send (a)  

gửi hàng thay thế

(a)   a credit note

phát hành phiếu tín dụng

return (a)   goods

trả hàng bị lỗi

(a)   a deduction / deduct from account

khấu trừ vào tài khoản

(a)   that...

đảm bảo rằng...

look (a)   a problem

xem xét vấn đề

We regret to (a)   you that...

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng...

There appears to be an (a)   on...

Có vẻ như có lỗi trong...

Please ensure that this problem does not (a)   again.

Xin vui lòng đảm bảo vấn đề này không tái diễn.

We are looking (a)   the problem.

Chúng tôi đang xem xét vấn đề.

We have (a)   the mistake.

Chúng tôi đã sửa lỗi.

We are sorry for the (a)  

Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện.

We hope you will be (a)   with...

Hy vọng ông/bà sẽ hài lòng với...

settle a (a)  

giải quyết khiếu nại / bồi thường

(a)   product

sản phẩm bị lỗi

this is the (a)   time...

đây là lần thứ ba...

be dissatisfied (a)  

không hài lòng với...

misunderstanding (a)  

hiểu lầm về...

out of (a)  

hết hàng

order mix- (a)  

lẫn đơn hàng

not (a)   standard

không đạt tiêu chuẩn

(a)   expectations

thấp hơn mong đợi

not (a)   accordance with...

không đúng với...

(a)   a partial payment

thanh toán một phần

(a)   of the goods

bán rẻ / thanh lý hàng

(a)   the account

điều chỉnh tài khoản

(a)   to an agreement

đi đến thỏa thuận

please (a)   samples of...

vui lòng gửi lại mẫu...

it was (a)   to...

lỗi là do...

we have taken (a)   to ensure...

chúng tôi đã có biện pháp đảm bảo...

there was some (a)   in...

có nhầm lẫn trong...

not covered by the (a)  

không nằm trong phạm vi bảo hành

unlikely to (a)   again

khó có khả năng tái diễn

replacements are (a)   their way

hàng thay thế đang được gửi

we appreciate your (a)  

ảm ơn sự kiên nhẫn của ông/bà

your (a)   attention will be appreciated

rất mong ông/bà sớm xem xét vấn đề này

we hope this will not (a)   our future business

chúng tôi hy vọng việc này không ảnh hưởng đến hợp tác sau này

we assure you that steps have been (a)  

chúng tôi đảm bảo rằng đã có biện pháp xử lý