Font size
WorksheetsMaximize Your Time - p3
Total questions: 10
Worksheet time: 7mins
Trong kỹ thuật Quản lý thời gian Getting Things Done (GTD), mục tiêu là:
Có việc nào cũng đều cần làm xong ngay
Mọi công việc không bỏ sót
Mọi công việc được hoàn thành đúng hạn, đúng mức độ ưu tiên
Mọi công việc cần hoàn thành trong tương lai đều được hoạch định và có lộ trình thực hiện rõ ràng
Cho tất cả công việc vào một nơi lưu trữ rồi lên kế hoạch thực hiện sau
Sắp xếp các bước thực hiện kĩ thuật GTD theo đúng thứ tự
A. Sắp xếp: Phân bổ nhiệm vụ vào đúng danh mục (VD: Hôm nay, Tuần này, Tuần sau,...)
B. Ghi lại: Lưu trữ các việc cần làm
C. Làm rõ: Xác định nhanh mỗi đầu việc cần làm gì để xử lý
D. Thực hiện: Thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên
E. Review: Thường xuyên kiểm tra để cập nhật to-do list
B > C > A > D > E
B > C > A > E > D
C > A > B > D > E
A > B > C > D > E
Với ma trận Eisenhower (4D), 2 yếu tố giúp bạn cân nhắc xếp loại cho các công việc là:
Mức độ Phức tạp & Tính Khẩn cấp
Mức độ Quan trọng & Tính Khẩn cấp
Mức độ Phức tạp & Người giao việc
Mức độ Quan trọng & Người giao việc
Hãy lựa chọn các phương án đúng theo phương pháp Eisenhower (4D):
Task quan trọng & khẩn cấp: Làm ngay
Task quan trọng nhưng không khẩn cấp: Loại bỏ
Task không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy thác cho người khác hoặc làm ngay nếu không mất thời gian
Task không quan trọng & không khẩn cấp: Làm ngay
Có những mẹo gì để giúp bạn cân nhắc hoặc nói “Không” với một lời đề nghị mới:
Yêu cầu thông tin qua email hoặc tin nhắn để có thời gian xem xét
Không nên từ chối, cần thể hiện sự nhiệt tình bằng cách tiếp nhận mọi lời nhờ vả, đề nghị công việc mới
Hỏi “Khi nào?” để xác định thời hạn cụ thể
Nói với người đề nghị rằng bạn rất muốn hỗ trợ, nhưng sẽ khó đảm bảo hiệu quả công việc như kỳ vọng của họ
Nói “Không” ngay, không cần giải thích lý do
Tương tự quy tắc Pareto, ___ % công việc bạn làm sẽ đem lại 80% giá trị bạn đóng góp cho tổ chức, và bạn nên ưu tiên nhiều thời gian, công sức cho các công việc này:
20
40
60
80
Để đạt được trạng thái dòng chảy (Flow state), bạn nên:
(Flow state: Khi bạn tập trung, hạnh phúc, và đạt trạng thái hiệu suất cao nhất trong công việc)
Tìm kiếm những nhiệm vụ có độ khó hơi cao hơn khả năng hiện tại
Uống thật nhiều cafe mỗi ngày để tập trung cao độ
Liên tục nâng cấp năng lực của bản thân
Làm những công việc dễ, đã quen thuộc cách làm
Thời điểm phù hợp để thực hiện việc ra quyết định và các công việc liên quan tới số liệu cho những người “Cú đêm” (Night Owl) là lúc nào?
Sáng sớm
Sáng
Chiều muộn và tối
Đêm
Có những mẹo gì để tổ chức/ tham gia họp hiệu quả?
Xem xét vấn đề có cần tổ chức họp hay chỉ cần chat, trao đổi nhanh là đủ
Chờ vào lịch họp rồi thảo luận, không cần agenda trước
Tránh nói sang những chủ đề không liên quan
Không cần có mục tiêu đầu ra của cuộc họp
Bạn có thể sử dụng Google Calendar như một công cụ giúp Quản lý thời gian, bằng cách:
Tạo lịch reminder cho đầu việc có deadline và giải phóng trí não khỏi nó tạm thời
Đặt lịch cố định cho các công việc đem lại nhiều giá trị nhất (MVAs)
Book lịch order trà chiều cùng đồng nghiệp
Phân loại các lịch bằng màu sắc để dễ quét nhanh lịch trình trong ngày
