Gestión Documental en Actividades Comerciales

¿Qué es la gestión documental?

• La gestión documental es un proceso de marketing para promocionar productos.

• La gestión documental se refiere a la eliminación de documentos obsoletos.

• La gestión documental es la creación de documentos nuevos.

• La gestión documental es el proceso de administrar y controlar documentos en una organización.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión documental?

• Eliminar toda la información sin control.

• Aumentar la cantidad de documentos sin organización.

• Compartir información sin restricciones ni seguridad.

• Organizar, almacenar, recuperar y preservar la información de manera eficiente.

¿Qué etapas comprende el ciclo de actividades comerciales?

• Desarrollo, Distribución, Promoción, Feedback

• Investigación, Implementación, Cierre, Análisis

• Planificación, Ejecución, Revisión, Reporte

• Planeación, Ejecución, Monitoreo, Evaluación

¿Cómo se clasifica la documentación en una empresa?

• Documentación de calidad, de seguridad y de logística.

• Documentación administrativa, técnica y operativa.

• Documentación financiera, legal y de marketing.

• Documentación de recursos humanos, de ventas y de investigación.

¿Qué herramientas se utilizan para la gestión documental?

• Software de gestión de documentos, sistemas ECM, plataformas de almacenamiento en la nube, herramientas de colaboración.

• Software de edición de video

• Herramientas de diseño gráfico

• Sistemas de gestión de relaciones con clientes

¿Cuál es la importancia de la digitalización en la gestión documental?

• La digitalización complica la organización de los documentos.

• La digitalización reduce la seguridad en la gestión documental.

• La digitalización mejora la eficiencia, accesibilidad y seguridad en la gestión documental.

• La digitalización aumenta el tiempo de acceso a los documentos.

¿Qué es un archivo y cómo se gestiona?

• Un archivo es un tipo de virus informático que afecta a los sistemas operativos.

• Un archivo es un conjunto de datos almacenados en un sistema informático y se gestiona mediante sistemas de archivos.

• Un archivo es un dispositivo de almacenamiento físico como un disco duro.

• Un archivo es un programa de software que se ejecuta en un ordenador.

¿Qué papel juega la normativa en la gestión documental?

• La normativa es opcional en la gestión documental.

• La normativa impide la conservación de documentos.

• La normativa solo se aplica a documentos digitales.

• La normativa garantiza la correcta gestión y conservación de documentos.

¿Cómo se asegura la seguridad de la información en la gestión documental?

• Se asegura mediante políticas de acceso, cifrado, copias de seguridad y auditorías.

• A través de la falta de control de acceso.

• A través de la eliminación de documentos antiguos.

• Mediante la creación de copias impresas únicamente.

¿Qué es un flujo de trabajo en la gestión documental?

• Un flujo de trabajo es un tipo de documento legal.

• Un flujo de trabajo en la gestión documental es un conjunto de procesos estructurados para manejar documentos desde su creación hasta su archivo.

• Un flujo de trabajo se refiere a la creación de gráficos.

• Un flujo de trabajo es un software para editar imágenes.