WorksheetsCHUYÊN ĐỀ 4 KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
Total questions: 74
Worksheet time: 44mins
1. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư, “Hồ sơ” được giải thích là?
Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ là tập tài liệu không có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ là tập các văn bản, tài liệu không liên quan với nhau về một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, không nhất thiết hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
cả a, b, c
Theo Luật Lưu trữ năm 2024, nhận định nào sau đây chính xác:
Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư
Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định hiện hành
Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc
Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư, “Lập hồ sơ” được giải thích là?
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những ................. nhất định.
tình huống cụ thể
giải pháp
tính chất
Theo Luật Lưu trữ năm 2024, nhận định nào sau đây chính xác?
Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành
Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành
Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 05 năm, tính từ năm kết thúc công việc
Quy định về việc phê duyệt và ban hành Danh mục hồ sơ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức .... được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.
ký duyệt
phê chuẩn
phê duyệt
xem xét
Nhận định sau đúng hay sai? Giải thích?
Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
Đúng vì theo khoản 1 điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP yêu cầu khi lập hồ sơ thì Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
Sai vì theo khoản 1 điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ không nhất thiết phải liên quan đến nhau
Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 giải thích: Văn bản là ...........được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc kýhiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đƣợc trình bàyđúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
vật mang tin
phương tiện
công cụ
thông tin thành văn
Theo quy định hiện hành: Hồ sơ điện tử là tập hợp ............... có liên quan với nhau về mộtvấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệmvụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân
các văn bản điện tử
file điện tử
thông tin điện tử
Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức gồm:
A. Hồ sơ công việc
B. Hồ sơ nguyên tắc
C. Hồ sơ nhân sự
D. Cả 3 phương án trên
Hãy điền đáp án đúng vào khoảng trống sau: Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về ..............hoặc có cùng đặc trƣng nhƣ tên loại, tác giả, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị
một tình huống
một sự kiện
một con người
Hãy điền đáp án đúng vào khoảng trống sau: Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản ..............., văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
hành chính
chuyên ngành
cá biệt
Hãy điền đáp án đúng vào khoảng trống sau: Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan về một ............ cụ thể (hồsơ đảng viên; hồ sơ công chức viên chức; hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh...).
vấn đề
sự việc
sự kiện
Hãy điền đáp án đúng vào khoảng trống sau: Trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện, giải quyết công việc lập, được tiến hành đồng thời với .............. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo đầy đủ thành phần tài liệu, văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc,chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu.
quá trình kết thúc công việc
quá trình giải quyết công việc
quá trình giám sát
quá trình thi công
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà chưa được ............. Hồ sơ này do ngƣời làm lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn.
bó gói
cho vào cặp, hộp
sắp xết lên giá, tủ
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là ....................được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành vănbản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng
phần cứng
chương trình
máy tính
Theo quy định hiện hành: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải ................... tạo lập,soạn thảo văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, cho phép quản lý văn bản, tài liệu từ giai đoạn văn thư cho đến chuyển giao hồ sơ vào lưu trữ
sao chép tính năng
cập nhật
theo dõi
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Quản lý hồ sơ trong cơ quan, tổ chức được hiểu là .............. thực hiện các hoạt động từ tạo lập văn bản; sử dụng văn bản, tài liệu để giải quyết công việc hiện hành; tập hợp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ và lựa chọn hồ sơ để lưu trữ, sử dụng. Các công việc trong quy trình có liên quan chặt chẽ với nhau về mặt nghiệp vụ thuộc nội dung công tác văn thư, công tác lưu trữ và được pháp luật quy định.
hình thức
quá trình
việc
cách
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; ......................., tài liệu vào Lưu trữ cơquan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
tập hợp
sắp xếp
theo dõi
Hãy chọn đáp án chính xác nhất cho nội dung sau: Yêu cầu của việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ
a, Tuân thủ quy định pháp luật hiện hành; thuận lợi trong việc quản lý và sử dụng
b, Đảm bảo giá trị, tính toàn vẹn của tài liệu
c, cả a, b
d, Theo Luật Quản lý sử dụng tài sản công;
Nhận định sau đúng hay sai vì sao?
Hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần,đúng thời hạn và trình tự, thủ tục theo quy định.Văn bản, hồ sơ, tài liệu trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyếtcông việc phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụngđúng mục đích.
Sai vì theo khoản 1 Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan không phải đủ thành phần,đúng thời hạn và trình tự, thủ tục theo quy định
Đúng vì theo khoản 1 Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định Hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần,đúng thời hạn và trình tự, thủ tục theo quy định
Nhận định nào sau đây là chính xác nhất?
Hồ sơ phải được lập và quản lý theo các nguyên tắc, phương pháp quy định, bảo đảm cho việc tra cứu khi cần thiết được thuận tiện, nhanh chóng, chính xác
Hồ sơ được lập và quản lý khoa học phải đủ các yếu tố bên trong và bên ngoài.
Bên trong hồ sơ phải giữ lại được đầy đủ tài liệu có giá trị, tài liệu được sắp xếp theo phương pháp khoa học. Bên ngoài hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố: tác giả, tiêu đề, số hồ sơ, thời gian của tài liệu trong hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ. Qua đó tạo thuận lợi trong quản lý, tra tìm tài liệu, trích dẫn và viện dẫn khi cần thiết.
Cả a, b, c
Hãy chọn đáp án chính xác nhất cho khoảng trống sau: Hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách khách quan, chân thực và có giátrị để nghiên cứu. Do vậy, văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải ............và đầy đủ, được bảo quản an toàn.
có giải pháp
có giá trị
toàn vẹn
đúng hình thức
Lựa chọn những tài liệu phản ánh nội dung nào của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ
đúng chức năng
đúng nhiệm vụ
để biết
để tham khảo
Hãy chọn đáp án chính xác nhất cho khoảng trống sau: Khi lập hồ sơ phải lựa chọn những tài liệu ............... trước mắt và lâu dài, đồng thời xem xét tính đầy đủ, toàn diện, hệ thống và vaitrò, ý nghĩa của từng loại văn bản, giấy tờ trong hồ sơ.
A. Có giá trị
B. Bản gốc
C. Bản chính, bản sao hợp pháp
D. Cả A, B, C
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm nào sau đây đối với việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ:
chỉ đạo,kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ
quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức
Lập Danh mục hồ sơ
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Người đứng đầu bộ phận hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc gì sau đây:
chỉ đạo, kiểmtra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới
Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
Trực tiếp chỉnh lý tài liệu
Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc nào sau đây:
Lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ, tài liệu của đơn vị
Tham mưu quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu trong cơ quan
Nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
Tham mưu trong việc soạn thảo ký ban hành văn bản của cơ quan
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về ................ tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
số lượng
thành phần
nội dung
ký ban hành văn bản
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ bao nhiêu năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
10 năm
20 năm
70 năm
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được cá nhân nào trong cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưutrữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu
người đứng đầu cơ quan, tổ chức
người đứng đầu bộ phận hành chính
người đứng đầu đơn vị
người đứng đầu tổ chức xã hội
Hãy chọn đáp án chính xác nhất cho khoảng trống sau: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải ...... hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơquan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
lập Danh mục hồ sơ của cơ quan
Viết mục lục toàn bộ hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị
Viết chứng từ kết thúc cho toàn bộ hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị
Hãy chọn đáp án chính xác nhất cho khoảng trống sau: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những ................. được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
hồ sơ đã giải quyết xong
hồ sơ đã quyết toán xong
hồ sơ đã lập xong
Nội dung nào sau đây là tác dụng của Danh mục hồ sơ?
a, Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua hệ thốnghồ sơ.
Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lƣu trữ và phục vụ sử dụng.
b, Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quảnlý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thƣ đƣợc chặt chẽ và khoa học
c, Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; gópphần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đốivới việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan.
