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WorksheetsMF0978.UD1-GESTIÓN DE ARCHIVOS
Total questions: 40
Worksheet time: 20mins
Se define archivo como:
Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública en el transcurso de su gestión
Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión
Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución privada, en el transcurso de su gestión
Una de las principales diferencias entre un almacén de papel y un archivo es:
En el almacén de papel es difícil consultar documentos mientras que en el archivo la consulta de documentos se lleva a cabo de forma ágil
El archivo es difícil consultar documentos mientras que en el almacén de papel la consulta de documentos se lleva a cabo de forma ágil
En el almacén de papel los documentos están ordenados y clasificados mientras que en el archivo están los papeles apilados en montones.
Las oficinas son:
Espacios de trabajo donde se tramitan los documentos, pero no donde se conservan y acumulan
Espacios de trabajo donde se tramitan los documentos y donde se conservan.
Espacios de trabajo donde se tramitan los documentos y donde se acumulan
La Ley protege la gestión de archivos, obligando a sus responsables a:
Conservarlos y protegerlos, siempre en lugares adecuados para ello
Evitar la apropiaciones de los mismos y su destrucción sin tener autorización de los órganos competenetes
Las dos opciones anteriores son correctas
Según la mayor o menor intensidad del valor de los documentos se pueden distinguir las siguientes etapas:
1ª etapa: archivo de gestión
2ª etapa: archivo central
3ª etapa: archivo intermedio
4ª etapa: archivo histórico
1ª etapa: archivo inicial
2ª etapa: archivo secundario
3ª etapa: archivo terciario
4ª etapa: archivo cuaternario
1ª etapa: archivo de apertura
2ª etapa: archivo posterior
3ª etapa: archivo penúltimo
4ª etapa: archivo último
La primera etapa, archivo de gestión, se encarga de....
Recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta de estos es esporádica
Recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia
Custodia los documentos cuando están en estado de trámite y su uso es muy frecuente.
La segunda etapa, archivo central, se encarga de....
Recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta de estos es esporádica
Recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia
Custodia los documentos cuando están en estado de trámite y su uso es muy frecuente.
La tercera etapa, archivo intermedio, se encarga de....
Recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta de estos es esporádica
Recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia
Custodia los documentos cuando están en estado de trámite y su uso es muy frecuente.
La cuarta etapa, archivo histórico, se encarga de....
Recibir la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta de estos es esporádica
Recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia
Recibir la documentación que tiene un valor secundario y la conserva de forma permanente al servicio de investigación y la cultura.
La clasificación de los documentos según su frecuencia de utilización, clasifica como archivo activo:
Los documentos poco consultados
Los documentos de valor histórico
Los documentos del año y consulta frecuente
La clasificación de los documentos según su frecuencia de utilización, clasifica como archivo semiactivo:
Los documentos poco consultados
Los documentos de valor histórico
Los documentos del año y consulta frecuente
La clasificación de los documentos según su frecuencia de utilización, clasifica como archivo inactivo:
Los documentos poco consultados
Los documentos de valor histórico
Los documentos del año y consulta frecuente
Dentro de la organización de un archivo, podemos definir la clasificación como:
Operación archivística que consiste en la adscripción de las unidades documentales a las diferentes categorías y grupos que reflejan la estructura del fondo documental
Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
Espacio de trabajo donde se tramitan los documentos, pero no donde se conservan y acumulan
Los principales sistema de clasificación estudiados en clase son:
Clasificación orgánica. funcional y por materias
Clasificación primaria, secundaria y terciario
Clasificación relevante, importante e indiferenete
La clasificación orgánica es aquella que...
Reúne las series documentales según los asuntos o materias que aborda.
Separa los distintos grupos tomando como referencia las funciones y las actividades de la institución
Establece los grupos según la procedencia de la documentación, reflejando así la estructura orgánica de la institución
La clasificación funcional es aquella que...
Reúne las series documentales según los asuntos o materias que aborda.
Separa los distintos grupos tomando como referencia las funciones y las actividades de la institución
Establece los grupos según la procedencia de la documentación, reflejando así la estructura orgánica de la institución
La clasificación por materias es aquella que...
Reúne las series documentales según los asuntos o materias que aborda.
