WorksheetsGestion des Dossiers Papier
Total questions: 24
Worksheet time: 15mins
Qu'est-ce que le classement ?
Le rangement des dossiers selon des normes prédéfinies.
Un processus de stockage permanent des informations.
Une méthode de classement uniquement pour les documents électroniques.
Quels sont les enjeux du classement ?
Faciliter la recherche d'informations.
Améliorer la prise de décision
Rendre les documents inaccessibles.
Quels sont les critères essentiels à considérer lors de l'organisation des fichiers ?
Le coût
Le Temps d'accès
La Formation du personnel
La sécurité
Quelles sont les deux phases du classement?
Mise en place d'un cadre de classement et classement proprement dit
Création de catégories et archivage des documents
Identification des documents et conservation des archives
Quels sont les objectifs du classement?
Obligation légale et nécessité vitale
Amélioration de la qualité du travail
Accès rapide aux documents
Quels facteurs influencent le choix d'un bon classement?
Accessibilité , sécurité et coût
Efficacité, rapidité et accessibilité
Simplicité, clarté et organisation
Comment le classement doit-il être effectué ?
(a)
Quels sont les modes de classement principaux ?
Classement alphabétique
Classement alphanumérique
Classement chronologique
Classement numérique
Classement idéologique ou thématique
Qu'est-ce qu'un mot directeur dans le classement alphabétique ?
(a)
Quelle norme a été définie par l'Association Française de Normalisation ?
Z 44 001
Z 44 002
Z 44 003
Le nom propre d'une personnes peut être considéré comme un mot directeur?
Vrai
Faux
Quels articles et particules sont considérés comme partie du nom à classer ?
Vrai
Faux
Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème.
Vrai
Faux
QUELS SONT LES PRINCIPAUX TYPES D’ARCHIVAGE ?
Archivage physique des documents.
Archivage numérique des fichiers.
Archivage hybride combinant papier et numérique.
L’OBJECTIF DE L’ARCHIVAGE
Conserver et garder les documents de l’entreprise en bon état.
Les retrouver ou les restituer à tout moment.
La théorie archivistique du cycle de vie du document organise le cycle de vie du document à travers trois périodes :
Les archives courantes
Les archives intermédiaires
Les archives définitives
Archives permanents
Archives Immédiats
Quels est le processus qui permet de transformer un fichier physique en un fichier numérique ?
(a)
Quelles sont les étapes de l'archivage Physique?
Préparation matérielle
Rangement
Préparation Intellectuelle
Conditionnement
Destruction
Quels supports sont nécessaires pour l'archivage électronique ?
Disques durs classiques
Disques optiques
Disques worm
Les cartons
Le mobilier de rangement
Quels éléments doivent être éliminés pour une bonne conservation des documents ?
Les pièces métalliques
Les pochettes plastiques
Les classeurs à anneaux
Les chemisettes
Quels sont les moments clés pour archiver des documents ?
Le changement de personnel
Les locaux devenus insalubres
La réorganisation d’un service
Le déménagement ou le réaménagement des bureaux
Quels sont les avantages d'un bon système de classement ?
Limitation de l'accès aux informations et confusion dans les documents.
Augmentation des coûts de stockage et complexité de gestion.
Amélioration de la productivité et réduction du temps de recherche.
Quel type de classement est le plus adapté pour les documents sensibles ?
Classement chronologique sans restrictions.
Classement sécurisé avec accès restreint.
Classement par ordre alphabétique.
La méthode de classement par Thème est-elle efficace ?
Vrai
Faux
