Ciclo de vida y desarrollo de los sistemas contables

Clasificación de los sistemas de una empresa

Profesora Belkis Chavarría

Todo sistema contable nace a raíz de una necesidad (información) o que el mismo ya no responde a las necesidades y requerimientos de la entidad, posteriormente se implanta el mismo y con el transcurso ​del tiempo dicho sistema hay que ajustar (mantenimiento) en función del crecimiento, desarrollo y cambios que se suscitan en la entidad, hasta que llega un momento en que el sistema no se adecua a las nuevas necesidades de la entidad; entonces hay que rediseñar el sistema contable.

ciclo de vida y desarrollo de los sistemas

El ciclo de vida de los sistemas contables manuales y computarizados tiene las siguientes etapas:
Diagnóstico
Requerimientos
Diseño o rediseño
Implantación o implementación
* Mantenimiento

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QUIENES SON LOS RESPONSABLES DEL DISEÑO O REDISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE?

Los profesionales involucrados de manera directa en el diseño o rediseño del sistema de contabilidad en una entidad son el contador, quien posee las habilidades y formación profesional en materia contable y de diseño de sistema de contabilidad y el analista de sistemas sobre quien recaerá el trabajo de programación.

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Multiple Choice

Los sistema contable nacen a raíz de una necesidad (información) o que el mismo ya no responde a las necesidades y requerimientos de la entidad.

• Verdadero

• Falso

Multiple Choice

Las etapas en el ciclo de vida de un sistema contable son:

• Diagnóstico

• Mantenimiento

• Implantación

• Todas las anteriores

Multiple Choice

Los responsables del diseño o rediseño del sistema contable son:

• El contador

• El analista de sistemas

• Todas las anteriores

DIAGNÓSTICO

Ésta etapa del ciclo de vida del diseño de sistemas contables según otros autores también es conocido como "Análisis preliminar" (Catacora F. 1996).
Esta etapa surge a raíz de un problema:
+Existencia de necesidad de información de una determinada organización (diseño).
+Que el sistema contable no se adecúe a las necesidades de información de la entidad (rediseño).

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DIAGNÓSTICO

El profesional especialista en diseño de sistemas contables tiene que evaluar la factibilidad o viabilidad del nuevo sistema contable; de justificarse uno de los dos problemas anteriormente mencionados, el usuario debe solicitar el diseño o rediseño del sistema contable. Para determinar la viabilidad o factibilidad del nuevo sistema contable hay que efectuar el diagnóstico aplicando una serie de cuestionarios y relevamiento de la información.

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DIAGNÓSTICO

Dentro los problemas que se pueden suscitar se encuentran:
 No satisface necesidades de información.  Inoportunidad en el procesamiento y elaboración de la información.  Ausencia de calidad de la información.  El sistema no soporta las necesidades de la información contable.  No integración de la información.  Inoportunidad en su elaboración.  Falta de confiabilidad. Limitaciones en cuanto a procesamiento de la información.
 Limitaciones en el procesamiento de transacciones.  Problemas de integración de módulos.  Pérdida de información.

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REQUERIMIENTOS
En función objetivos que se persigan con el sistema a diseñar o implementar hay que desarrollar esta etapa, previa aprobación de la factibilidad. En esta etapa hay que determinar: Necesidades y Objetivos.

Es importante sostener una serie de reuniones con todo el personal involucrado o que tendrá parte en el manejo y desarrollo del sistema a ser implantado o implementado para que se conozcan de manera profunda y en detalle cada una de las operaciones que se desarrolle en el sistema contable.

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REQUERIMIENTOS
En esta etapa hay que evaluar y analizar toda la información y resultados obtenidos en la etapa anterior (diagnóstico). En esta etapa se utiliza la técnica de la entrevista. Las reuniones pueden ser:

 Con el máximo ejecutivo.  Jefe de finanzas y/o Director administrativo.  Contador.  Analista.

A tiempo de establecer la necesidad de implementación de un nuevo sistema contable también es importante:  Analizar el costo beneficio del mismo.  Evaluar la factibilidad del nuevo sistema contable.

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Multiple Choice

Que el sistema contable no se adecúe a las necesidades de información de la entidad (rediseño), es un problema que se localiza en la etapa de:

• Diagnóstico

• Requerimiento

Multiple Choice

En esta etapa hay que determinar: Necesidades y Objetivos.

• Diagnóstico

• Requerimiento

DISEÑO O REDISEÑO

Previamente hay que definir conceptualmente los términos diseño y rediseño:

+++++Diseño: Creación

+++++Desarrollo de sistema Rediseño: Mejorar, transformar adecuar

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DISEÑO O REDISEÑO

Diseño de un sistema:
Cuando las empresas no cuentan con un sistema contable debido a que es de reciente creación, necesariamente hablamos de un diseño de sistema contable.

