Lưu trữ là việc lựa chọn giữ lại và tổ chức khoa học, các văn bản giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết

Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết

 Lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết

Lưu trữ là việc tổ chức khoa học, các văn bản giấy tờ tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết

Nhanh chóng, chính xác

 Chính xác, bí mật

Bí mật, nhanh chóng

Nhanh chóng, chính xác, bí mật

Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, điều hành

 Bảo đảm giữ lại chứng cứ về mọi hoạt động của tổ chức

 Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, điều hành và giữ lại chứng cứ về mọi hoạt động của tổ chức

Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, điều hành

Phân loại tài liệu đưa vào hồ sơ, mở hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, đóng quyển.

Mở hồ sơ, phân loại tài liệu đưa vào hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ, đóng quyển nộp lưu hồ sơ.

Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, phân loại tài liệu đưa vào hồ sơ, mở hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ, đóng quyển nộp lưu hồ sơ.

Phân loại tài liệu đưa vào hồ sơ, mở hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, đóng quyển, nộp lưu hồ sơ.

Tiếp nhận đăng ký văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đến, giải quyết và đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Trình và chuyển giao văn bản đến, tiếp nhận đăng ký văn bản đến, giải quyết và đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Trình và chuyển giao văn bản đến, theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận đăng ký văn bản đến, giải quyết và đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đến

Kiểm tra thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày, làm thủ tục chuyển phát văn bản đi, theo dõi chuyển phát văn bản, lưu văn bản đi

Đóng dấu cơ quan dấu mức độ khẩn mật nếu có, đăng ký văn bản đi, làm thủ tục chuyển phát văn bản đi, theo dõi chuyển phát văn bản

Kiểm tra thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày, đóng dấu cơ quan dấu mức độ khẩn mật nếu có, đăng ký văn bản đi, làm thủ tục chuyển phát văn bản đi, theo dõi chuyển phát văn bản, lưu văn bản đi, lưu văn bản đi

Đóng dấu cơ quan dấu mức độ khẩn mật nếu có, đăng ký văn bản đi

Thượng khẩn, khẩn, hỏa tốc

Hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn

Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc

Hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn

Tuyệt mật, tối mật, mật

Mật, tuyệt mật, tối mật

Tối mật, tuyệt mật, mật

Mật, tối mật, tuyệt mật

Là văn bản do cơ quan tổ chức ban hành

Là các văn bản được lưu hành trong nội bộ cơ quan tổ chức

Là văn bản do cơ quan tổ chức ban hành và được chuyển cho các cá nhân đơn vị bên ngoài

Là các văn bản tài liệu, đơn, thư từ bên ngoài được chuyển đến cơ quan đơn vị

 Là văn bản do cơ quan tổ chức ban hành và được chuyển cho các cá nhân đơn vị bên ngoài

Là các văn bản tài liệu, đơn, thư từ bên ngoài được chuyển đến cơ quan đơn vị

Là các văn bản được lưu hành trong nội bộ cơ quan tổ chức

Là các văn bản tài liệu, đơn, thư từ

1

3

4

2

Tính khoa học

Tính cơ mật

Tính khoa học và cơ mật

Tính thống nhất

Đảm bảo công tác thông tin, tư liệu nhanh chóng, chính xác

Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc cơ mật và đảm bảo công tác thông tin, tư liệu nhanh chóng, chính xác

 Nguyên tắc cơ mật

Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc cơ mật

Nhân tố tự nhiên, con người và các nhân tố thuộc về hóa học

Nhân tố tự nhiên và nhân tố con người

Nhân tố thuộc về hóa học

 Nhân tố con người

Tài liệu lưu trữ không phục vụ cho việc khai thác tra cứu sử dụng

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính

Phần lớn tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin trong tương lai

Tài liệu lưu trữ không nhất thiết phải được tập trung bảo quản trong lưu trữ để phục vụ cho việc khai thác tra cứu sử dụng

 Kinh tế, tài chính, xã hội

Kinh tế, thực tiễn, khoa học

Khoa học, xã hội, kinh doanh

Chính trị, đời sống, công việc

Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ không cần theo thời đại lịch sử

Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là 1 trong những khâu của công tác lưu trữ

 Thu thập bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ

Thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ

Chủ quan

Gián tiếp

Trực tiếp

 Khách quan

 Ý nghĩa công tác văn thư

Mục đích công tác văn thư

Yêu cầu công tác văn thư

Nội dung công tác văn thư

Chính xác về căn cứ

Chính xác hình thức

 Chính xác nội dung

Chính xác về nội dung và hình thức

Chính xác tuyệt đối, nhanh gọn, bí mật

Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại

Nhanh chóng, chính xác, hiện đại Hiện đại, bí mật, nhanh gọn, chính xác tuyệt đối

 Hiện đại, bí mật, nhanh gọn, chính xác tuyệt đối

Quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản văn bản và chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan

 Xử lý bảo quản văn bản trong và ngoài cơ quan

Xử lý và chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan

 Quản lý điều hành công tác tiếp nhận và xử lý bảo quản văn bản

Văn bản chỉ mức độ mật sẽ được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

 Văn bản chỉ mức độ khẩn sẽ được đăng ký, trình và chuyển giao chung với các loại văn bản khác

 Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

 Văn bản chỉ mức độ khẩn sẽ được đăng ký, trình và chuyển giao trong thời hạn 1 ngày làm việc