Cả a, b, c
Đối với Danh mục hồ sơ điện tử: Trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, danh mục hồ sơ là .........để thực hiện lập hồ sơ ngay từ khi hồ sơ được mở, xác định, duy trì các thuộc tính và thông tin của văn bản tài liệu trong hồ sơ bảo đảm độ tin cậy, tính xác thực, tính pháp lý và sự toàn vẹn, không bị sửa đổi, sailệch cho đến khi kết thúc hồ sơ và chuyển giao, bảo quản, sử dụng trong lưu trữ. Để xây dựng được danh mục hồ sơ điện tử, bên cạnh các căn cứ xác định khung đề mục, tiêu đề hồ sơ; tên đơn vị, ngƣời lập hồ sơ; thời hạn bảo quản như đối với danh mục hồ sơ truyền thống, phải có khung phân loại thông tin hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức và mã hồ sơ bởi nếu không gắn mã hồ sơ thì không thể liênkết văn bản về hồ sơ, không thể phân biệt và tra tìm hồ sơ.
phương tiện
giải pháp
biện pháp
Căn cứ để xây dựng Danh mục hồ sơ?
a, Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức;
b, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức(nếu có).
c, Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hằng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơnvị và của mỗi cá nhân; DMHS của những năm trước;
Cả a, b, c
Quy trình xây dựng DMHS:
a, Xây dựng khung đề mục của DMHS
b, Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc ngƣờilập
c, Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
d, Cả a, b, c
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Khung đề mục của DMHS được xây dựng theo ............ hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan,tổ chức để chọn khung đề mục DMHS cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đƣợcđầy đủ, chính xác và thuận tiện.Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ củacác đơn vị đƣợc phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục DMHS theo cơ cấu tổchức.Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõràng thì xây dựng khung đề mục DMHS theo lĩnh vực hoạt động.
mặt hoạt động
ngành
lãnh thổ
Tên đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ là:
tên lĩnh vực hoạt động
tên cơ quan
Các căn cứ bắt buộc khi lập Danh mục hồ sơ là:
chương trình kế hoạch, nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị
nhiệm vụ, công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
Bảng đánh giá phân loại hàng năm
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được ...... của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
nội dung
thành phần hồ sơ
số lượng văn bản
trình trạng vật lý của hồ sơ
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo ..... hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảoquản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức(nếu có).
Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Mục lục văn bản
Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ trong Danh mục hồ sơ: Các đề mục ....được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.- Các đề mục ... (nếu có) trong từng đề mục ...được đánh số riêng bằng chữ số Ả-rập.- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
lớn, nhỏ, lớn
nhỏ, lớn, nhỏ
vừa, nhỏ, lớn
lớn, vừa, nhỏ
Tổ chức xây dựng, ban hành DMHS:
Văn thư xây dựng dự thảo DMHS của cơ quan, tổ chức.
Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan trong cơ quan, tổ chức về dự thảo DMHS;
Hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành.
Cá nhân xây dựng và trình lãnh đạo cơ quan ban hành
Tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ theo cách 2
Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của người làm văn thư, lưu trữ.
Văn thư tổng hợp DMHS của các đơn vị thành dự thảo DMHS chungcủa cơ quan tổ chức; tiến hành bổ sung, chỉnh sửa nếu cần thiết.
Hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chínhđể trình ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành.
Lãnh đạo đơn vị xây dựng trình thủ trưởng cơ quan ban hành Danh mục hồ sơ
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: DMHS của cơ quan, tổ chức sau khi được ban hành sẽ gửi ............ liên quan để tổ chức thực hiện. Mỗi đơn vị trong cơ quan giữ mộtbản DMHS để làm căn cứ lập hồ sơ của đơn vị mình.
cá nhân
Người đứng đầu cơ quan
tổ chức chính trị
Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động căn cứ Danh mục hồ sơ để làm gì:
Xác định những hồ sơ phải lập
chuẩn bị bìa hồ sơ
thu thập tài liệu vào hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Cuối năm, các đơn vị, cá nhân căn cứ vào đâu để rà soát, tổng hợp số lượng, tình trạng lập hồ sơ. Đối với những công việc kết thúc thì tiến hành hoàn thiện, kết thúc hồ sơ. Đối với những công việc chưa kết thúc thì chuyển hồ sơ sang DMHS năm sau, ghi chú vào DMHS.
Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu
Mục lục văn bản
Sổ đăng ký văn bản
Khi lập hồ sơ cần phải đảm bảo thực hiện các bước theo thứ tự như thế nào?
A. Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ
B. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Phân định hồ sơ; Kết thúc hồ sơ
C. Kết thúc hồ sơ, Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
D. Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Phân định hồ sơ;
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Để đáp ứng yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, theo hướng dẫn hiện hành, DMHS phải ................. theo quy định của pháp luật vềcông tác văn thư, DMHS được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống.
