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WorksheetsProgramas específicos del PGD
Total questions: 123
Worksheet time: 1hrs 2mins
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1.
La norma técnica que rige la estandarización de los documentos es:
a)
a. Ley 594 del 2000
b)
b. Ley 1712 del 2014
c)
c. NTC 185 del 2009
d)
d. Ley 502 del 2001
2.
¿Cuáles son las características técnicas que se deben tener en cuenta en los procesos de formularios y documentos electrónicos?
a)
a. Foliación, digitalización, eliminación
b)
b. Captura, registro, clasificación
c)
c. Hardware- software- digitalización
d)
d. Organización. Clasificar- digitalizar
3.
1. ¿Qué entidad es la encargada de validar y articular el programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos?
a)
a. Secretaria de archivos
b)
b. Gobernación de Cundinamarca
c)
c. Archivo General de la Nación
d)
d. Escuela de gestión y Archivística
4.
El Programa de Normalización de Formas y Formularios electrónicos aplica a:
a)
a. PDF
b)
b. Metadatos
c)
c. Formularios de Excel
d)
d. Plantillas de documento
5.
¿Cuál es el objetivo del programa de normalización de formas y formularios electrónicos?
a)
a. Establecer las acciones que aseguren el uso de los documentos internos y de origen externo de forma unificada, controlada y actualizada
b)
b. Desarrollar acciones encaminadas a garantizar la custodia y preservación de los documentos
c)
c. Determinar los proyectos para la implementación del programa de reprografía
d)
d. Ninguna de las anteriores
6.
¿Con qué propósito se realiza el programa de normalización de formas y formularios electrónicos?
a)
a. Crear las formas, formatos y formularios
b)
b. Designar con nombres propios los documentos
c)
c. Establecer la autenticidad y tipología de los documentos
d)
d. Todas las anteriores
7.
¿Beneficios de implementar el programa de normalización de formas y formularios electrónicos?
a)
a. Identificar, Evaluar y medir los riesgos
b)
b. Reducción de costos y agilidad en la prestación de servicios
c)
c. Evidenciar las obligaciones legales y financieras de la empresa
d)
d. Fomentar el control de documentos en todo el ciclo vital del documento
8.
El trámite de los documentos se realiza por medio de:
a)
a. Ordenación y descripción
b)
b. Por la capacidad administrativa
c)
c. Canales de Recepción
d)
d. Ninguna de las anteriores
9.
¿A qué documentos se puede aplicar la estandarización?
a)
a. PQRS
b)
b. Documentos de uso común
c)
c. Documentos cartográficos
d)
d. Todas las anteriores
10.
¿Qué es un formato?
a)
a. Presentación de un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.
b)
b. El documento creado a partir de una forma geométrica
c)
c. Es un documento que pasa a partir de un proceso de digitalización
d)
d. La documentación que tiene un aspecto diferente siendo interno y externo.
11.
¿Qué es un documento de forma?
a)
a. Es una manera electrónica de ver el aspecto de un recurso incluidas en todas las dependencias.
b)
b. El documento creado a partir de una forma geométrica
c)
c. Es un documento que pasa a un proceso de digitalización
d)
d. La documentación que tiene un aspecto diferente siendo interno y externo.
12.
¿Qué tipo de metadatos se utilizan en formas y formularios electrónicos?
a)
a. Formas
b)
b. Contexto, estructura y contenido
c)
c. Descripción
d)
d. Contenido
13.
La norma ISAD-G hace referencia a los formatos electrónicos en:
a)
a. Normalización Documental y lenguaje controlado
b)
b. Normalización documental y metodología de dirección
c)
c. Metodología de datos y formularios
d)
d. Metodología de evaluación y selección
14.
La norma ISAD-G es un estándar para aplicar en:
a)
a. Excel
b)
b. Power point
c)
c. Word
d)
d. Todas las anteriores
15.
¿Cuáles son las características de un formulario electrónico?
a)
a. Integridad y tipología
b)
b. Autenticidad y metadatos
c)
c. Consulta electrónica
d)
d. Contenido, autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad
16.
¿ Documentos que son necesarios para la continuidad de la empresa?
a)
a. De Apoyo
b)
b. Facilitativos
c)
c. Vitales
d)
d. Facultativos
17.
¿De la lista cuál entraría a hacer parte de un documento vital?
a)
a. Certificado Académico
b)
b. Planillas
c)
c. Manuales
d)
d. Actas Administrativas
18.
¿ Forma parte del grupo de documento vital?
a)
a. De Renovación.
b)
b. Testimoniales
c)
c. Sustantivos
d)
d. Soporte
19.
¿ Característica principal que debe tener su preservación?
a)
a. Copias de resguardo
b)
b. Fácil Acceso
c)
c. Soporte físico
d)
d. Duplicación
20.
