Giao tiếp một cách có hiệu quả và đúng với đạo đức trong nhóm làm việc

Phối hợp để cải thiện hoạt động viết theo nhóm

Giao tiếp với những người có các đặc điểm khác nhau

Xung đột lành mạnh là xung đột về những vấn đề chứ không phải là xung đột về cá tính. Xung đột giữa các cá nhân như là những tấn công cá nhân, có thể hại một nhóm, làm ảnh hưởng đến tinh thần và ý chí làm việc của nhóm hoặc thậm chí có thể làm cho nhóm bị chia rẽ. Nếu người đứng đầu về vận tải để bụng lời khuyên cá nhân của luật sư và cho rằng “ông không hiểu gì cả, còn tôi, tôi đã việc 15 năm nay rồi” thì tình hình có thể đáng sợ hơn. Sự tuân theo (sự phù hợp): Các thành viên trong nhóm có nên cố gắng tuân theo không?

Để tăng hiệu quả làm việc nhóm, các nhóm sẽ đặt ra các nguyên tắc, quy tắc, luật lệ mà các thành viên nhóm phải tuân thủ như lịch trình, thời gian làm việc, kế hoạch làm việc của nhóm. Đây là những vấn đề cơ bản cần có sự đồng ý của tất cả các thành viên trong nhóm.

Các thành viên trong nhóm quản trị khủng hoảng trên có thể không đồng ý việc xe buýt tạm dừng hoạt động, nhưng các vấn đề cơ bản như thời gian và địa điểm họp nhóm thì nên được sự đồng ý của tất cả.

Đối với những vấn đề cần được giải quyết trong nhóm để đạt được mục tiêu thì không nhất thiết tất cả phải đồng ý để thể hiện sự tuân theo bởi vì áp lực phải tuân theo để đi đến thống nhất.

Đồng thuận có nghĩa là đạt được một quyết định tốt nhất phản ánh suy nghĩ của tất cả các thành viên trong nhóm.

Nếu ai đó bỏ lỡ một phần việc phải giao nộp hoặc bỏ lỡ cuộc họp nhóm thì sẽ như thế nào? Anh ta hay là cô ta thông báo với nhóm ra sao? Việc này có thể gây ra những hậu quả gì?

Nếu ai đó cần giúp đỡ để hoàn thành một nhiệm vụ? Anh ta hay cô ta nên xử lý việc này như thế nào?

Điều gì xảy ra nếu hai thành viên trong nhóm có xung đột? Nên giải quyết như thế nào?

Những quyết định nào sẽ là quan trọng nhất cho nhóm của chúng ta?

Điều gì xảy ra nếu hai thành viên trong nhóm có xung đột? Nên giải quyết như thế nào?

Những quyết định nào sẽ là quan trọng nhất cho nhóm của chúng ta? Cách thức chúng ta đưa ra những quyết định đó nên như thế nào?

Hãy mô tả cách thức đưa ra phản hồi tích cực và tiêu cực.

Làm thế nào để đưa ra phản hồi tích cực và tiêu cực?

Hãy mô tả cách đưa ra phản hồi mà không làm tổn thương người khác.

Tại sao không nên phóng đại khi đưa ra phản hồi?

Tại sao nên sử dụng từ đại từ 'tôi' trong các phát biểu phản hồi?

Trình tự nào nên được sử dụng khi đưa ra phản hồi?

Khi bạn nộp phần việc mình làm muộn, tôi cảm thấy tức giận bởi vì nó làm chậm những phần còn lại của dự án. Chúng ta cần kết quả nghiên cứu của bạn trong hôm nay để bắt đầu làm đề cương báo cáo. Tôi muốn bạn xem xét việc tìm kiếm cách nào đó để hoàn thành công việc đúng thời hạn, để chúng ta có thể làm việc hiệu quả hơn và đáp ứng chặt chẽ yêu cầu về thời hạn cuối cùng của chúng ta. Bạn nghĩ sao?

Các bạn nghĩ gì?

Khi bạn [làm điều này], tôi cảm thấy [thế này], vì [như vậy và như vậy]

Nếu ai đó giới thiệu một chủ đề không liên quan đến cuộc họp, bạn có thể không để tâm đến nó.

Chúng ta phải tìm hiểu lý do mà Sa không hoàn thành nhiệm vụ là gì:

Bạn có trách nhiệm là một thành viên đóng góp đầy đủ cho nhóm, hành xử có đạo đức, và xử sự với những người khác một cách tôn trọng.

