00-R-001 「命令」規章(23.12.4公布)

主管通常忽略命令進度的原因是什麼？

• 下屬太不負責任

• 主管沒有掌握命令內容

• 主管過度信任下屬

• 下屬不善於溝通

Answer explanation

命令無法完成最常見的原因是主管沒有嚴密控管完成的進度，也常常忘了及時確認遵循的狀況。

1. 培養「不遵從命令」風氣的危險做法是什麼？

• 過度信任下屬

• 把「差不多完成」當作「完成」

• 忽略口頭命令

• 不寫下口頭命令的完成期限

Answer explanation

培養「不遵從命令」風氣的另一個好方法，就是把「差不多完成」視同「完成」。

以下何者 不是 確保命令能準時完成的規則？

• 只以書面方式給予命令

• 控管每一項命令的完成進度

• 職員收到口頭命令應在 JANDI 上新增任務

• 主管只需信任下屬的報告

Answer explanation

為了確保命令能準時完成且不被遺忘，就務必遵守下列規則：
§　只以書面方式給予命令，包含但不限於 JANDI 的任務清單。
§　如果某位主管給予口頭命令，他就必須盡快以書面的方式寫下來。
§　控管每一項命令的完成進度。
§　職員收到口頭命令應於 JANDI 上對應議題內新增任務。

下列哪項 不是 書寫命令時需要留意的地方？

• 在命令中提供充足的資訊

• 為所有命令加入執行條件

• 寫下實際可行的完成期限

• 明確陳述預期成果

Answer explanation

必要時才加入執行條件，不是所有命令都會有特定的執行條件。

「遵從報告」是指什麼？

• 主管對下屬的監督報告

• 同事之間的觀察報告

• 命令的正本上標註的「完成」標誌

• 職員對命令的完成情況報告

Answer explanation

「遵從報告」：
一旦職員完成一項指派任務，就必須在命令的正本上標註「完成」，同時附上要求的完成證據，然後寄回給主管。

命令中應該要包含下列哪一內容？

• 下達命令的原因

• 職員的工作經驗

• 命令的預期成果

• 主管的個人生活

Answer explanation

§　命令必須包含所有必要的資訊。

§　如果有「特定條件出現時，就不應該完成某些命令」的狀況時，請務必清楚陳述在命令中。

§　給予命令時，最好能儘量提早，並寫下一個容易達成的完成期限。

§　命令通常會有各項任務，也就是需要完成的行動。

當主管發現某份命令的完成期限已屆，但未收到遵從報告時，應該做什麼？

• 忽略該命令

• 再次發布相同的命令

• 增加命令的完成期限

• 親自找下屬詢問進度

Answer explanation

如果某份命令完成期限已屆，但是主管仍未收到遵從報告的話，就必須再次發布那份命令。

紙本溝通時，主管應該將副本放到哪裡做後續追蹤？

• 丟進垃圾桶

• 交給助理

• 放到「命令」的資料夾

• 寄給下屬

Answer explanation

如果是紙本溝通，就要複寫這份命令。

主管必須將副本放到「命令」的資料夾中，並且每天察看這個資料夾，監督命令遵從的狀況。

為了確保命令能準時完成，而且不被遺忘，應遵守下列哪些規則？（多選）

• 只以書面方式給予命令，包含但不限於 JANDI 的任務清單

• 如果某位主管給予口頭命令，他就必須盡快以書面的方式寫下來

• 控管每項命令的完成進度

• 職員收到口頭命令時，應於 JANDI 上對應議題內新增任務

Answer explanation

以上皆是。

下列哪一項敘述內容 有誤 ？

• 命令只會發送給一個職員

• 主管應該在命令中，寫出自己要收到什麼樣的完成證據

• 「致」與「從」欄位需分別填寫主管與職員的姓名

• 命令執行完成後，職員需撰寫遵從報告

Answer explanation

「致」與「從」欄位需分別填寫主管與職員的「與該命令相關業務對應的職稱」