đầy đủ các yếu tố cấu thành
phân loại
sắp xếp
theo dõi
Quy trình lập hồ sơ công việc có mấy bước
a) 3 bước
b) 4 bước
c) 5 bước
d, 6 bước
Trách nhiệm mở hồ sơ theo DMHS hoặc theo kế hoạch công tác là của đối tượng nào sau đây:
Lãnh đạo đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
Thủ trưởng cơ quan
Người đứng đầu bộ phận hành chính
Hãy chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Đối với hồ sơ điện tử: Sau khi DMHS được ban hành, Văn phòng, bộ phậnhành chính cập nhật DMHS cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Cá nhân tự cập nhật, bổ sung ..................Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sởdữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thƣ,lƣu trữ.
danh mục hồ sơ tài liệu giấy
Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu
Mục lục văn bản
Để lập và quản lý hồ sơ, Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đáp ứng các yêu cầu chức năng nào sau đây?
+ Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ trong Hệ thống; Bảo đảm tạo mã cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản,tài liệu trong hồ sơ;+
Liên kết toàn bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả không cùng mã hồ sơ trong Hệ thống;
+ Bảo đảm liên kết các trường thông tin trong DMHS của từng hồ sơ với toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ; Bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ đƣợc lập của một tài khoảncụ thể;+
Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ được tạo bởi nhiều tài khoản khác nhau mà không cần nhân bản; Cho phép kết xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sangđịnh dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tàiliệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ58
Liên kết toàn bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả có cùng mã hồ sơtrong Hệ thống để tạo thành hồ sơ;
Đối với hồ sơ giấy: Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm nào sau đây?
Thu thập,cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảođảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo,tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình...bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Tiêu hủy hồ sơ có thời hạn bảo quản Vĩnh viễn
Đối với hồ sơ điện tử:- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện ..........
Cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019của Bộ Nội vụ trên Hệ thống,
Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quảnlý điều hành, giải quyết công việc;
Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ:
Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;+ Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo văn bản đi.
Cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
Rà soát lại, kiểm tra toàn bộ văn bản, tàiliệu có trong hồ sơ;
loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp;
xác định lại thời hạnbảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp;
hoàn thiện, kết thúc hồ sơ
Chuyển hồ sơ vào Danh mục hồ sơ của năm sau để lập hồ sơ
Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Người lập hồ sơ thực hiện tiếp những công việc nào sau đây:
Viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
Đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên
Viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Viết mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu
Đối với hồ sơ điện tử, người lập hố sơ thực hiện những công việc nào sau đây:
Biên mục văn bản trong hồ sơ
Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ
Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về DMHS, thành phần hồ sơ nộp lưu hằng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo;
Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ;
Thành phần hồ sơ, tài liệu không phải nộp lưu vào Lưu trữ hiện hành gồm:
Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc
Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì)
Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo, không thuộc nội dung hồsơ
Hồ sơ công việc có thời hạn bảo quản từ 05 năm năm trở lên
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào?
trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc
sau thời hạn 03 tháng, kể từ ngày côngtrình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
Sau thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc
trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày côngtrình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ hiện hành, đơn vị, cá nhân phải lập hai bản (mỗi bên giữ một bản) những tài liệu nào sau đây:
"Mục lục văn bản"
“Mục lục hồ sơ, tàiliệu nộp lưu”
“Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.
Danh mục hồ sơ
Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm nào sau đây:
kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục;
liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ;
Phổ biến quy trình lập hồ sơ điện tử
tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Loại hồ sơ tài liệu nào sau đây phải nộp lưu vào Lưu trữ hiện hành:
Các hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
Hồ sơ công việc
Hồ sơ nhân sự
Chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào ........ đúng thời hạn và bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
lưu trữ hiện hành
Kho Lưu trữ tài liệu nghe nhìn
Chọn đáp án đúng cho khoảng trống sau: Hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào............... sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
lưu trữ lịch sử
lưu trữ hiện hành
Trong quá trình thực thi công vụ, nhiệm vụ được giao, chuyênviên được giao nhiệm vụ có liên quan đến văn bản, hồ sơ tài liệu thuộc phạm vibí mật nhà nước cần xác định rõ nội dung nào sau đây: ........................ đốivới việc quản lý, sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước.Việc quản lý, sử dụng phải bảo đảm đúng mục đích, thẩm quyền, trình tự, thủtục theo quy định của pháp luật.