¿ Norma que nos señala la forma correcta de archivo y conservación de los documentos vitales?
a)
a. Decreto 1567 de 1998
b)
b. Circular Externa 001 de 2018
c)
c. ISO 9001:2008
d)
d. Resolución 0277 de 2013
21.
¿ A qué hace referencia un Programa de Documentos vitales o esenciales?
a)
a. Proceso del área de Gestión Documental.
b)
b. Instrumento Archivístico.
c)
c. Documentos que contienen información vital de la empresa.
d)
d. Ninguna de las anteriores.
22.
¿Para identificar los documentos con estas características se debe realizar?
a)
a. Inventarios de la documentación.
b)
b. Actas
c)
c. Control e Inspección de la dependencia.
d)
d. Todas las anteriores.
23.
¿Para la armonización del programa en la empresa se debe tener en cuenta?
a)
a. Sistemas de seguridad para la información (back ups).
b)
b. Plan de contingencia.
c)
c. Control de producción documental.
d)
d. A y B son correctas
24.
¿Estos documentos se deben digitar?
a)
a. No, porque el documento ya cuenta con medios de conservación.
b)
b. Si, debe ser conservado y preservado independientemente de su soporte.
c)
c. El programa de gestión documental no lo menciona.
d)
d. Solo aplica la digitalización en documentos con valor secundario.
25.
¿ La manera como pueden salvaguardarse los documentos vitales y esenciales en una empresa?
a)
a. Cajas
b)
b. Lonas
c)
c. Carpetas
d)
d. Cajones
26.
¿Estos documentos hacen parte de los documentos vitales o esenciales?
a)
a. Historias Laborales.
b)
b. Fórmula médica.
c)
c. Formatos de encuesta.
d)
d. Facturas.
27.
¿ Área adecuada para conservar los documentos vitales y esenciales?
a)
a. Celular
b)
b. Archivo
c)
c. Cajón de escritorio
d)
d. Bolsas
28.
¿ Los documentos vitales y esenciales deben estar relacionados en las TRD?
a)
a. No, porque los documentos no son importantes.
b)
b. Si, para poder destruirlos a los ocho días de entrega de ellos.
c)
c. No, porque ellos se relacionan en los inventarios.
d)
d. Si, por su conservación y preservación documental.
29.
¿ Pasos que comprende el Programa de documentos vitales y esenciales?
a)
a. Identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación.
b)
b. Foliación, encarpetar, evaluación y recuperación.
c)
c. Evaluación, identificación, preservación y digitalización.
d)
d. Selección, recuperación, evaluación, recuperación y escanear.
30.
¿Factores externos que pueden presentarse en la entidad afectando de forma inmediata los documentos y la información?
a)
a. Los ácidos que conforman el documento
b)
b. La tinta del papel
c)
c. Biológicos
d)
d. Papel
31.
¿ Valor que tienen los documentos vitales y esenciales?
a)
a. Valor intrínseco legal, intelectual o económico
b)
b. Valor histórico
c)
c. Valor científico
d)
d. Valor sentimental
32.
El orden de los datos que conforman para hacer un inventario de documentos vitales y esenciales que están libre de riesgos son:
a)
a. Volumen y ubicación de los documentos, Nombre de Seri y Sub, estado de afectación, unidad de conservación, dependencia y estado de afectación.
b)
b. Dependencia, Nombre de Seri y Sub, Forma física, Volumen y ubicación de los documentos, Unidad de conservación y estado de afectación.
c)
c. Nombre de Seri y Sub, dependencia, estado de afectación, Volumen y ubicación de los documentos, Unidad de conservación y Forma física.
d)
d. Forma física, Unidad de conservación, Volumen y ubicación de los documentos, Volumen y ubicación de los documentos, Nombre de Serie y Sub, dependencia y estado de afectación
33.
Norma que habla sobre la prevención de deterioro de los documentos:
a)
a. Acuerdo 49 de 2000
b)
b. Ley 592 2000
c)
c. Ley 1712 2014
d)
d. Acuerdo 50 de 2000
34.
¿Qué son los archivos descentralizados?
a)
a. Son documentos distribuidos física y funcionalmente en las diferentes oficinas o dependencias de la empresa
b)
b. Son documentos que no están distribuidos física y funcionalmente en las diferentes oficinas o dependencias de la empresa
c)
c. Son documentos que están distribuidos física pero no funcionalmente en las diferentes oficinas o dependencias de la empresa
d)
d. Ninguna de las anteriores
35.
¿Qué normativa dispone los requerimientos generales de los depósitos generando la necesidad de uso de un archivo descentralizado?
a)
a. Ley 594 de 2000
b)
b. Decreto 1080 de 2015
c)
c. Ley 80 de 1989
d)
d. Circular 003 de 2015
36.
