WorksheetsDiagnóstico Gestión Documental
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1. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor y debe ser objeto de conservación
Documento Histórico
Documento
Documento Oficial
Documento de Archivo
Designación genérica que se aplica indistintamente al documento individual, a la serie, al subgrupo, o al fondo:
Unidad Documental
Pieza Documental
Grupo Documental
Tipo Documental
Son caracteres externos de los documento
Forma, Formato, Cantidad, Fecha
Clase, Tipo, Origen Funcional, Forma
Contenido, Entidad Productora, Cantidad, Clase
Clase, Tipo, Forma, Formato
Cumplido su proceso administrativo, el documento adquiere una dimensión histórica, es decir cobra un valor:
Primario
Secundario
Permanente
Temporal
Documentos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida
Específicos
Facilitativos
Testimoniales
Dispositivos
Es función del Archivo General de la Nación “formular, orientar, coordinar y
Evaluar periódicamente la gestión documental
Controlar la política nacional de archivos
Archivar la documentación histórica del país
Impartir formación archivística
Se denomina norma reguladora del quehacer archivístico del país a:
Estatuto Anticorrupción
Reglamento General de Archivos
Código Disciplinario Único
Estatuto Antitrámite
Las entidades de la administración pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de
Correo electrónico
Fax
Correo Certificado
Teléfono
Para suministrar información a su personal de empleados, las empresas utiliza
Circulares
Informes
Constancias
Memorandos
El conducto regular en un organigrama significa el:
Camino directo en la atención de visitante
Recorrido directo de los documentos
Uso regulado del reglamento de trabajo
Relación directa según líneas de autoridad
Derecho de los ciudadanos a acceder a todas las comunicaciones que les concierne directa o indirectamente
Derecho de petición
Derecho a la información
Derecho a los documentos públicos
Derecho a la consulta
Para la recepción de documentos, solicitudes, y atención de requerimientos, los despachos públicos deben disponer de:
Oficina de Control Interno
Información
Ventanilla Única
Correo Electrónico
El valor administrativo del documento es relativo a
La edad del documento
El tratamiento de la información
La cantidad de la información
La entidad u organismo que le produce
El acuerdo por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas es:
050 de 2001
060 de 2000
060 de 2001
061 de 2001
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”
El anterior concepto pertenece a:
comunicaciones
Comunicaciones oficiales
Correspondencia
Documento
los términos de vencimiento que establece la ley, para dar respuesta a una comunicación oficial, se cuenta a partir de:
la fecha de realización del documento
la fecha de recibo del documento
un día después de radicado el documento
el día de radicado del documento
Dentro de los procesos de gestión documental, el proceso que tiene que ver con la gestión de las comunicaciones y documentos es:
Producción
Planeación
Organización
gestión y trámite
Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento
CCD
TRD
TVD
PGD
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Este concepto hacer referencia a:
Documento
Documento de archivo
Expediente
Serie
La operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación es:
Clasificación
Descripción
Foliación
Ordenación
La recomendación es que una carpeta debe tener máximo...
100 folios
220 folios
150 folios
200 folios
Acto de enumerar las hojas y se ubica en la parte superior derecha en sentido del documento, no se debe tachar
radicación
foliación
descripción
numeración
Las transferencias de documentos del archivo de gestión al central se conocen como
Transferencia primaria
Transferencia transitoria
Transferencia secundaria
Transferencia principal
Se conoce como Ley General de Archivos
060 de 2001
590 del 2001
060 del 2000
594 del 2000
Según el valor documental los documentos que se conservan en el archivo histórico tienen un valor
Primario
Secundario
Importante
Relevante
