NEW
Font size
WorksheetsFraud Consideration Scenarios
Total questions: 12
Worksheet time: 6mins
Momo merupakan PIC yang bertugas untuk membuat LoA antara AIESEC in Doremi dengan para financial partner yang akan melakukan hubungan kerjasama. Untuk menghemat budget LC dan menjaga agar MoCR tidak turun, dia membeli 1 materi elektronik / digital 10.000 an dan digunakan untuk semua LoA yang bernilai lebih dari 1 juta. Is it consider as fraud?
Tidak, karena materi elektronik bersifat digital sehingga dapat disalin untuk dokumen serupa tanpa masalah hukum.
Tidak, karena materi elektronik bisa digunakan berulang kali selama masih aktif di sistem e-materai.
Ya, karena setiap materi elektronik memiliki ID unik dan hanya sah untuk satu dokumen atau perjanjian.
Ya, karena materi elektronik hanya perlu satu kali pembelian untuk digunakan pada banyak transaksi serupa.
Andi merupakan PIC yang bertugas untuk membuat LoA partnership antara AIESEC in Doremi dengan PT ABC. Dalam implementasinya, untuk tanda tangan secara digital, aplikasi sign.com yang dia pakai sering error karena hasil akhir yang ditunjukan pada dokumen menunjukan stamp di bawah tanda tangan padahal dia sudah menempatkan tanda tangan dulu baru stamp kemudian. Kondisinya LoA tersebut sudah diberi materi digital dan ditanda tangani secara digital dengan menggunakan sign.com, dan lantas mengedit document tersebut dengan mengubah file pdf ke word dan membetulkan posisi stamp agar terlihat di atas tanda tangan. is it consider as fraud?
Tidak, karena yang diubah hanyalah tampilan posisi stamp tanpa menyentuh isi maupun data tanda tangan digital.
Tidak, karena dokumen hasil konversi tetap sama secara isi dan hanya diperbaiki untuk alasan kerapihan administrasi.
Ya, karena mengedit dokumen yang sudah ditandatangani secara digital menyebabkan tanda tangan dan e-materai kehilangan validitas hukumnya.
Ya, karena posisi tanda tangan dan stamp wajib ditentukan berdasarkan urutan tanda tangan manual, bukan digital.
1. menurut dahyun tidak apa apa mengedit dokumen yang sudah diberi e-materai dan sudah ditanda tangani secara digital oleh kedua belah pihak asalkan yang diubah sedikit 2. menurut nayeon mengedit dokumen yang sudah di tanda tangani secara digital oleh kedua belah pihak dan sudah di beri materi tidak boleh karena itu sama saja membuat dokumen tersebut rusak keasliannya. Dia berpendapat bahwa cara membetulkan salah di LoA tersebut adalah meminta numbering ulang ke legal manager dan member file baru ke pihak agar ditanda tangani ulang. Manakah yang benar?
Pendapat Dahyun benar karena perubahan kecil tidak memengaruhi legalitas dokumen selama isi pokok tidak berubah.
Pendapat Dahyun benar, karena sistem e-meterai hanya merekam keberadaan materai, bukan isi dokumennya.
Pendapat Nayeon benar, karena setiap perubahan pada dokumen digital yang sudah ditandatangani akan membuat tanda tangan dan e-meterai kehilangan validitas hukumnya.
Pendapat Nayeon benar, karena sistem e-meterai mengizinkan revisi minor dengan melaporkan ke pihak legal tanpa perlu tanda tangan ulang.
Mina member AIESEC in ABC bertugas membuat LoA 10 halaman dengan partner. Setelah ditandatangani secara digital dan diberi e-materai, ia menyadari halaman 7 ada typo kecil pada kata “program”. Ia membuka PDF, memperbaiki typo, dan menyimpan ulang file PDF sebelum mengirim kembali ke pihak lain. Is Mina’s action could be tolerated? Why?
Ya, karena typo minor tidak memengaruhi substansi dan e-materai tetap menempel.
Ya, karena PDF yang diedit tetap menampilkan tanda tangan digital di semua halaman.
Tidak, karena setiap perubahan pada dokumen digital yang sudah diberi tanda tangan dan e-materai membatalkan validitas legalnya.
Tidak, kecuali perubahan diketahui oleh legal manager.
Jeongyeon adalah PIC dari AIESEC in Harmony yang menyiapkan LoA dengan universitas partner. Setelah dokumen ditandatangani secara digital dan diberi e-materai Rp10.000, ia menyadari ada salah penulisan nama universitas. Jeongyeon kemudian mengedit PDF untuk memperbaiki nama tanpa menghapus tanda tangan atau e-materai, lalu mengirim ulang dokumen ke pihak partner tanpa pemberitahuan tambahan. Apakah tindakan ini termasuk fraud?
Tidak, karena yang diubah hanyalah typo kecil dan tidak memengaruhi isi pokok dokumen.
Tidak, karena e-materai tetap menempel dan tanda tangan digital terlihat di dokumen.
Ya, karena mengedit dokumen yang sudah ditandatangani digital dan diberi e-materai tidak membatalkan keabsahan tanda tangan dan e-materai.
Ya, karena setiap perbaikan dokumen setelah ditandatangani selalu dianggap fraud, walaupun hanya perubahan kecil.
What was findings found in external audit related to LoA templates?
Template were due dated
Templates having wrong letter head
Templates were abnormal
Templates were incomplete
What does “regular checking” help prevent?
Duplicated marketing content
Unauthorized access or data leaks
Late submissions
Fraudulent payments
What issue occurred with LoA documents?
Signed before partner agreed
Signed after cooperation started
Not written in English
Lost in the database
What is one fraud action listed?
Forgetting to sign
Changing LoA/MoU articles
Sending wrong email
Late report submission
Who should have access to spreadsheets containing customer data?
All members
Only members who need access
External partners
Alumni
Members should proactively ask the national entity for what?
New design templates
Updated tools and regulations
Event budgets
Training sessions
Tzuyu sedang menyiapkan Letter of Agreement (LoA) antara AIESEC in Symphony dan sebuah perusahaan lokal.
Ia sudah menempelkan e-materai Rp10.000 di dokumen tersebut dan kemudian menandatangani secara digital di bagian atas gambar e-materai agar terlihat rapi.
Sementara itu, untuk dokumen cadangan versi cetak (non-digital), ia juga menempelkan materai fisik dan menandatangani tepat di atas materai tersebut seperti biasa. Apakah perbuatan tzuyu benar?
Ya, karena baik e-materai maupun materai fisik boleh ditandatangani di atasnya untuk memperkuat keabsahan
Ya, karena posisi tanda tangan di atas e-materai menunjukkan dokumen benar-benar telah disahkan secara digital
Tidak, karena pada e-materai tanda tangan digital tidak boleh menimpa atau menutupi bagian e-materai, sedangkan pada materai fisik tanda tangan justru harus menimpa sebagian materai
Tidak, karena baik e-materai maupun materai fisik tidak boleh disentuh oleh tanda tangan sama sekali agar tetap terlihat utuh
