PRIMER PARCIAL

1. 1. A partir de la teoría del ciclo vital de un documento de archivo, presentada en el interrogante anterior. ¿Cuándo un documento esta en vigencia, en cual fase se encuentra?

• Fase activa

• Fase evidencial

• Fase histórica

• Ninguna

2. 2. Un documento adquiere validez una vez se encuentre firmado y con sellos según la entidad correspondiente. esta característica es valida tanto para las entidades publicas como privadas.

• Verdadero

• Falso

3. Partiendo de las definiciones dadas por la ley 594 de 2000, "el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones". Corresponde al termino:

• Ciclo de vida

• Comunicación escrita

• Archivo

• Documento

4. El almacenamiento permite garantizar la conservación del documento, con el objetivo de facilitar su recuperación para posterior consulta y toma de decisiones.

• Verdadero

• Falso

5. Los documentos administrativos de la Empresa Empleados YA pueden contener errores gramaticales, sintácticos o de ortografía:

• Verdadero

• Falso

6. El mantenimiento del archivo tiene como función principal prevenir la perdida de información y degradación de sus soportes a causa de las condiciones deficientes de mantenimiento a nivel locativo y de infraestructura.

• Verdadero

• Falso

7. 7. Toda empresa debe definir estrategias para el mantenimiento del archivo, las cuales deben estar enfocadas en:

• Conservación de documentos

• Conservación preventiva de documentos asociadas a condiciones de edificación, almacenamiento y condiciones ambientales

• Preservación a largo plazo

• Todas las anteriores

8. 8. Cuando hablamos de soporte nos referimos a toda información plasmada en un papel, en el transcurso de la gestión administrativa:

• Verdadero

• Falso

9. 9. La organización documental es el ________ de _________ que desarrollamos y van encaminadas a clasificar, ___________ y describir, los documentos de una entidad.

• Apoyo, estrategias, identificar

• Planteamiento, estrategias, ordenar

• Orden, documentos, identificar

• Conjunto, actividades, ordenar

10. El folio es la acción de numerar las hojas.

• Verdadero

• Falso