Văn thư

 Văn bản đến

Văn bản

Văn bản nói chung

Tính khoa học

Tính khoa học và tính cơ mật

Tính cơ mật

Tính nguyên tắc

Tất cả phải có dấu Đến, ngày đến và ghi số

Chỉ đóng dấu văn bản Mật

Một số văn bản phải đóng dấu Đến và ghi số

Không phải đóng dấu bất kì

Tiếp nhận đăng kí văn bản đến

Trình và chuyển giao văn bản đến

 Giải quyết văn bản đến

Kiểm tra thể thức hình thức trình bày văn bản

Loại văn bản Mật – Loại không bóc bì – Loại có bóc bì

Loại do cán bộ văn thư bóc bì – Loại văn bản Mật

 Loại không bóc bì – Loại có bóc bì - Loại do cán bộ văn thư bóc bì

 Loại không bóc bì – Loại do cán bộ văn thư bóc bì – Loại văn bản Mật

Cần soát lại bì, tránh để sót văn bản

 Không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện

Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản

Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện

Đóng dưới ngày tháng

 Đóng trên phong bì

Đóng dấu dưới tiêu đề

 Đóng dưới tiêu ngữ Đóng trên phong bì

Cơ quan ban hành.

Pháp luật.

Pháp luật hoặc cơ quan, tổ chức ban hành.

Tổ chức ban hành.

Đánh số và đăng kí riêng

Đánh số và đăng kí chung với các loại văn bản hành chính

Đánh số và đăng kí hỗn hợp với các loại văn bản

Không được đánh số và đăng kí

Lên chữ kí và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính

Lên đầu các trang văn bản

 Lên tên văn bản

Lên nội dung văn bản

 Đúng mực dấu quy định

Đúng chiều

Rõ ràng, ngay ngắn

Rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định

Lớn hơn

Tuỳ ý người làm

 Nhỏ hơn

Bằng

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội.

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lí của VB, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan và cá nhân được quản lí thống nhất.

Là một vật không có giá trị chỉ dùng để đóng dấu.

Là thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan và cá nhân được quản lí thống nhất.

Có thể đóng dấu lúc nào cũng được

Đóng chỗ nào cũng được

Thích đóng thì đóng

 Chỉ đóng lên văn bản giấy tờ khi đã có chữ kí của cấp có thẩm quyền

Có thể đóng dấu lúc nào cũng được

Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản do cơ quan ban hành

Thích đóng thì đóng

Đóng chỗ nào cũng được

Dấu đỏ

 Dấu màu

Dấu bay

 Dấu nổi

Dấu xanh

Dấu mật

 Dấu bay

 Dấu màu

Dấu phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan và được quản lí chặt chẽ

Khi dùng dấu xong phải cọ rửa sạch sẽ

Dấu có thể cho nhiều người cùng giữ

Dấu phải luôn được nạp mực mỗi lần sử dụng

 Dấu phải luôn được nạp mực mỗi lần sử dụng

Dấu có thể cho nhiều người cùng giữ

Khi dùng dấu xong phải cọ rửa sạch sẽ

Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ

Dấu bị mòn, hư hỏng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

Khi dùng dấu xong phải cọ rửa sạch sẽ

 Dấu có thể cho nhiều người cùng giữ

Dấu phải luôn được nạp mực mỗi lần sử dụng

Dấu phải luôn được nạp mực mỗi lần sử dụng

Khi dùng dấu xong phải cọ rửa sạch sẽ

Mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an

Dấu có thể cho nhiều người cùng giữ

Phân loại, mở, vào sổ, trình duyệt, chuyển giao

Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu, vào sổ, trình duyệt, chuyển giao

Đóng dấu, mở, phân phối, vào sổ, trình duyệt, chuyển giao

Phân loại, mở, đóng dấu, vào sổ, trình duyệt, chuyển giao

Mở văn bản đến

Xem xét văn bản đến

Xử lý văn bản đến

 Quản lý văn bản đến

 Nhận vào sổ công ăn đến

Nộp công văn cho cấp trên 

 Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo

Làm sổ ghi chép tài liệu

 Sau khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản

 Trong khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản

Khi được yêu cầu kiểm tra lại

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản

Chỉ được đóng dấu vào những văn bản đã hoàn thiện về nội dung và có chữ ký của người có thẩm quyền

Con dấu của cơ quan phải được bảo quản tại trụ sở của cơ quan trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc con dấu phải được bảo quản tại nhà cá nhân chịu trách nhiệm quản lý con dấu để tiện cho việc sử dụng

 Có thể đóng dấu của cơ qua mình vào các văn bản do cơ quan tổ chức khác ban hành

Đối với cơ quan nhà nước có thể đóng dấu cả trong và ngoài giờ hành chính

Người đứng đầu cơ quan

Cán bộ văn thư

Người chịu trách nhiệm

Không ai cả

Các văn bản đều phải được tập trung tại phòng văn thư để đăng ký và quản lý thống nhất

 Văn bản đến không cần chuyển qua thủ trưởng đơn vị, tránh văn phòng, trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đến phải được sử lý nhanh chóng chính xác giữ bí mật theo quy định của nhà nước

Khi nhận văn bản phải ký váo sổ chuyển giao văn bản ở bộ phận văn thư

 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

 Nguyên tắc xử lý văn bản đến

Nguyên tắc văn bản đến khẩn cấp

 Nguyên tắc văn bản đến quan trọng

Mục đích của công tác văn thư

Ý nghĩa của công tác văn thư

Yêu cầu của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư

Văn bản đắng kí tại văn thư

Văn bản không thuộc diện đăng kí tại văn thư

 Văn bản Mật

Văn bản đã bóc bì

 Đóng lúc nào cũng được

 Đóng chỗ nào cũng được

Thích đóng thì đóng

Đối với cơ quan Nhà nước không đóng dấu ngoài giờ hành chính

 Khẩn cấp

 Khẩn

Hỏa tốc

Thượng khẩn