EXAMEN TEMA 5 - CAC

¿Cuál es el principal riesgo de una gestión deficiente del archivo empresarial?

• Dificultad en la recuperación de documentos clave en auditorías o litigios

• Aumento del consumo de papel y no se reduce, recicla y reutiliza

• Reducción del espacio de almacenamiento

• Desorganización interna sin afectación en la toma de decisiones

En el ámbito de la gestión documental, ¿qué implicación legal tiene el incumplimiento de los plazos de conservación?

• Únicamente afecta a documentos financieros y no a los operativos

• No tiene consecuencias, ya que es un criterio interno de la empresa

• Puede derivar en sanciones administrativas y pérdida de derechos probatorios

• Puede corregirse posteriormente con auditorías internas

¿Por qué es clave establecer un procedimiento claro de destrucción de documentos en una empresa?

• Para reducir costos de almacenamiento y mantenimiento

• Para evitar sanciones relacionadas con la Ley de Protección de Datos

• Para cumplir con requisitos de calidad y eficiencia

• Para mantener la información clasificada en la base de datos de clientes

¿Qué característica define a un archivo bien gestionado según las normativas empresariales?

• Un sistema con accesibilidad solo al departamento de contabilidad

• La capacidad de recuperación rápida de documentos esenciales

• La acumulación de documentos para evitar pérdida de datos

• Un sistema digitalizado sin necesidad de auditorías periódicas

¿Cuál es la principal debilidad de un sistema de archivo mal estructurado?

• La necesidad constante de renovar materiales de almacenamiento

• La acumulación de archivos digitales

• La pérdida de documentos con valor legal y estratégico

• La sobrecarga de información sin utilidad

¿Cómo se garantiza la fiabilidad de la documentación archivada?

• Permitiendo que cada departamento archive según sus propios criterios

• Creando múltiples copias de los documentos

• Limitando el acceso de los empleados a documentos históricos

• Asegurando el cumplimiento de los plazos de conservación y un sistema de auditoría

¿Por qué el abuso del archivo en papel es un problema para la eficiencia empresarial?

• No presenta problemas reales si se implementan más archivadores

• Incrementa los costos y dificulta la localización de documentos en grandes volúmenes

• Permite una mejor trazabilidad sin importar el volumen documental

• Reduce la necesidad de digitalización y copias de seguridad

¿Qué problemática genera un archivo de gestión descentralizada?

• Genera retrasos en la toma de decisiones por su falta de acceso

• No permite la optimización de espacio en la empresa

• Dificulta la unificación de criterios de clasificación y recuperación

• No tiene impacto en la seguridad documental

¿Cuál es el riesgo principal del archivo inactivo en la gestión documental?

• No permite su recuperación inmediata sin proceso de solicitud previa

• Puede contener documentos aún en uso

• Debe eliminarse automáticamente después de un periodo de tiempo

• Carece de utilidad en auditorías legales

¿Qué característica define al archivo informático frente al físico?

• Su compatibilidad con documentación administrativa

• Su necesidad de constante actualización

• Su facilidad de uso intuitivo

• Su reducción en costos de almacenamiento y su acceso inmediato