TRAMITE DE DOCUMENTOS

¿ que es tramite de documentos?

• 
  conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar

• 
  escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, titulo, contrató etc

• 
  recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa

¿ cuales son los pasos generales que se realizan el tramite documental?

• Elegir una pregunta general, estudiar la documentación y plantear la problemática, elegir un método, recolectar datos,procesar datos y difundir los resultados

• 
  Producción documental, recepción, clasificación,apertura,revisión,radicación,registro y reparto 

• son las que cruzan entre las dependencias de las m ismas entidades o entre funcionarios o para cumplir alguna función

¿ que es la unidad de correspondencia?

• Es la que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones

• conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados  de un mismo órgan o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

• es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de s u cargo o con su intervención.

Es uno de los materiales más usados, por motivos de resistencia y su capacidad

• Embalaje de madera

• Embalaje de plástico

• Embalaje de cartón

Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependencia

• 
  Registro

• Tramite documental

• 
  Produccion documental

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento de los tiempos de respuestas de las comunicaciones recibidas.

• comunicaciones oficiales recibidas

• control de comunicaciones oficiales

• conservación documental

• comunicaciones internas

¿es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo a  as comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío?

• serie documental

• unidades de correspondencia

• 
  radicación de comunicaciones oficiales

• 
  conservación documental

es el conjunto de actividades que busca verificar y controlar la recepción de los documentos.

• soporte documental

• unidad de almacenamiento

• unidad documental

• Recepción de documentos

¿son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella?

• 
  comunicaciones internas

• comunicaciones externas

• 
  recibo de documentos

• 
  recepción

¿son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal citando o no el cargo del funcionario?

• comunicaciones recibidas por fax

• correspondencia personal

• correspondencia privada