¿Qué tipo de archivos descentralizados hay?
a)
a. Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico
b)
b. Archivo Descentralizado de Gestión y Archivo Descentralizado Central
c)
c. Archivo Descentralizado General y Archivo Descentralizado de Control Central
d)
d. Todas las anteriores
37.
¿Con qué criterios se realiza las intervenciones en los Archivos Descentralizado según el Acuerdo 06 de 2014?
a)
a. Unidad de objeto documental, Unidad de documentación electrónica y de la imagen gráfica e Integridad física del documento.
b)
b. Unidad de objeto documental, Unidad de soporte y de la imagen gráfica e Integridad física del documento.
c)
c. Unidad de objeto documental, Unidad de soporte y de microfilmación e Integridad física del documento.
d)
d. Ninguna de las anteriores
38.
El programa de archivos descentralizados debe estar estipulado en:
a)
a. El Programa de Gestión Documental en una empresa
b)
b. El Plan Institucional de Archivos de una empresa
c)
c. El Programa de Control Interno de una empresa
d)
d. El Programa de Reprografía de una empresa
39.
Un archivo descentralizado puede estar ubicado en:
a)
a. Cada oficina de la empresa
b)
b. Estar en custodia de un depósito manejado por terceros
c)
c. Estar en depósitos de cada una de las sucursales de la empresa
d)
d. Todas las anteriores
40.
¿Cuáles son las actividades que debe realizar los encargados de los Archivos Descentralizados?
a)
a. Organización, custodia, preservación, conservación, sin administrar la documentación
b)
b. Organización, administración, preservación, conservación, sin manejar la custodia de los documentos
c)
c. Organización, administración, custodia, preservación y conservación
d)
d. Organización, administración, custodia, preservación, sin asegurar la conservación documental.
41.
¿Cuáles son los requerimientos del modelo de descentralización?
a)
a. Retroalimentación y producción.
b)
b. Requerimiento de equipos
c)
c. Difundir y consultar.
d)
d. Seguridad, responsabilidad, costos, monitoreo, control de cumplimiento
42.
Según el Acuerdo 008 de 2014 las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas podrán:
a)
a. Contratar a terceros para el manejo de los Archivos de Gestión.
b)
b. Contratar a terceros para el manejo del Archivo Central.
c)
c. Contratar a terceros para el manejo de los Archivo Histórico.
d)
d. No puede contratar a terceros para esta función.
43.
¿Cuál es la normativa que establece los requerimientos para la prestación de servicios de custodia de archivos por terceros?
a)
a. Acuerdo 008 del 2014
b)
b. Ley 1712 del 2014
c)
c. Acuerdo 002 de 2019
d)
d. Acuerdo 004 de 2019
44.
¿Qué sistema debe de garantizar los terceros como mínimo para ejercer su función de custodia de documentación?
a)
a. Sistema integrado de gestión
b)
b. Sistema de control interno
c)
c. Sistema integrado de conservación documental
d)
d. Plan institucional de archivo
45.
El programa de archivo descentralizado permite:
a)
a. Recibir, despachar, archivar y conservar los documentos.
b)
b. Manipular bases de datos
c)
c. Demora en la gestión
d)
d. Capacitar a los archivistas
46.
El personal que maneja archivos descentralizados ya sean de la propia empresa o terceros ¿qué normativa deben cumplir para asegurar la conservación preventiva y restauración documental?
a)
a. Ley 1712 del 2014
b)
b. Acuerdo 048 del 2000
c)
c. Acuerdo 002 de 2019
d)
d. Acuerdo 004 de 2019
47.
¿los archivos descentralizados deben cumplir la normativa archivística relacionada con la conservación y preservación a largo plazo?
a)
a. Debe cumplir las normas sobre conservación documental solamente.
b)
b. Debe cumplir las normas de conservación y preservación a corto plazo.
c)
c. Debe cumplir las normas sobre preservación a largo plazo solamente.
d)
d. Debe cumplir las normas de conservación y preservación a largo plazo.
48.
¿Qué objetivos cumplen los archivos descentralizados?
a)
a. Gestionar y establecer lineamientos para los recursos destinados para las áreas de almacenamiento, depósitos, unidades de almacenamiento, conservación, administración y control de los archivos descentralizados de la Entidad.
b)
b. Gestionar y establecer lineamientos para los recursos destinados para las áreas de almacenamiento, depósitos, unidades de almacenamiento, conservación, administración y control de los archivos de gestión de la Entidad.
c)
c. Gestionar y establecer lineamientos para los recursos destinados para las áreas de almacenamiento, depósitos, unidades de almacenamiento, conservación, administración y control de los archivos históricos de la Entidad.
d)
d. Gestionar y establecer lineamientos para los recursos destinados para las áreas de almacenamiento, depósitos, unidades de almacenamiento, producción y control de los archivos y correspondencia de la Entidad.
