la autenticidad, integridad y validez de los documentos de archivos, por tanto, los repositorios digitales deben cumplir con ciertas especificaciones para garantizar estos criterios.  Señale entre las siguientes opciones los elementos a tener en cuenta en la configuración de un programa digital para la gestión documental:

 

• Fomentar el trabajo individual dado que la información se encuentra en la red y no es necesario el trabajo colaborativo.

• Facilitar la búsqueda de información y encontrar registros de cambios y lecturas por parte del personal y minimizar las amenazas de ataques o pérdida de la información fortaleciendo los sistemas de seguridad informática

• Garantizar la accesibilidad a los documentos de archivos independiente de la obsolescencia tecnológica a través del correo electrónico.

• Obstaculizar el acceso a bases de datos y documentos operativos.

La digitalización de documentos corresponde a la transformación de documentos físicos en imágenes, archivos de texto, voz y audio, entre otros, manteniendo su fidelidad y calidad.

• Verdadero

• Falso

Señale entre las siguientes las ventajas de la digitalización de documentos:

• Ahorro de papel y costos de almacenamiento físico

• Rapidez para el acceso a la información

• Fácil recuperación y seguridad

• Gestión ágil y eficaz del control documental

• Todas las anteriores

El SIE se debe ser acomodado a las necesidades concretas de la organización y a su estructura organizativa

• Adaptabilidad

• Integralidad

• Coordinación.

• Acoplamiento

Las funciones principales de un Sistema de Información (SIE) aplicables a la información y datos internos y externos son:

• Recepción, procesamiento, y distribución

• Recepción, almacenamiento y eliminación

• Identificación, almacenamiento y eliminación.

• Identificación, registro y transferencia

La meta de la preservación digital es garantizar y mantener la capacidad de acceder a archivos digitales, de cara a la obsolescencia tecnológica y a inestabilidad de los soportes informativos a largo plazo.

• Verdadero

• Falso

La implementación, control y seguimiento del SIE debe tener un personal responsable a cargo.

• Adaptabilidad

• Direccionamiento

• Archivo

• Coordinación.