los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse y llevarse a cabo un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma. Lo anterior sustentado en el parágrafo del Artículo 47 la Ley 594 de 2000.

La entidad donde trabaja viene adelantando una jornada de limpieza y desinfección de documentos y le solicitan que revise la aplicación de los procedimientos de limpieza sobre el material documental y metodologías que se puedan aplicar sobre los diversos soportes sin alterarlos. Estos procedimientos deben realizarse de acuerdo con los estándares descritos en la normativa vigente para el manejo de archivos de la función pública.

Algunos folios de años anteriores se encuentran con polvo y hongos y van acompañados de concentración de humedad, por lo tanto, usted debe

de acuerdo con los estándares descritos por el Archivo General de la Nación en su Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y de Documentos de Archivo, cuando la documentación se encuentra afectada por hongos y contiene humedad se debe realizar un proceso de desecación, el cual consiste en “dejar los folios extendidos sobre hojas de papel periódico blanco y en las horas laborales agilizar la ventilación usando ventiladores de pie, dirigidos contra los muros, nunca directamente sobre la documentación y buscando que circule el aire”

el aumento de la circulación del aire en el depósito permite que se sequen debidamente los documentos para proceder a continuación con la respectiva limpieza y desinfección, preservando, de esta manera, la información de los mismos.

En las encuestas de satisfacción hay una queja importante de los usuarios por la demora que presenta el ICBF para dar respuesta a las peticiones, quejas y reclamos que se realizan a la entidad. De acuerdo con la guía para la gestión documental, el servidor público encargado de dicha recepción debe radicarla en la oficina correspondiente para su trámite. Las comunicaciones escritas que llegan al ICBF deben recibir un adecuado proceso de distribución, para que puedan ser tramitadas con diligencia y prontitud.

Usted recibe una comunicación que llega sin la firma correspondiente, frente a lo cual lo que hace es

de acuerdo con la guía para la gestión documental del ICBF las comunicaciones anónimas son aquellas que no presentan el nombre del responsable de su contenido.

"Las comunicaciones que se reciban en las áreas de Gestión Documental del ICBF y no presenten remitente personal o institucional, que no estén firmadas y que no se identifique directamente su contenido o asunto, se clasificarán como anónimas y no se radicarán, en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001, y se remitirán a la dependencia competente, o en su defecto, a la Oficina de Control Interno donde se establecerá el proceso a seguir."

En una entidad pública, hay una acumulación de documentos, los cuales están distribuidas en diferentes instalaciones, ya que no cuentan con el suficiente espacio para conservarlo en un solo lugar. Debido a que el director de la entidad requiere de alguno de los espacios para ocupar con oficinas, acude al funcionario responsable de la entidad, para que realice el apoyo en la organización, el traslado de los documentos y brinde soporte al área de gestión documental en las diferentes actividades necesarias para ello, aplicando el instrumento archivístico.

Para dar inicio a las labores solicitadas por el director, el funcionario encargado debe

según lo establecido en el artículo 2.8.2.11.1. del Decreto 1080 de 2015, uno de los lineamientos para elaborar las transferencias secundarias es entregar un inventario físico y en medio electrónico de las series documentales y de los expedientes a transferir, tarea que es propia del personal asistencial

En una entidad pública, hay una acumulación de documentos, los cuales están distribuidas en diferentes instalaciones, ya que no cuentan con el suficiente espacio para conservarlo en un solo lugar. Debido a que el director de la entidad requiere de alguno de los espacios para ocupar con oficinas, acude al funcionario responsable de la entidad, para que realice el apoyo en la organización, el traslado de los documentos y brinde soporte al área de gestión documental en las diferentes actividades necesarias para ello, aplicando el instrumento archivístico.

El funcionario, una vez hubiese organizado este archivo, tiene que

Es correcta, porque según lo estipulado en el artículo 2.8.2.11.1. del Decreto 1080 de 2015, en su parágrafo 2, los Secretarios Generales de los organismos nacionales, departamentales, distritales y municipales, deberán disponer lo pertinente para la transferencia de la documentación histórica señalada en el presente decreto, al Archivo General de la Nación y a los Archivos Generales Municipales, Distritales y Departamentales, de conformidad con los plazos y criterios establecidos en este Decreto.

