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Diagnóstico Gestión Documental

Total questions: 25

Worksheet time: 13mins

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1.

1. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor y debe ser objeto de conservación

a)

Documento Histórico

b)

Documento

c)

Documento Oficial

d)

Documento de Archivo

2.

Designación genérica que se aplica indistintamente al documento individual, a la serie, al subgrupo, o al fondo:

a)

Unidad Documental

b)

Pieza Documental

c)

Grupo Documental

d)

Tipo Documental

3.

Son caracteres externos de los documento

a)

Forma, Formato, Cantidad, Fecha

b)

Clase, Tipo, Origen Funcional, Forma

c)

Contenido, Entidad Productora, Cantidad, Clase

d)

Clase, Tipo, Forma, Formato

4.

Cumplido su proceso administrativo, el documento adquiere una dimensión histórica, es decir cobra un valor:

a)

Primario

b)

Secundario

c)

Permanente

d)

Temporal

5.

Documentos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida

a)

Específicos

b)

Facilitativos

c)

Testimoniales

d)

Dispositivos

6.

Es función del Archivo General de la Nación “formular, orientar, coordinar y

a)

Evaluar periódicamente la gestión documental

b)

Controlar la política nacional de archivos

c)

Archivar la documentación histórica del país

d)

Impartir formación archivística

7.

Se denomina norma reguladora del quehacer archivístico del país a:

a)

Estatuto Anticorrupción

b)

Reglamento General de Archivos

c)

Código Disciplinario Único

d)

Estatuto Antitrámite

8.

Las entidades de la administración pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de

a)

Correo electrónico

b)

Fax

c)

Correo Certificado

d)

Teléfono

9.

Para suministrar información a su personal de empleados, las empresas utiliza

a)

Circulares

b)

Informes

c)

Constancias

d)

Memorandos

10.

El conducto regular en un organigrama significa el:

a)

Camino directo en la atención de visitante

b)

Recorrido directo de los documentos

c)

Uso regulado del reglamento de trabajo

d)

Relación directa según líneas de autoridad

11.

Derecho de los ciudadanos a acceder a todas las comunicaciones que les concierne directa o indirectamente

a)

Derecho de petición

b)

Derecho a la información

c)

Derecho a los documentos públicos

d)

Derecho a la consulta

12.

Para la recepción de documentos, solicitudes, y atención de requerimientos, los despachos públicos deben disponer de:

a)

Oficina de Control Interno

b)

Información

c)

Ventanilla Única

d)

Correo Electrónico

13.

El valor administrativo del documento es relativo a

a)

La edad del documento

b)

El tratamiento de la información

c)

La cantidad de la información

d)

La entidad u organismo que le produce

14.

El acuerdo por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas es:

a)

050 de 2001

b)

060 de 2000

c)

060 de 2001

d)

061 de 2001

15.

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”

El anterior concepto pertenece a:

a)

comunicaciones

b)

Comunicaciones oficiales

c)

Correspondencia

d)

Documento

16.

los términos de vencimiento que establece la ley, para dar respuesta a una comunicación oficial, se cuenta a partir de:

a)

la fecha de realización del documento

b)

la fecha de recibo del documento

c)

un día después de radicado el documento

d)

el día de radicado del documento

17.

Dentro de los procesos de gestión documental, el proceso que tiene que ver con la gestión de las comunicaciones y documentos es:

a)

Producción

b)

Planeación

c)

Organización

d)

gestión y trámite

18.

Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento

a)

CCD

b)

TRD

c)

TVD

d)

PGD

19.

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Este concepto hacer referencia a:

a)

Documento

b)

Documento de archivo

c)

Expediente

d)

Serie

20.

La operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación es:

a)

Clasificación

b)

Descripción

c)

Foliación

d)

Ordenación

21.

La recomendación es que una carpeta debe tener máximo...

a)

100 folios

b)

220 folios

c)

150 folios

d)

200 folios

22.

Acto de enumerar las hojas y se ubica en la parte superior derecha en sentido del documento, no se debe tachar

a)

radicación

b)

foliación

c)

descripción

d)

numeración

23.

Las transferencias de documentos del archivo de gestión al central se conocen como

a)

Transferencia primaria

b)

Transferencia transitoria

c)

Transferencia secundaria

d)

Transferencia principal

24.

Se conoce como Ley General de Archivos

a)

060 de 2001

b)

590 del 2001

c)

060 del 2000

d)

594 del 2000

25.

Según el valor documental los documentos que se conservan en el archivo histórico tienen un valor

a)

Primario

b)

Secundario

c)

Importante

d)

Relevante