Bạn có trách nhiệm là một thành viên đóng góp đầy đủ cho nhóm, hành xử có đạo đức, và xử sự với những người khác một cách tôn trọng. Nhưng mục đích của nhóm không phải là để phát triển tình bạn suốt đời hoặc để giải quyết việc quản lý thời gian của người khác hoặc là giải quyết các vấn đề cá nhân. Nếu ai đó bị bệnh, bạn có thể quyết định gia hạn một thời hạn, nhưng bạn không cần phải tiêu tốn quá nhiều thời gian của một cuộc họp để nói về bệnh đó.

Khuyến khích mọi sự đóng góp, thậm chí ngay cả khi người ta không đồng ý. Bạn có thể không thích những gì ai đó nói, nhưng những sự khác biệt sẽ đóng góp hữu ích cho sự xung đột hiệu quả. Hãy thử đáp lại những ý kiến đó theo cách không đe dọa và có tính xây dựng. Nếu bầu không khí trở nên căng thẳng tạm thời, bạn có thể đưa ra một bình luận nhẹ nhàng, có thể cười lên, hoặc đưa ra một lời khen để khôi phục lại sự hài hòa và đưa nhóm về phía trước.

Nhằm trực tiếp vào các xung đột dai dẳng. Nếu xung đột giữa các cá nhân phát triển thành một phần thường xuyên trong các tương tác nhóm, cách tốt nhất là nhắm trực tiếp vào các xung đột đó. Làm việc thông qua xung đột với tư cách một nhóm có thể không vui, nhưng nó sẽ mang lại cho bạn sự hiểu biết lớn hơn và đạt mức năng suất cao hơn. Cần có một nhà quản trị dũng cảm nói: “Tôi muốn nói về cách chúng ta tương tác với nhau trong các cuộc họp. Có vẻ như chúng ta thường làm cho cuộc họp kết thúc như chiến tranh - nó không hiệu quả, và một ai đó luôn bị tổn thương. Mọi người thấy vậy không? Chúng ta có thể làm khác được không?”

Khi bạn đồng ý tham gia vào một nhóm, bạn chấp nhận các tiêu chuẩn nhất định về hành vi.

Khi bạn đồng ý tham gia vào một nhóm, bạn chấp nhận các tiêu chuẩn nhất định về hành vi đạo đức. Một trong những tiêu chuẩn này là phải đặt lợi ích của nhóm trước lợi ích cá nhân. Để làm việc nhóm đạt được hiệu quả tốt cần tập trung vào những mục tiêu chung của nhóm, tránh những mục tiêu chỉ đem lại lợi ích cho cá nhân, như thế sẽ ảnh hưởng đến công việc của toàn bộ nhóm. Thành viên trong nhóm cũng có một trách nhiệm đạo đức để tôn trọng các nhu cầu về tính toàn vẹn và cảm xúc của người khác. Các ý tưởng của mọi người nên được đối xử với sự tôn trọng, và không nên để ai cảm thấy lòng tự trọng bị tổn thương. Các thành viên của nhóm nên được khuyến khích để cho ra sản phẩm công việc tốt nhất của họ, hơn là cảm thấy bị phê bình vì không đạt chuẩn. Cuối cùng, mỗi thành viên có một trách nhiệm đạo đức để thúc đẩy sự vững mạnh và lợi ích chung của nhóm - kiềm chế trước tin đồn phá hoại, những cuộc họp độc đoán và hành động huỷ hoại công việc của nhóm. Ví dụ, khi Yankee Alex Rodriguez ở New York thừa nhận sử dụng các chất kích thich để tăng hiệu suất, hành vi của anh ta gây tranh cãi và làm tổn thương thanh danh toàn bộ đội tuyển. Hành vi của mỗi thành viên nhóm có thể phá hoại khả năng đạt được các mục tiêu của nhóm.

Sự phức tạp ngày càng tăng tại nơi làm việc tạo ra những khó khăn về thời gian và chuyên môn đối với bất kỳ ai viết một mình các tài liệu dài hay phức tạp. Các văn bản phổ biến thường được viết theo nhóm trong các tổ chức như: đề xuất bán hàng, các báo cáo khuyến nghị/đề xuất, các trang Web, các phân tích tài chính và các dự án.

Xác định các yêu cầu của dự án

Xác định các mục tiêu của dự án: ai là độc giả và bạn muốn kết quả gì?

Xác định thành phần dự án: bạn cần nghiên cứu cái gì, những chủ đề nào bạn phải tiếp cận và bạn sẽ tạo ra những phần nội dung nào?

Quyết định cách thức chia sẻ thông tin: bạn sẽ cộng tác trực tuyến như thế nào, và khi nào bạn gặp gỡ trực tiếp?

Tạo một kế hoạch dự án

Phân chia công việc rõ ràng: Những nhiệm vụ nào phù hợp với thế mạnh và quyền lợi của mỗi thành viên trong nhóm?