49.
¿Reprografía es?
a)
a. Es el conjunto de técnicas y medios para la reproducción de documentos
b)
b. Es la tarea de reproducir una o más copias de un documento de archivo en formatos especiales y normales.
c)
c. A y B son correctos
d)
d. Ninguna de las anteriores
50.
¿Cuáles son las características más relevantes de las técnicas de copiado profesional?
a)
a. Copiado dúplex
b)
b. Resoluciones óptimas para la conservación de la documentación
c)
c. Capacidad de alta producción
d)
d. Todas las anteriores
51.
Complete la siguiente frase “sin la tinta apropiada el lapicero no funciona, entonces una fotocopiadora sin tóner…
a)
a. No existe
b)
b. Cuesta mucho
c)
c. No Digitaliza
d)
d. No Fotocopia
52.
¿Qué es una máquina planetaria rotativa?
a)
a. Máquina usada para microfilmar los documentos
b)
b. Scanner de uso industrial
c)
c. Máquina para hacer helados
d)
d. Todas las anteriores
53.
¿Qué es un scanner?
a)
a. Aparato que permite transmitir a distancia diferentes copias de un documento por medio de línea telefónica
b)
b. Es una máquina que permite digitalizar documentos e imágenes a través de un ordenador
c)
c. Es una máquina que se conecta a un ordenador que nos permite hacer copias similares e inscripciones desde el cristal.
d)
d. Es un aparato de digitalización que envía documentos de un lugar a otro.
54.
¿Cuál es el decreto por el cual se autoriza el procedimiento de Microfilm?
a)
a. Decreto 2609 de 2012
b)
b. Decreto 2527 de 1950
c)
c. Decreto 3354 de 1989
d)
d. B y C son correctos.
55.
¿La reproducción fotográfica / digital se realiza con?
a)
a. Scanner.
b)
b. Cámara (digital o analógica).
c)
c. Fotocopiadora
d)
d. Impresora
56.
¿La Microfilmación es?
a)
a. Poner un anuncio.
b)
b. Registrar fotográficamente los documentos de un archivo.
c)
c. Una copia de seguridad de la información.
d)
d. Exponer un documento y fotocopia.
57.
¿Se conoce a la Xerografía cómo?
a)
a. Tomar fotografías de fotografías
b)
b. Proceso de impresión.
c)
c. Proceso de impresión seco.
d)
d. Proceso de reconocimiento de imagen.
58.
¿Qué formato es válido, pero no recomendable para la reproducción?
a)
a. PDF
b)
b. JPG
c)
c. JPEG
d)
d. PNG
59.
¿La reprografía se puede hacer por medio de un Escáner?
a)
a. Falso
b)
b. Verdadero
60.
¿Cuál es la máquina de reprografía más común para la obtención de copias en papel, provenientes tanto de originales opacos, como ópticos e informáticos?
a)
a. Plotter
b)
b. Fotocopiadora
c)
c. Fax
d)
d. Escáner
61.
En un proceso de reproducción gráfica, los originales se pueden clasificar en cuatro grupos según su soporte, contraste y color ¿Cuáles son?
a)
a. Ópticos, Transparentes, Informáticos, Fotografías
b)
b. Opacos, Transparentes, Ópticos, Informáticos
c)
c. Opacos, Ópticos, Fotografías, WORM
d)
d. Opacos, Informáticos, Ópticos, Escáner
62.
Los métodos reprográficos son aquellos que con diferentes técnicas reproducen el documento original. ¿Cuáles son las técnicas de reproducción más usadas?
a)
a. Electro fotografía, La fotografía, Micro formas, Técnicas de reproducción facsimilar, Offset.
b)
b. Técnicas de reproducción facsimilar, Micro formas, Digitalización
c)
c. La fotografía, Micro formas, Técnicas de reproducción facsimilar, Offset
d)
d. Técnicas de reproducción facsimilar, Micro formas, Digitalización, Offset
63.
¿La reproducción es muy importante no solo para la conservación de los documentos sino también para?
a)
a. Sirve como servicio inmediato de consulta del documento.
b)
b. Preservar los documentos sobre todo más deteriorados.
c)
c. Es una forma de supervivencia del documento, en caso de que original se pierda.
d)
d. Todas las anteriores.
64.