các hành vi bị cấm
trách nhiệm của mình
trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
a) Các hành vi bị nghiêm cấm trong bảo vệ hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước: .... - Sử dụng thiết bị có tính năng thu, phát tín hiệu, ghi âm, ghi hình trong hộinghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nƣớc dưới mọi hình thức khi chưa được người có thẩm quyền cho phép.- Đăng tải, phát tán tài liệu bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin đạichúng, mạng Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông.
Làm lộ, chiếm đoạt, mua, bán hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước; làm sai lệch, hư hỏng, mất tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Soạn thảo, lưu giữ tài liệu có chứa nội dung bí mật nhà nước trên máytính hoặc thiết bị khác đã kết nối hoặc đang kết nối với mạng Internet, mạngmáy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp lưu giữ bí mật nhà nước theo quyđịnh của pháp luật về cơ yếu.
- Thu thập, trao đổi, cung cấp, chuyển giao hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nướctrái pháp luật; sao, chụp, lƣu giữ, vận chuyển, giao, nhận, thu hồi, tiêu hủy tàiliệu bí mật nhà nước trái pháp luật.- Mang hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ trái pháp luật.
Lợi dụng, lạm dụng việc bảo vệ hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nƣớc, sử dụngbí mật nhà nƣớc để thực hiện, che giấu hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạmquyền và lợi ích hợp pháp hoặc cản trở hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Truyền đưa văn bản, tài liệu bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin,viễn thông trái với quy định của pháp luật về cơ yếu.- Chuyển mục đích sử dụng máy tính, thiết bị khác đã dùng để soạn thảo,lưu giữ, trao đổi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ văn bản, tài liệu bí mật nhà nước.
Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản mật và chuyển cho người có thẩm quyền xem xét.
Trách nhiệm của chuyên viên trong quản lý hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước- Trách nhiệm khi tiếp cận hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước
Tuân thủ quy định của pháp luật, quy chế, nội quy của cơ quan, tổ chứcvề bảo vệ bí mật nhà nước;
Thực hiện các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước; + Sử dụng hồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước đúng mục đích;
Thực hiện yêu cầu và hướng dẫn của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lýhồ sơ, tài liệu bí mật nhà nước.
Cung cấp thông tin bí mật nhà nước cho các cá nhân trong cơ quan.
Ngày tháng của hồ sơ được ghi là
Ngày tháng kết thúc việc lập hồ sơ và đóng quyển
Ngày bắt đầu lập hồ sơ
Ngày tháng của tài liệu sớm nhất và muộn nhất trong hồ sơ
Ngày bắt đầu lập và ngày kết thúc lập hồ sơ, biên mục, đóng quyển
Trong hồ sơ có tài liệu băng đĩa ghi âm, ghi hình, phim ảnh thì được thực hiện như thế nào?
Bỏ vào hộp, xếp ở cuối hồ sơ
Xếp cùng tài liệu giấy
Để bì riêng
Để trên cùng hồ sơ
Mục lục văn bản trong hồ sơ
Để trên cùng của tập hồ sơ
Để sau cùng của tập hồ sơ
Đánh máy hoặc viết tay
Ghi mặt trong bìa sau hồ sơ
Mục đích quản lý hồ sơ gồm:
Giữ gìn bí mật của Nhà nước của cơ quan
Lưu trữ chứng cứ của cơ quan, tổ chức
Tuân thủ quy định của pháp luật
Đầy đủ thông tin cung cấp cho mọi đối tượng trong và ngoài cơ quan khi có nhu cầu
Đảm bảo thống nhất về nghiệp vụ
Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như thế nào?
Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị
Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc
Phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan cấp trên
Nhận định nào sau đây chính xác?
Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả các tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử
Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tinh khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại
Chỉ thu tất cả những tài liệu điện tử hình thành ra trong quá trình hoạt động của cơ quan
Thu tất cả tài liệu của cơ quan cấp trên
