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WorksheetsEl archivo
Total questions: 15
Worksheet time: 8mins
En la empresa, cuando hablamos del archivo, entendemos que se trata de:
Un conjunto ordenado de mercancía que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.
Un conjunto ordenado de herramientas tecnológicas que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.
Un conjunto ordenado de documentos que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.
Un conjunto ordenado de material de oficina que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.
Las empresas disponen de archivo por:
Ø Imperativo histórico. La historia de la empresa obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
Ø Interés de los directivos. La información se encuentra en los documentos.
Ø Imperativo legal. La ley obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
Ø Interés propio. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones empresariales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.
Ø Consejo legal. La ley aconseja guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
Ø Interés de la sociedad. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones sociales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.
Ø Imperativo legal. La ley obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.
Ø Interés de los consumidores. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones de consumo; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.
El archivo es
la memoria de la empresa, y, como tal, hay que atenderlo y cuidarlo con esmero.
la historia de la empresa, y, como tal, hay que tratar de cuidarlo por si acaso
la memoria de la empresa, pero no es necesario tenerlo
la memoria de la empresa, necesaria para ser estudiada por los nuevos trabajadores
Las funciones del archivo se pueden concretar en las siguientes:
+ Guardar la documentación. + Facilitar localización de los documentos.
+ Constituir un centro de información. +Cumplir con los mandatos judiciales
+ Custodiar la documentación. + Tener localizados los documentos.
+ Constituir un centro de información no muy activo + Cumplir con lo establecido en las normas de la propia empresa
+ Guardar, conservar y custodiar la documentación. + Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos. +Constituir un centro activo de información. + Cumplir con las disposiciones legales.
+ Conservar la documentación. + Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos. + Constituir un centro poco acrtivo de información. + Cumplir con las disposiciones legales.
Los documentos también tienen su ciclo vital que consta de cuatro fases:
Nacimiento: Cuando se generan. Madurez: Durante el tiempo que trabajamos con ellos. Declive: cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos. Muerte: Cuando ya no sirven y se eliminan.
Creación:. Cuando se crean los documentos Madurez: cuando cumplen 10 años Declive: cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos. Muerte: Cuando ya no sirven y se eliminan.
Nacimiento: Cuando se generan los documentos Madurez: cuando cumplen 7 años Declive: Comienza cuando el cliente o proveedor ya no existe Muerte: Cuando se tiran a la papelera
Creación: Cuando se crean los documentos Madurez: cuando cumplen 10 años Declive: Comienza cuando el cliente o proveedor ya no existe Muerte: Cuando se tiran a la papelera
El Código de Comercio
al que todas las empresas están sujetas, establece la obligación de conservar ciertos documentos.
al que todas las empresas están sujetas, aconseja conservar ciertos documentos.
al que todas las empresas están sujetas, establece la obligación de conservar todos documentos.
al que todas las empresas están sujetas, aconseja conservar ciertos documentos de RRHH solo
Si tenemos en cuenta el grado de centralización de la información los archivos son:
+ Archivo activo + Archivo semiactivo + Archivo definitivo
+ Archivo activo + Archivo descentralizado
+ Archivo mixto
+ Archivo centarlizado + Archivo semiactivo
+ Archivo mixto
+ Archivo centralizado + Archivo descentralizado + Archivo mixto
Atendiendo a la frecuencia con que se consulta la documentación los archivos son:
Ø Archivo centralizado
Ø Archivo descentralizado
Ø Archivo mixto
Ø Archivo Activo
Ø Archivo descentralizado
Ø Archivo mixto
Ø Archivo activo
Ø Archivo semiactivo
Ø Archivo definitivo
Ø Archivo activo
Ø Archivo semiactivo
Ø Archivo mixto
Archivo centralizado
En este caso, la documentación se reparte entre diversas secciones y pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.
Combina lo mejor de los sistemas descentralizado y mixto, para aprovechar las ventajas y evitar en lo posible los inconvenientes.
La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde el que se atiende a los distintos departamentos
Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha
Archivo descentralizado
En este caso, la documentación se reparte entre diversas secciones y pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.
La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde el que se atiende a los distintos departamentos
Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha.
Para la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavía no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarla o porque sigue teniendo valor para la empresa
La modalidad que es muy utilizada y requiere tres niveles de archivo:
1.Nivel básico: archivo individual
2. Nivel intermedio: archivo departamental
3. Nivel superior: archivo general
es el archivo centralizado
es el archivo descentralizado
es el archivo mixto
es el acrchivo activo
Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha.
Archivo mixto
El archivo activo
El archivo semiactivo
El archivo definitivo o inactivo
Para la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavía no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarla o porque sigue teniendo valor para la empresa.
El archivo activo
El archivo semiactivo
El archivo definitivo o inactivo
Archivo mixto
Para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia o actualidad, siguen teniendo un valor histórico o documental para la empresa.
Archivo mixto
El archivo activo
El archivo semiactivo
El archivo definitivo o inactivo
Esta técnica consiste en convertir los documentos en papel en imágenes digitales, empleando la tecnología del escaneado.
Microfilmación
Digitalización
Archivo activo
Streaming