¿Definición de programa de documentos especiales?
a)
a. Se identifica como videos, fotografías, planos, audios, entre otros.
b)
b. Está orientado al diseño, la implementación y el seguimiento para gestionar el ciclo vital.
c)
c. Comprende la evaluación y la formulación de estrategias para aplicar las técnicas reprográficas.
d)
d. Está orientado al diseño, seguimiento de estrategias para gestionar el ciclo de vida de los documentos electrónicos.
65.
¿Qué es un documento no convencional?
a)
a. Son documentos diferentes a los formatos carta y oficio.
b)
b. Son los que contienen información y consiste en relatar con palabras lo que se observa.
c)
c. Es un documento que hace referencia a procedimientos o acciones de carácter administrativo.
d)
d. Documento que recoge el resultado de un trabajo original de investigación.
66.
¿Tipos de deterioro presente en soporte fotográfico?
a)
a. Amarillamiento de la imagen.
b)
b. Rotura
c)
c. Fragilidad
d)
d. Todas son correctas.
67.
¿Condiciones de almacenamiento para las cintas magnéticas?
a)
a. Un espacio con temperatura y humedad controlada.
b)
b. Protección contra los rayos solares.
c)
c. Acumular las cintas unas con otras.
d)
d. Respuesta A y B son correctas.
68.
Cuando hablamos de cintas magnéticas nos referimos a:
a)
a. Un tipo de cinta con pegado especial
b)
b. Es un tipo de almacenamiento de datos.
c)
c. Cinta que se usa para el transporte de documentos.
d)
d. Disco para almacenar datos, está protegido por una funda.
69.
¿Qué transferencia se realiza a los documentos especiales?
a)
a. Se conservarán de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.
b)
b. Seguir las actividades establecidas en el Plan de Preservación Digital a largo plazo, el cual se encuentra en el SIC.
c)
c. Transferencia documentales primarios y secundarios.
d)
d. Ninguna de las anteriores
70.
¿Dónde se debe almacenar o conservar la información de los documentos especiales?
a)
a. Disquetes de 3½ que se conservan en el Archivo Central, en sobres independientes con su respectiva descripción y numeración, o CDs regrabables.
b)
b. En sobres independientes con su respectiva descripción y numeración o videos en formato Beta y VHS.
c)
c. En sus respectivas cajas con su pertinente descripción y numeración.
d)
d. Todos son correctos.
71.
¿Cómo se realiza la preservación de la información?
a)
a. Se debe hacer un proceso de lectura o rebobinado de los materiales para mantener actualizada la información.
b)
b. Se harán procesos de migración, emulación o refreshing de los materiales, con el fin de mantener accesible la información.
c)
c. Realizar limpieza periódica del espacio habilitado para la conservación, así como limpieza con brocha de cerda suave, de los planos y mapas.
d)
d. Todas son correctas.
72.
¿Cuál es la integración de soportes especiales?
a)
a. Soportes audiovisuales.
b)
b. Archivamiento web.
c)
c. Visualización en diferentes medios.
d)
d. Todas las anteriores.
73.
Este programa establece las actividades técnicas para clasificar en:
a)
a. Ordenar, describir, conservar, declarar, difundir y consultar.
b)
b. Clasificar, foliar, consultar y conservar.
c)
c. Consultar, eliminar, ordenar y rotular.
d)
d. Clasificar, rotular, conservar e inventario
74.
¿Cuál es el objetivo de los documentos especiales?
a)
a. Guardar los archivos en el AGN.
b)
b. Garantizar su consulta fácilmente.
c)
c. Proteger los documentos con el fin de consultar los testimonios patrimoniales.
d)
d. Respuestas correctas son B y C
75.
¿Cuáles son los documentos especiales requieren de tratamiento diferente?
a)
a. Fotográficos, gráficos, carpetas, sonoros.
b)
b. Carpetas, cajas, revistas, contratos.
c)
c. Gráficos, cartográficos, fotográficos, audiovisuales, sonoros.
d)
d. Historias laborales, gráficos, revistas, contratos.
76.
¿Quién es el responsable de dirigir las normas de clasificación de la información especial?
a)
a. El gerente de la empresa.
b)
b. El auxiliar de archivo.
c)
c. El comité de archivo.
d)
d. El líder de archivo y coordinador de Gestión Documental.
77.
¿Cómo se archivan los mapas y los planos?
a)
a. Utilizar unidades de conservación (carpetas y cajas)
b)
b. Mobiliario que garantice su conservación
c)
c. Usar planotecas horizontales o tubotecas.
d)
d. Todas son correctas.
78.
¿Que se requiere para el tratamiento adecuado de los documentos especiales?
a)
a. Tener una correcta conservación y preservación en el tiempo, evitando la pérdida o el deterioro de los soportes
b)
b. Enviarlos al archivo de gestión.
c)
c. Guardarlos en una caja bien cerrada.
d)
d. Ninguna de las anteriores.
