CONCEPTOS

QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL:

• Pasos para organizar documentos

• Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación

• Es el conjunto de documentos inventariados de una entidad, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación

• ninguna de las anteriores

es el Proceso de clasificar, ordenar y describir documentos para facilitar su gestión, acceso y conservación

• Serie Documental

• Ordenación documental

• Organización

• Principio de procedencia

Definición de serie documental:

• Es el conjunto de unidades documentales o unidades archivísticas (Expedientes) de estructura y contenido homogéneo, producidas y/o recibidas por las unidades o divisiones administrativas funcionales (dependencias) de una organización, en cumplimiento de una función

• Es toda la documentación producida o recibida por una institución o persona física o jurídica en el curso de sus actividades y que esta guarda por necesidades de información y testimonio

• Es el agrupamiento y la ordenación de los elementos individuales de una población o universo determinado en agrupaciones

• Es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Archivo Administrativo

• Archivo Histórico

• Archivo Central

• Archivo de Gestión

Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

• Valor Secundario

• Valor primario

• Valor principal

• Valor opcional

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

• Conjunto de procesos archivísticos adoptados en una entidad

• Estructura orgánico funcional que tiene una entidad y el orden de asignación a los funcionarios

• Relacionado con las Funciones asignadas en el manual a los servidores públicos

• Relacionado con la identificación y determinación del orden de los documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

• Relacionado con el orden en que se organizan los documentos dentro de los expedientes

• Relacionado con la identificación de las unidades administrativas funcionales (dependencias) responsables de la producción y/o recepción de documentos

• Conjunto de agrupaciones documentales en conformidad con las funciones del cargo

• Ninguna de las anteriores