Separa los distintos grupos tomando como referencia las funciones y las actividades de la institución
Establece los grupos según la procedencia de la documentación, reflejando así la estructura orgánica de la institución
En el proceso de organización, señala la respuesta correcta con respecto a la ordenación:
Se lleva a cabo de forma posterior a la clasificación
Consiste en establecer, secuencias naturales numéricas, cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación
Las dos respuestas anteriores son correctas
La ordenación alfabética consiste en:
Utilizan números correlativos para ordenar expedientes
La utilización de las letras del alfabeto como criterio para la ordenación
Ordenar los documentos según la fecha en que se han tramitado
La ordenación numérica consiste en:
Utilizan números correlativos para ordenar expedientes
La utilización de las letras del alfabeto como criterio para la ordenación
Ordenar los documentos según la fecha en que se han tramitado
La ordenación cronológica consiste en:
Utilizan números correlativos para ordenar expedientes
La utilización de las letras del alfabeto como criterio para la ordenación
Ordenar los documentos según la fecha en que se han tramitado
El objetivo principal de un archivo es:
Dar una buena imagen de orden y limpieza
Disponer de una documentación organizada, cuya información sea en cada momento recuperable para su uso
Hacer trabajar a los empleados de forma innecesaria
La finalidad de los índices es:
Dar una buena imagen de orden y limpieza
El control y localización de todos los documentos o expedientes que constituyen cada una de las series documentales
Hacer trabajar a los empleados de forma innecesaria
Cuando nos referimos al procedimiento de registro y archivo hablamos del medio físico sobre el que se plasma la información del documento, de acuerdo al material empleado; papel, audiovisual, informático.... Este concepto se define como:
Organización
Soporte
Oficina
Los archivos de los que se dispone en una institución son:
Siempre en formato papel
Siempre en formato electrónico
En formato papel o en formato electrónico
La información digital dentro de un archivo se pueden encontrar en los siguientes soportes:
Disquetes, CR-ROM y expedientes físicos
Discos duros, DVD y archivos impresos
Disquetes, discos duros y memorias de USB
El equipamiento del archivo para cumplir con su finalidad, debe cumplir una serie de condiciones:
Favorecer la rápida identificación del contenido y asegurar una buena conservación de los documentos
Dar un especto de limpieza y categoría superior
Estar preparado para soportar una ampliación en el futuro y provocar en el trabajador la sensación de limpieza
Como mobiliario de archivo se puede destacar:
Carpetas de anillas y armarios
Estanterías y carpetas suspendidas
Estanterías y armarios
Como material para contener documentos podemos destacar:
Carpetas de anillas y cajas de archivo
Estanterías y armarios
Carros para carpetas colgantes y armarios
A medida que una empresa va creciendo, lo hace también el volumen de documentos. Para reducir el volumen de papel físico en los archivos se puede:
Destruir la documentación que no esté en la primera etapa de archivo documental
Eliminar la documentación a medida que no es útil en el día a día
Digitalizar los documentos que estén en papel
El proceso de digitalizar consiste en:
Transformar los documentos en papel a un formato digital
Transformar los archivos en formato digital a formato papel
Hacer copias de seguridad de los archivos en formato digital
Una de las funciones principales de un archivo es garantizar la conservación de los documentos. Esta acción de conservación consiste en:
Retrasar o prevenir el deterioro de los documentos, creando unas condiciones óptimas de preservación
La intervención sobre los documentos dañados o deteriorados, con el propósito de facilitar su comprensión
Dejar los documentos en la oficina sin derivarlos al archivo, evitando así su deterioro
La acción de restauración de los documentos estropeados en un archivo, consiste en:
Retrasar o prevenir el deterioro de los documentos, creando unas condiciones óptimas de preservación
La intervención sobre los documentos dañados o deteriorados, con el propósito de facilitar su comprensión
Dejar los documentos en la oficina sin derivarlos al archivo, evitando así su deterioro
El servicio de expurgo y destrucción que se lleva a cabo en los archivos consiste en:
Selección y retirada de los documentos que no forman parte del año ciclo económico actual
Selección y retirada de documentos que han perdido su vigencia
Selección y retirada de los documentos que ya no son necesarios en la oficina
El sistema operativo se define como:
Una serie de programas enfocados a la gestión contable de una empresa
Una serie de programas que permiten al usuario la administración eficaz de los recursos de su ordenador
Una serie de programas que permiten a los informáticos crear nuevos programas a partir de las necesidades de los usuarios
Señala la respuesta correcta con respecto a los directorios o carpetas en el ordenador:
Ocupan espacio en función de los caracteres que contenga en su nombre
Ocupan un espacio muy pequeño de la memoria del ordenador
No ocupan espacio por sí mismas, sino por los archivos que contienen
¿Qué opciones podemos hacer con las carpetas o directorios de un ordenador?
Copiar, crear y eliminar
Mover y modificar nombre
Las dos opciones son correctas
Para garantizar la integridad de los sistemas informáticos, es necesario llevar a cabo un control de acceso. Dentro de este control, la autenticación es:
El proceso por el cual un usuario autenticado puede usar los recursos de una organización
El proceso de verificación de la identidad del usuario, generalmente cuando se entra en el sistema o se accede a una base de datos
El proceso por el cual el usuario introduce su DNI y su contraseña recibida por SMS
Para garantizar la integridad de los sistemas informáticos, es necesario llevar a cabo un control de acceso. Dentro de este control, la autorización es:
El proceso por el cual un usuario autenticado puede usar los recursos de una organización
El proceso de verificación de la identidad del usuario, generalmente cuando se entra en el sistema o se accede a una base de datos
El proceso por el cual el usuario introduce su DNI y su contraseña recibida por SMS
La pérdida de información se puede deber a múltiples causas. Por ello es necesario planificar copias de seguridad, con la finalidad de....
Duplicar la información más importante y salvaguardar los documentos.
Poder enviarlos de forma rápida a un abogado si nos hackean el PC
Que cada trabajador tenga una copia de su trabajo diario para la evaluación de los objetivos laborales