79.
¿Conoce usted qué es un archivo descentralizado y la normatividad vigente aplicable?
a)
a. Cada dependencia maneja su propio archivo, la custodia y el resguardo de los documentos ley 594 de 2000.
b)
b. El archivo descentralizado es aquel que cubre la cantidad total de los documentos producidos por la entidad.
c)
c. a y b son correctas.
d)
d. Ninguna de las anteriores.
80.
Diga cuáles son los documentos especiales.
a)
a. TVD, TRD, CCD Y NORMOGRAMA.
b)
b. Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales.
c)
c. Fotográficos y sonoros.
d)
d. Ninguna de las anteriores.
81.
¿Sabe usted para qué sirve un PGD?
a)
a. Para la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso y conservación a largo plazo.
b)
b. Es aquel que la empresa realiza para validar los documentos
c)
c. Para la creación de un pinar y aplicar los instrumentos archivísticos solo a una dependencia de la entidad
d)
d. a y c son correctos.
82.
¿Qué es el Plan Institucional de Capacitación?
a)
a. Aquel que ostenta un valor significativo para la entidad, son únicos e irremplazables y por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados.
b)
b. Comprende la identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación de los documentos del AGN.
c)
c. El conjunto coherente de acciones de capacitación y formación que durante un institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados periodo de los procesos a nivel individual de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en una entidad pública.
d)
d. La defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades cuya documentación haga parte de del fondo documental administrativo del AGN.
83.
¿Cuál es el objetivo del Plan Institucional de capacitación?
a)
a. Documentar la situación actual del sistema de gestión de documento electrónico de archivo.
b)
b. Asegurar el funcionamiento de la entidad.
c)
c. Fortalecer las competencias laborales en los servidores del Archivo, a través de actividades de capacitación (inducción y reinducción, entrenamiento, capacitación) que permitan la mejora en la gestión institucional y por ende la prestación del servicio de conformidad con el Plan Estratégico del Archivo General.
d)
d. Permitir la continuidad del trabajo Institucional en caso de emergencia.
84.
¿Cuál no es una actividad del PIC?
a)
a. Formación.
b)
b. Sensibilización.
c)
c. Reclutamiento.
d)
d. Registro.
85.
¿Qué estrategias manejan para capacitar bien a los funcionarios?
a)
a. Las estrategias se enfocan en contribuir al fortalecimiento de las habilidades, capacidades y competencias de los servidores de Función Pública, promoviendo el desarrollo integral, personal e institucionalmente que permita las transformaciones que se requieren en los diferentes contextos, las capacitaciones son de inducción o re inducción, entrenamiento y capacitación.
b)
b. Evaluaciones del desempeño de los trabajadores.
c)
c. Banco de problemas en la entidad.
d)
d. Todas las anteriores.
86.
¿Por qué son necesarias las capacitaciones en el área de Gestión Documental?
a)
a. Porque es obligación de la empresa.
b)
b. Porque los empleados las exigen.
c)
c. Las capacitaciones tienen el fin de fortalecer los conocimientos y unificar criterios en los diferentes temas concernientes Gestión Documental, La entidad busca mejorar los procesos, políticas, programas, funciones y servicios que el proceso de Gestión Documental exige, además ejercer control en cada una de las fases de archivo y en los procedimientos sobre la documentación generada durante la ejecución de las funciones administrativas.
d)
d. Ninguna de las anteriores.
87.
¿Para qué se hacen capacitaciones en el área de Gestión Documental?
a)
a. Para diagnosticar el coeficiente de los empleados.
b)
b. Para sensibilizar a los funcionarios de archivo sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y la preservación a largo, se dan a conocer las políticas de la organización, procesos y procedimientos del área para la comprensión y conocimiento de las funciones archivísticas y su importancia.
c)
c. Para generar espacios de esparcimiento.
d)
d. Ninguna de las anteriores.
88.
¿Cuáles fueron las tres temáticas que llevaron a cabo la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación y a su vez desarrollaron la Guía Metodológica para la Implementación del Plan Nacional de Formación y Capacitación?
a)
a. Gobernanza para la Paz.
b)
b. Gestión del Conocimiento.
c)
c. Creación de Valor Público.
d)
d. Todas las anteriores.
89.
¿Cuál es el objetivo en el momento de implementar las capacitaciones a nivel empresarial?
a)
a. Busca generar mayores competencias en los servidores públicos, llevando a cabo un diagnóstico de necesidades en el ámbito individual, por dependencias y organizacional.
b)
b. Conjunto de documentos que se producen de forma permanente.
c)
c. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso del patrimonio general de la nación.
d)
d. Requisitos funcionales del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.
90.
