El Archivo 2

El Archivo Centralizado tiene la siguiente ventaja:

• Puede ser atendido por profesionales especialistas en tareas de clasificación y custodia de documentos

• Todos los departamentos dependen del Archivo Central y tienen que acudir a él para cualquier consulta

• Necesario disponer de algún sistema para controlar la documentación que se entrega a los departamentos

• La dependencia del archivo central puede hacer que se demoren las gestiones

El Archivo Centralizado tiene la siguiente desventaja:

• Puede establecerse criterios únicos para la clasificación

• Todos los departamentos dependen del Archivo Central y tienen que acudir a él para cualquier consulta

• Se necesita menos tiempo para la búsqueda

• Los documentos están concentrados en un solo lugar

Uno de los puntos débiles del sistema de Archivo Central es establecer un método para controlar:

• Cuándo y a quién se entregan los documentos

• Es que los documentos están esparcidos en cada departamento

• Los datos los poseen muchas personas

• No tiene ningún incoveniente

Cuando un departamento o persona necesita algún documento:

• Primero lo solicita por escrito al Archivo Central, que dispone de un modelo estándar de documento en el que figuran: Datos sobre le Departamento; la persona que hace la solicitud; tipo de documento, la fecha en que se entrega y la devolución.

• Una vez entregado el documento, se firma un recibí o ficha que permanece en la central, esto permite al responsable del archivo llevar un control de la documentación

• No hace falta saber la persona que coge el documento, simplemente con dejar un post-it entre los documentos es suficiente

• No se rellena ninguna ficha, se deja el documento sin más dilación

El archivo descentralizado tiene la ventaja de:

• Una localización más rápida

• Se repiten las tareas de archivo

• Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos

• El personal que maneja los archivos hacen otras tareas y no es especialista en archivos

El archivo descentralizado tiene la desventaja de:

• Una localización más rápida

• Proximidad y accesibilidad para los departamentos que manejan los documentos con frecuencia

• Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos

• Evita trámites burocráticos de petición de documentos

El Archivo Mixto consiste en:

• Un Archivo Central, el cual posee documentos de carácter general y otro Descentralizado, que son los que usan a diario o con frecuencia los departamentos

• Un Archivo Central, que son los que usan a diario o con frecuencia los departamentos, y otro Descentralizado, que posee documentos de carácter general

• La dos son correctas

• Ninguna de las dos son correctas

El Archivo Descentralizado tiene 3 niveles:

• El nivel básico. Archivo individual. La documentación que se necesita para consulta, se sitúa cerca del lugar, que es un fichero en la mesa de trabajo

• El nivel básico 2. Archivo departamental: Cada departamento tiene su documento, que se guarda cerca de la mesa de trabajo, como por ejemplo, en una estantería.

• El nivel intermedio (3). El Archivo General: Se guarda la documentación de todos los departamentos que dejan de tener actualidad, se sitúa en un lugar accesible al personal. Lo maneja una sola persona con control en la entrega.

• El nivel intermedio (3). Archivo individual. La documentación que se necesita para consulta, se sitúa cerca del lugar, que es un fichero en la mesa de trabajo

• El nivel básico. Archivo departamental: Cada departamento tiene su documento, que se guarda cerca de la mesa de trabajo, como por ejemplo, en una estantería.

Una de las modalidades del Archivo Central es...

• Una de ellas concentra toda la información de carácter general en una Archivo Central. Además, mantienen archivos en cada departamento para asuntos concretos que afectan a los mismos.

• Una de ellas concentra toda la información de carácter general en una Archivo Central. Además, destruyen archivos en cada departamento para asuntos concretos que afectan a los mismos.

Una modalidad del Archivo mixto es...

• Solamente se descentralizar el archivo por departamentos para los procesos que estén en marcha.

• Descentralizar el archivo por departamentos para los procesos que estén en marcha, una vez finalizados, se traslada al archivo central.