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DISEÑO O REDISEÑO

Rediseño de un Sistema Contable
Toda organización en el tiempo y espacio sufre transformaciones, por tanto sus diferentes sistemas y entre ellos el contable requieren de cambios y ajustes que se adecúen a los mismos; por tanto, estamos hablando de un rediseño. Esta etapa del ciclo de vida de los sistemas contables se inicia luego de haberse establecido los requerimientos y los objetivos.

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IMPLANTACIÓN O IMPLEMENTACIÓN
Esta etapa consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema, a través de las siguientes acciones:

 Prueba piloto.

 Corrida en paralelo.

 Instalación.

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Multiple Choice

(Diseño y/o desarrollo del sistema). Estos términos corresponden a la etapa de:

• Diseño o rediseño

• Diagnóstico

• Implantación

Multiple Choice

Acciones desarrolladas en la etapa de implementación.

• Todas las anteriores

• Prueba piloto

• Instalación

• Corrida en paralelo

IMPLANTACIÓN O IMPLEMENTACIÓN
+++++PRUEBA PILOTO
Consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema en una parte de la organización o determinado número de transacciones, para constatar cómo funciona parcialmente el sistema y si se trata de una empresa corporativa, la prueba piloto se efectuará en una de las empresas.

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IMPLANTACIÓN O IMPLEMENTACIÓN
+++++CORRIDA EN PARALELO

Mediante éste trabajo se procesan por un determinado periodo transacciones y/o operaciones tanto en el nuevo sistema contable como en el anterior para tener la constancia de que el diseño a proponer va a satisfacer las nuevas necesidades y requerimientos; esta corrida en paralelo debe ser por un periodo de tiempo corto.

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IMPLANTACIÓN O IMPLEMENTACIÓN
+++++INSTALACIÓN
En esta parte hay que definir a partir de qué fecha se reemplazará el diseño contable existente y qué momento empezará a funcionar el nuevo sistema, para ello hay que tener plena seguridad del buen funcionamiento del nuevo diseño, así como de su consistencia evitando o minimizando posibles errores o fallas. Es posible que en esta etapa se tengan que realizar algunos ajustes del nuevo sistema diseñado o rediseñado, pero los mismos tendrán que ser mínimos y más de forma que de fondo para no traer perjuicios a la entidad.

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MANTENIMIENTO
Esta etapa en el ciclo de vida consiste en ir actualizando y adecuando el nuevo sistema a cambios y nuevos requerimientos de procesamiento e integración de la información que requiere la organización en función de los cambios que se producen en ella:
 En el tiempo
 En el espacio

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MANTENIMIENTO
 En el tiempo: producción de nuevas líneas de productos, ampliación de mercados, incremento de volúmenes de producción, creación de nuevas unidades o áreas de la organización.

 En el espacio: crecimiento de la organización, ampliación de sucursales y/o oficinas, cambios tecnológicos, etc.

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MANTENIMIENTO

Cuando el sistema se encuentra en etapa de madurez, pueden existir otros nuevos requerimientos tales como:

 Los tiempos de respuesta para la generación de información son razonablemente aceptables.

 El código de cuentas soporta y maneja todas las transacciones vigentes en la entidad.

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MANTENIMIENTO

 El código de cuentas soporta y maneja todas las transacciones vigentes en la entidad.

 Los procesos computarizados de contabilización no generan problemas en la codificación de movimientos.
 El mantenimiento del sistema está enfocado a subsanar errores físicos de la información almacenada en el CPU.

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MANTENIMIENTO

 En los sistemas contables computarizados también como parte de mantenimiento hay que considerar (Catacora 1997):
-Si el Hardware responde a los nuevos requerimientos (parte física de los equipos) y si,

-El Software se adecúa a los requerimientos del contador (programas o paquetes contables).

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Multiple Choice

Consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema en una parte de la organización o determinado número de transacciones _____________

• Prueba piloto

• Corrida en paralelo

• Instalación

Multiple Choice

______________ se procesan por un determinado periodo transacciones y/o operaciones tanto en el nuevo sistema contable como en el anterior

• Prueba piloto

• Corrida en paralelo

• Instalación

Multiple Choice

En el espacio: crecimiento de la organización, ampliación de sucursales y/o oficinas, cambios tecnológicos, etc.

• Verdadero

• Falso

Multiple Choice

Corresponde a una tarea como parte de mantenimiento que hay que considerar.
-Si el Hardware responde a los nuevos requerimientos (parte física de los equipos)

• Si el Hardware responde a los nuevos requerimientos (parte física de los equipos)

• El Software no se adecúa a los requerimientos del contador (programas o paquetes contables)

Gracias por la atencion prestada