Según la normatividad, ¿en qué decreto está establecido el plan de capacitaciones y con qué finalidad fue creado?
a)
a. En el Decreto 1083 de 2015, y la finalidad del programa de capacitación se orienta al desarrollo de competencias laborales necesarias para el desempeño de los empleados públicos.
b)
b. En el acuerdo 039 de 2002, por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental
c)
c. En el acuerdo 004 de 2013, Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental"
d)
d. En el acuerdo 005 de 2013, por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación, y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
91.
¿Cuál es el propósito del plan institucional de capacitación?
a)
a. Elaborar la metodología y lineamientos que se van a establecer en el desarrollo del programa, encaminados a la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de los documentos.
b)
b. Tiene como propósito brindar capacitación al personal del IDEP en temas relacionados con gestión documental, desarrollo de los programas del PGD, del plan institucional de archivos.
c)
c. Ninguna de las anteriores.
92.
¿El objetivo principal del plan institucional de capacitación es?
a)
a. Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos: liberación de espacio, trato adecuado de la información y una gestión eficiente, aumento de la productividad de la empresa y lo más importante, la conservación de los documentos a través del tiempo.
b)
b. Establecer las necesidades de sensibilización para los funcionarios y servidores del IDEP, en temas relacionados con el proceso de gestión documental.
c)
c. Contribuye a la unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión confiable de los documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo.
93.
¿Cuáles son las actividades que establece el plan institucional de capacitación?
a)
a. Establecer temas de orientación o sensibilización, según necesidades de las dependencias de la entidad.
b)
b. Establecer cronograma de sensibilización por dependencia o general.
c)
c. Realizar sensibilización.
d)
d. Controlar asistencia utilizando planilla de asistencia.
e)
e. Todas las anteriores.
94.
¿El programa de auditoría y control tiene como propósito?
a)
a. Fortalecer la gestión documental a través de acciones de evaluación y control
b)
b. Dar capacitaciones sobre el área del archivo
c)
c. Verificar que todos los documentos del archivo estén foliados
d)
d. Evaluar cada (2) meses al personal del archivo
95.
¿El objetivo principal del programa de gestión documental?
a)
a. Verificar que el archivo sea fumigado una vez al año
b)
b. Verificar y evaluar la conformidad de las actividades señaladas del programa de gestión documental con la normatividad archivística existente
c)
c. Controlar que todos los formatos de préstamo sean los adecuados
d)
d. Delegar tareas a los colaboradores
96.
Uno de los beneficios del programa de auditoría y control es:
a)
a. Lograr eficiencia, eficacia y transparencia en los procesos de gestión documental
b)
b. Generar mayor seguridad en los documentos
c)
c. Asegurar el cumplimiento del marco normativo archivístico
d)
d.Mantener desactualizados los instrumentos archivísticos
97.
¿Cuáles son los pasos para tener un debido control?
a)
a. Inventarios y TVD
b)
b. Organización, planes, métodos, principios y mecanismos de Evaluación y verificación
c)
c. Hoja de control y TRD
d)
d Li sta de chequeo y Evaluación
98.
¿Cuáles son los programas para realizar una correcta auditoría?
a)
a. Reprografía y documentos electrónicos
b)
b. Documentos esenciales y vitales
c)
c. Documentos especiales y archivo descentralizado
d)
d. Exámenes de procesos y debilidades económicas de la organización
99.
¿Qué normas o estándares de control y seguimiento administrativo se relacionan con los procesos del programa de auditoría y control?
a)
a. MECI, ISO 19000 e ISO 19001
b)
b. OSHA Y PIGA
c)
c. SIGA Y ONAC
d)
d. Todas las anteriores
100.
¿Cuáles son las fases para el proceso de auditoría?
a)
a. Fase preliminar, fase de planificación, fase de ejecución y fase de seguimiento y mejora
b)
b. Fase de planificación, fase de preparación y fase de finalización
c)
c. Fase de auditoría, fase de informe y fase de seguimiento
d)
d. Fase de informe, fase de ejecución y fase de planificación
101.
¿Cuáles son las clases de auditorías más comunes en la gestión documental?
a)
a. Auditoría de calidad y auditoría de gestión
b)
b. Auditoría operacional y auditoría integral
c)
c. Auditoría interna y auditoría externa
d)
d. Son correctas A y C
102.
¿Cuáles son los criterios que se tienen en cuenta al momento de realizar una auditoría?
a)
a. Auditar la totalidad de procesos
b)
b. Priorización según el resultado de auditorías internas anteriores
c)
c. Un requerimiento específico y cambios a nivel estructural o normativo
d)
d. Todas las anteriores
103.