En una entidad pública luego de la elaboración de las Tablas de Retención Documental - TRD, el área administrativa debe iniciar la organización de los archivos en las oficinas. Para ello, realizó un proceso de selección para contratar asistentes administrativos que apoyen parte de las funciones archivísticas. Por tanto, se requiere que cuenten con conocimientos en gestión documental.

En la oficina financiera hay varios comprobantes de egreso listos para archivar, por tanto, el asistente administrativo debe

el Decreto 2649 de 1993 “Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, en su artículo 134 establece el deber de conservación de los libros de contabilidad así: “Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones”. Por tanto se deben de ordenar los documentos teniendo en cuenta el número consecutivo dado que este se tramita consecutivamente de acuerdo a la ocurrencia de los hechos (cronológicamente).

El Archivo de Gestión de una dependencia recibe documentación de diferentes fuentes. Usando el instrumento archivístico de tabla de retención documental, el responsable observa que una de las tablas está compuesta por documentos impresos en papel térmico para el proceso técnico y otra está constituida por documentos originales, entre los cuales se hallan represados documentos pendientes de verificación como resoluciones direccionadas por el área de Correspondencia.

Igualmente, el Archivo de Gestión tiene pendiente dar respuesta a la solicitud de préstamo de carpetas del área de Control Interno, relacionadas con las respuestas a peticiones de los usuarios externos de las dos últimas semanas.

Frente a la documentación que requiere proceso técnico, se debe:

las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben, con fundamento en la tabla de retención documental, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión.

En especial, la conservación y la preservación de la documentación desde su producción hasta su disposición final, usando materiales estables que garanticen permanencia y durabilidad en el tiempo, cuestión que no permite el papel químico usado en la impresión de comunicaciones vía fax. (Acuerdo N.º 60 del 2001 del AGN, Art. 12).

En primera instancia, la selección de la documentación; luego, se clasifican los materiales en aquellos que son estables y los que no con el fin de escoger los que garanticen permanencia y durabilidad en el tiempo, descartando así el papel químico usado en la impresión de comunicaciones vía fax, Posteriormente, se reproduce la documentación en el material seleccionado en aras de garantizar su permanencia y durabilidad.

Una entidad del nivel territorial está siendo objeto de fusión y por esta razón debe entregar sus archivos a los entes rectores del sector. Para realizar esta actividad, se procede a la organización, preparación y alistamiento de los documentos, según la normativa archivística vigente. Por lo anterior, el personal asistencial de archivo apoya con estas labores.

Una vez iniciado este proceso, se evidencia la necesidad de realizar una eliminación parcial de documentos. Para realizar esta labor, el funcionario encargado debe:

al ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de documentos, se deben tener en cuenta los tiempos establecidos en las Tablas de Valoración Documental, según el artículo 16, literal c, del Decreto 2609 de 2012 y el artículo 10 del Decreto 029 de 2015."

La Alta Gerencia de una entidad pública ha decidido realizar acciones para el fortalecimiento de la gestión de la información con el Plan Estratégico del siguiente cuatrienio. Por ello, se propuso realizar una inversión para la implementación del Sistema de Gestión Documental (SGD).

Para estimar el Presupuesto de Inversión requerido para el proceso de gestión documental de la entidad, el funcionario encargado de esta labor debe:

el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR (Archivo General de la Nación de Colombia, 2014), enuncia que este instrumento archivístico sirve para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos en las entidades. Además, uno de sus beneficios, es optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos archivísticos en el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual."

En un municipio de nuestro país existe interés por parte del alcalde de implementar la política de gestión documental con el fin de lograr una mayor organización y prestar un mejor servicio al ciudadano.

En este sentido, el alcalde define la política de preservar y comunicar toda la información pública que se produzca o reciba en cualquier soporte (convencional, electrónica, audiovisual, entre otros) para fortalecer la función archivística, la defensa de los derechos de los ciudadanos, los servidores públicos y de la entidad en general.

El alcalde convoca a una reunión con participación de la ciudadanía para escuchar iniciativas y lo invita como experto en Gestión Documental y Archivística.

Si le delegan la responsabilidad de contribuir con la promoción de la transparencia y acceso a la información pública en el municipio, siguiendo la política de la Alcaldía, la acción a implementar es

"La información pública debe actualizarse de manera permanente para facilitar el acceso por parte del ciudadano."