Formation Document Control

Le rôle du Document Control se limite à archiver et classer, sans gérer les versions ou la diffusion.

• Vrai
• Faux

Answer explanation

Le Document Control gère aussi les versions et la diffusion.

Selon nos standards, quel outil doit être utilisé pour transmettre tout document officiel à des parties externes ?

• SharePoint
• Teams
• Box
• Courriel

Answer explanation

Box est l'outil officiel pour les documents externes.

Dans notre département, il est recommandé d’envoyer un document officiel par courriel avec pièce jointe.

• Vrai
• Faux

Answer explanation

On utilise un lien Box, pas un courriel direct.

Lequel de ces énoncés ne correspond PAS à un objectif principal du Document Control ?

• Assurer la conformité et la traçabilité
• Protéger les données sensibles
• Uniformiser la nomenclature
• Organiser les activités sociales

Answer explanation

Organiser des activités sociales ne fait pas partie du rôle. (officiellement)

Selon l’OIQ (Ordre des ingénieurs du Québec), lequel n’est pas obligatoire dans un document authentifié ?

• Date du document
• Titre professionnel de l’ingénieur
• Couleur de l’encre utilisée
• Numéro de membre

Answer explanation

La couleur de l’encre n’est pas une exigence officielle.

La PEO (Professional Engineers Ontario) exige la signature et le sceau pour tous les documents finaux destinés au public.

• Vrai
• Faux

Answer explanation

La PEO exige signature et sceau sans exception.

Que fait l’équipe Document Control avec une ancienne version lorsqu’une nouvelle est créée ?

• La supprime définitivement
• La déplace dans le dossier '0_Previous'
• La garde avec la version active
• L’envoie par courriel

Answer explanation

Les anciennes versions sont déplacées dans '0_Previous'.

Idéalement, Box doit être un « miroir » de SharePoint pour éviter doublons et versions contradictoires.

• Vrai
• Faux

Answer explanation

Cela garantit l'uniformité et évite les erreurs.