¿Quienes verifican el cumplimiento del programa de gestión documental mediante auditorías?
a)
a. Gerente operativo
b)
b. Grupo de archivo
c)
c. Auditores del grupo de archivo y gestión documental
d)
d. Área de verificación
104.
¿El programa anual de auditoría interna de gestión, es independiente de la oficina de control interno?
a)
a.No
b)
b. Si
c)
c. Algunas veces
d)
d. Cumplen con lo mismo
105.
El programa de auditoría y control en conjunto con el sistema de gestión de seguridad a la información se encargan de concertar:
a)
a.Actividades de formación del talento humano
b)
b.Actividades del diagnóstico de los equipos de microfilmación
c)
c. Actividades de identificación de los documentos vitales y esenciales
d)
d. Actividades orientadas al análisis, evolución y tratamiento de riesgos asociados a la gestión de la información de la entidad
106.
¿Qué actividades se realizan al momento de controlar la información?
a)
a. Capacitación e incentivos
b)
b. Canalización de cuentas, control de autorizaciones
c)
c. Preventivos de detección, de compensación y de dirección
d)
d. Ninguna de las anteriores
107.
¿Porque se tienen en cuenta los indicadores de control para controlar la información?
a)
a. Sirven para realizar compras
b)
b. Permiten medir y realizar comparaciones a través del tiempo de la entidad
c)
c. Para medir las instalaciones de la entidad
d)
d. Ninguna de las anteriores
108.
Encontrar de forma oportuna las irregularidades que se presentan en una entidad y buscar soluciones. ¿Cual es el objetivo principal de controlar?
a)
a.No, porque solo analiza los hallazgos pero no da soluciones
b)
b. Si, porque analiza los hallazgos y proponer posibles soluciones
c)
c. No, porque solo controla ciertas áreas en su funcionamiento
d)
d. Todas las anteriores
109.
Normatividad vigente que regula la gestión de documentos electrónicos:
a)
a. Ley 597
b)
b. Decreto 1747 del 2000
c)
c. Decreto 2364 de 2012
d)
d. Todos los anteriores
110.
La firma electrónica está regida por la siguiente norma:
a)
a. Decreto 2609 del 2012
b)
b. Ley 1712 del 2014
c)
c. NTC 1485
d)
d. NTC 5029
111.
Tipo de seguridad dentro del documento electrónico:
a)
a. Códigos
b)
b. Cifrado y encriptación
c)
c. Claves biométricas
d)
d. Ninguno de los anteriores
112.
¿Cual de estos soportes integran los documentos electrónicos?
a)
a. Cajas
b)
b. Carpetas
c)
c. Backup
d)
d. Cinta magnetica
113.
Firmas digitales:
a)
a. Escritos en papel
b)
b. Certificado firmado manualmente
c)
c. Visualización instantánea
d)
d. Datos criptográficos con la identidad de la persona
114.
Según el decreto 2609 los tipos de firma electrónica son:
a)
a. Firma manuscrita
b)
b. Contrafirma
c)
c. Forma autógrafo
d)
d. Ninguna de las anteriores
115.
Hace parte como componente del documento electrónico:
a)
a. Expediente
b)
b. Fichero
c)
c. Metadatos
d)
d. Archivo
116.
Los sistemas de almacenamiento de un documento electrónico son:
a)
a. USB,CD, Cintas magnéticas
b)
b. DAS,NAS,SAM
c)
c. Papel,carpetas, cajas
d)
d. Todas las anteriores
117.
Una de las características del documento electrónico es:
a)
a. Vulnerabilidad
b)
b. Inalterabilidad
c)
c. ILegible
d)
d. Distorsionado
118.
Un documento electrónico cuenta con:
a)
a. Seguridad
b)
b. Foliación
c)
c. Datos
d)
d. Todas las anteriores
119.
Los documentos electrónicos sirven como soportes:
a)
a. Desinformativos
b)
b. Testimoniales
c)
c. Probatorios
d)
d. B y C son correctas
120.
Un documento electrónico tiene:
a)
a. Solo remitente
b)
b. Solo destinatario
c)
c. Remitente y destinatario
d)
d. Ninguna de las anteriores
121.
¿Que tipo de documentos digitales existen?
a)
a. Textuales, multimedia, hipertextos
b)
b. Legales, manuales, digitales
c)
c. Textuales, científicos, legales
d)
d. Académicos, multimedia, hipertextos
122.
De los siguientes¿Cuál es un proceso de preservación digital?
a)
a. Emulación
b)
b. Reprografía
c)
c. A y B son correctas
d)
d. Ninguna de las anteriores
123.
¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?
a)
A. Conjunto de documentos de carácter judicial y administrativo
b)
B. Testimonio material de un hecho o acto realizado
c)
C. Conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona natural o juridica
d)
D. Todas las anteriores
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