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WorksheetsOrganización y Archivo de documentos
Total questions: 21
Worksheet time: 15mins
Podemos archivar los documentos, en función de su frecuencia de uso, en archivos:
Centralizado – Descentralizado
De gestión – Central – Histórico.
Públicos – Privados.
Activos –Semiactivos – Inactivos.
Los archivos informáticos se organizan:
De manera aleatoria a medida que los creamos.
Por su fecha de creación.
Siguiendo una ordenación de carpetas y archivos con
una estructura jerárquica en forma de árbol.
De manera automática por su fecha de creación o
modificación.
Los documentos que utilizamos frecuentemente deben ser archivados en:
Un archivo activo.
Un archivo semiactivo.
Un archivo inactivo.
La documentación empresarial debe ser conservada durante un mínimo de:
(a)
La documentación empresarial debe ser conservada durante un mínimo de:
Tres años.
Cuatro años.
Ninguna es correcta.
En un sistema numérico, el índice auxiliar que se genera cuando el número no guarda relación con el contenido del documento a archivar sirve para:
Evitar duplicidades.
Vincular cada número con el documento relacionado.
Impedir que se intercalen archivos nuevos.
La principal ventaja del sistema numérico es que:
Permite intercalar documentos.
Evita duplicar referencias.
Necesita índice auxiliar.
Las nóminas y los seguros sociales se suelen archivar siguiendo el sistema:
Alfanumérico.
Cronológico.
Numérico.
En el sistema alfanumérico:
Se combinan letras griegas y números romanos.
Se mezclan letras y números, de manera que primero se sitúan las letras y luego los números.
Se utilizan números y letras, en el orden más adecuado en cada caso.
¿En qué se diferencian los datos de la información?
No se diferencian. Datos e información son sinónimos.
La información permite tomar decisiones; los datos, por si solos, no.
Los datos son los resultados obtenidos de tratar la información.
Cuando el volumen de documentos es muy elevado es preferible utilizar un archivo:
En formato electrónico.
En formato papel.
Que integre varios archivos, cada uno con una parte similar en extensión del documento.
Cualquier empresa que trabaje con datos personales en España está obligada a:
Notificar a la SGAE (Sociedad General de Autores) la existencia de un fichero de datos.
Redactar un documento de seguridad y firmar contratos de encargo.
Ninguna respuesta es correcta.
Para evitar accesos externos indeseados a un equipo informático conectado a Internet se suele:
Realizar copias de seguridad con frecuencia.
Instalar un antivirus.
Instalar un firewall.
¿Qué necesitamos para digitalizar un documento impreso?
(a)
¿Qué debemos instalar para evitar accesos externos indeseados en un servidor u ordenador conectado a internet?
(a)
La gestión de archivos en un único lugar se llama:
Única.
Descentralizada.
Centralizada.
Organizada.
El conjunto de documentos acumulados en el transcurso de la gestión de alguna actividad y que se deben conservar, se denomina ...
(a)
¿Con qué otro nombre podemos llamar al archivo activo?
(a)
¿Cómo se llama la palabra clave que sirve de referencia para ordenar los nombres de acuerdo con el sistema alfabético?
(a)
Es el que emplea una empresa en la que cada departamento tiene su propio archivo.
(a)
Estos archivos han de tener un nombre y una ruta de localización, y se deben organizar en carpetas, siguiendo una estructura jerárquica en forma de árbol.
(a)