Tạo một kế hoạch dự án: Nhiệm vụ sẽ hoàn thành bởi ai

Phân chia công việc rõ ràng: Những nhiệm vụ nào phù hợp với thế mạnh và quyền lợi của mỗi thành viên trong nhóm?

Tạo một kế hoạch dự án: Nhiệm vụ sẽ hoàn thành bởi ai và khi nào?

Bắt đầu với một đề cương: những phần chủ yếu nào có trong sản phẩm cuối cùng?

Nếu nhiều người khác nhau viết các phần khác nhau, phong cách nào các bạn sẽ dùng (ví dụ trang trọng như thế nào?)

Mỗi thành viên của nhóm sẽ chuẩn bị phần chuyên môn của mình như thế nào?

Dành đủ thời gian để chỉnh sửa các bản thảo: Việc hoàn thành bản dự thảo đầu tiên một ngày trước khi dự án đến hạn là không đủ thời gian.

Hãy xem xét một số lời khuyên về việc bình luận trên bài viết của cộng sự trong phần tiếp theo.

Chắc chắn rằng bạn có một 'tiếng nói' riêng trong dự án: báo cáo cuối cùng cần phải mạch lạc và có gắn kết.

Chủ trương mỗi thành viên trong nhóm xem xét lại toàn bộ dự thảo: tìm ra các lỗi trong nội dung (những khoảng trống hay lặp lại...) và xem lại phong cách viết có hiệu quả không.

Chủ trương mỗi người đọc và kiểm tra lỗi tài liệu cuối cùng: bạn chịu toàn bộ trách nhiệm cho phiên bản cuối cùng.

Hãy rõ ràng về việc giao nộp: ai sẽ là người trình bày một cách trang trọng phiên bản cuối cùng, theo định dạng nào, và khi nào?

Ví dụ về một kế hoạch dự án đơn giản: Phân công công việc trong nhóm: Viết một kế hoạch kinh doanh.

Viết một kế hoạch kinh doanh

Đưa ra bình luận về bài viết của cộng sự

Những lời khuyên đối với việc bình luận về bài viết của đồng nghiệp

Sử dụng từ "Tôi" (không nói "Bạn cần phải làm cho rõ ràng hơn điều này..." mà hãy nói "Tôi chưa rõ chỗ này...").

Bình luận một cách hữu ích - nhưng ít thôi. Bạn không cần phải chỉ ra các lỗi chính tả như nhau hàng chục lần.

Nhấn mạnh người viết khi đưa ra ý kiến phản hồi tích cực, và nhấn mạnh văn bản (hơn là người viết) khi đưa ra phản hồi tiêu cực.

Tránh việc giành quyền kiểm soát văn bản. Hãy chấp nhận rằng bạn đang đọc bài viết của người khác, không phải của bạn.

Mặc dù làm việc trong các nhóm có thể là một thách thức, nhưng những công nghệ như wikis, Google Docs... có thể giúp bạn quản lý tài liệu và hạn cuối giao việc.

Wikis là các trang web mà ở đó nhóm người cộng tác trên các dự án và chỉnh sửa nội dung của những người khác.

Nhiều doanh nghiệp đang áp dụng wiki để sản xuất ra những kết quả hữu ích.

Quá trình làm việc được cải thiện: Wiki tạo ra sự dễ dàng để chia sẻ thông tin, những đóng góp của các thành viên và theo dõi ai đã tạo ra những thay đổi trong tài liệu và khi nào.

Hợp tác tốt hơn. Bởi vì Wiki bao gồm các công cụ tương tác, chẳng hạn như chat và blog, các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp dễ dàng.

Đóng góp nhiều hơn. Wikis tạo ra sân chơi bình đẳng, cho phép những người dùng đóng góp như nhau từ bất cứ nơi nào trên thế giới.

Những kết quả công việc tốt hơn. Với sự hợp tác và đóng góp nhiều hơn, những người sử dụng có thể mong đợi những kết quả của dự án tốt hơn.

Kiến thức quản trị được cải thiện. Bởi vì thông tin được lưu trữ trong một vị trí trung tâm, kiến thức dễ dàng được lưu giữ hơn và dễ dàng được lấy ra hơn.

Email ít hơn. Các tình huống nghiên cứu cho thấy rằng các nhân viên tham gia vào một wikis nhận được ít email và trải nghiệm một luồng giao tiếp có tổ chức hơn.

Các cuộc họp ít hơn. Với truyền thông và chỉnh sửa trực tuyến tốt hơn, wikis có thể làm giảm số lượng các cuộc họp trực tiếp.

Công nghệ đằng sau wikis tương đối là đơn giản. Được thiết kế như một trang web, Wikis khá trực quan để sử dụng và có thể kết hợp chặt chẽ các liên kết, video, bản tin, và các tính năng web khác.