Soalan Peperiksaan Queens College

Antara berikut, yang manakah BUKAN jenis fail?

• Tertutup

• Rahsia Kecil

• Sulit

• Rahsia

Antara berikut, yang manakah BUKAN jenis dokumen?

• Memo

• Surat

• Gambar

• Kertas cadangan

Susunkan langkah-langkah membuka fail sementara

• Fail lama akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak diperlukan lagi ianya perlu diasingkan dan disimpan dalam bilik fail

• 1. Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang tetapi fail itu dianggap terlalu tebal) fail itu hendaklah ditutup dan kulit 2 atau kulit 3 atau seterusnya dibuka

• 1. Apabila fail yang asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dengan terang dicatat seperti berikut:- 'DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA'

• 1. Diatas kulit baru, hendaklah dicatatkan nombor rujukan yang sama disertai dengan catatan 'kulit 2' (kit.2). bilangan kandungan dalam kulit baru akan dimulakan dengan nombor (1)

Antara berikut, yang manakah jenis pengkelasan Fail?

• Rahsia / Sulit

• Berkala / Tidak berkala

• Index style / Flip-up style

• Housekeeping / Functional

Berikut yang manakah BUKAN aktiviti yang terlibat dalam mengendalikan sistem fail?

• Mengira

• Mengkelas

• Menyusun

• Mengindeks

Berikut merupakan jenis-jenis dokumen pejabat KECUALI

• Memo

• Surat

• Laporan

• Emel

Berikut merupakan kepentingan pengurusan rekod di pejabat yang baik KECUALI

• Membuat pelupusan bagi fail yang masih digunakan.

• Membolehkan maklumat dirujuk semula dengan mudah.

• Membolehkan organisasi membuat laporan dan keputusan.

• Memastikan maklumat pejabat dapat disimpan dengna baik dan selamat

Susunkan prosedur pendaftaran fail yang betul.

• Menyimpan fail

• Mengkelas

• Mendaftar

• Mengendalikan

• Merujuk

Pilih ciri-ciri Fail Rahsia yang betul

• Maruah Negara.

• Fail berwarna putih

• Boleh membahayakan keselamatan Negara

• Urusan yang berkaitan dengan program pembangunan kerajaan

Susunkan cara merekod pergerakan fail

• Catitkan dalam kad pengedar bilangan tarikh dihantar dan kepada pegawai mana dihantar

• Semak setiap memo / surat yang diterima

• Catitkan juga keterangan pergerakan fail pada permukaan depan fail diruangan yang disediakan

• Kemudian barulah boleh fail itu diserahkan kepada pegawai berkenaan dengan merekod didalam kad pergerakan fail