IMS and Internal Audit Training Awareness

Pendekatan berbasis risiko (risk-based thinking) dalam sistem manajemen terintegrasi bertujuan untuk:

• Mengidentifikasi peluang dan ancaman yang dapat memengaruhi pencapaian tujuan sistem

• Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap risiko

• Menghapus seluruh potensi risiko agar sistem selalu stabil

• Mengurangi jumlah audit internal yang diperlukan

Dalam konteks IMS, klausul “Konteks Organisasi” (Clause 4) pada ketiga standar berfungsi untuk:

• Menentukan jadwal audit internal

• Memahami faktor internal dan eksternal yang memengaruhi tujuan sistem manajemen

• Menentukan kriteria kompetensi auditor

• Menetapkan indikator kinerja utama (KPI)

Ketiga standar ISO 9001, 14001, dan 45001 mengharuskan organisasi untuk:

• Memiliki prosedur tertulis untuk setiap proses

• Menetapkan kebijakan yang sesuai dengan arah strategis organisasi

• Menetapkan sasaran finansial tahunan

• Memastikan semua kegiatan didokumentasikan dalam bentuk manual

“Aspek lingkungan”, “bahaya K3”, dan “risiko mutu” memiliki kesamaan dalam hal:

• Semua harus dihapuskan dari proses kerja

• Semuanya merupakan sumber potensi ketidaksesuaian terhadap kebijakan organisasi

• Ketiganya menjadi dasar untuk identifikasi risiko dan peluang dalam sistem manajemen

• Hanya berlaku pada audit eksternal

Dalam IMS, Management Review wajib mencakup:

• Evaluasi efektivitas sistem, hasil audit, dan pencapaian sasaran mutu, lingkungan, serta K3

• Rencana keuangan tahunan dan laporan laba rugi perusahaan

• Review atas kontrak pemasok utama

• Hasil wawancara pekerja terkait kepuasan kerja

Ketika suatu organisasi mengintegrasikan ISO 9001, 14001, dan 45001, manfaat utama yang diperoleh adalah:

• Mengurangi jumlah prosedur dan duplikasi kegiatan audit

• Menghindari pengawasan dari badan sertifikasi

• Menghilangkan kewajiban pelaporan kepada regulator

• Menurunkan kebutuhan sumber daya manusia

Salah satu perbedaan mendasar antara ISO 9001 dan ISO 45001 adalah:

• ISO 9001 berfokus pada pelanggan, sedangkan ISO 45001 pada pekerja dan keselamatan

• ISO 9001 lebih kompleks dibandingkan ISO 45001

• ISO 45001 tidak memerlukan dokumentasi apapun

• ISO 9001 hanya berlaku untuk industri jasa

“Obligation of compliance” pada ISO 14001 dan ISO 45001 mengacu pada:

• Kewajiban untuk memenuhi persyaratan hukum dan persyaratan lain yang relevan

• Kewajiban untuk mengikuti rekomendasi auditor

• Kewajiban melaporkan pelanggaran hukum kepada publik

• Kewajiban melakukan sertifikasi ulang setiap tahun

Dalam integrasi sistem, organisasi perlu menyelaraskan support process (klausa 7) agar:

• Kompetensi, komunikasi, dan dokumentasi mendukung ketiga sistem secara konsisten

• Hanya bagian mutu yang bertanggung jawab atas pelatihan

• Dokumentasi dipisahkan agar mudah diverifikasi oleh auditor eksternal

• Tidak terjadi keterlibatan lintas departemen

Dalam IMS, tindakan korektif harus dilakukan apabila:

• Terdapat temuan ketidaksesuaian dari audit atau hasil analisis penyebab masalah

• Sistem telah dijalankan selama satu tahun penuh

• Top management meminta perbaikan administratif

• Hasil inspeksi menunjukkan proses berjalan sesuai target