word parte 2

Habilidades
digitales

Módulo 1. Word y PowerPoint

Tema 4. Navegación, propiedades y otros conceptos

4.1 Navegación

Para navegar dentro de un documento de Word, tienes que dirigirte al menú Inicio > Edi-
ción y hacer clic en Buscar. Una alternativa es presionar las teclas Ctrl + B.

Del lado izquierdo de la pantalla se desplegará la barra de Navegación, donde podrás
buscar el texto que desees.

Los resultados encontrados se enlistarán en el panel, que cuenta con las siguientes sec-
ciones:

• Títulos: muestra el texto que se busca clasificado con base en el estilo de Título 1,

Título 2 o Título 3, como en una tabla de contenidos compacta.

• Páginas: aquí se muestra una miniatura de cada página en el documento.

• Resultados: donde se pueden encontrar pequeños párrafos donde se encuentra

una palabra buscada, por ejemplo, la palabra Word.

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Reemplazo de datos
Word permite, además de buscar datos específicos en el documento, reemplazar un dato
por otro, ya sea en todas las hojas que lo contengan o solamente en una ocasión. Esto es
muy útil, entre otros casos, cuando se comete una falta de ortografía, ya que te permite
suplir todas las palabras mal escritas en un solo comando. Para hacer esto sigue estos
pasos:

1. Dirígete al menú Inicio > Edición y haz clic en Reemplazar. Una alternativa es

presionar las teclas CTRL+L.

2. En la opción Buscar: escribe la palabra que quieres sustituir (la que tiene el error).

3. En Reemplazar con: escribe la palabra correcta.

4. Si deseas reemplazar todos los datos que contengan el error, haz clic en Reemplazar todos.

5. Por el contrario, si solo deseas reemplazar uno, haz clic en Reemplazar.

Ir a
Word permite ir a una ubicación en específico con la herramienta Ir a. Para posicionarnos
en una sección del documento, dirígete al menú Inicio > Edición, Buscar y haz clic en Ir
a o presiona las teclas CTRL+I.

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Marcadores
Un marcador identifica una ubicación o una selección de texto a la que se asigna un
nombre para identificarla para futuras referencias. Por ejemplo, puedes utilizar un marca-
dor para identificar el texto que deseas revisar más adelante. En lugar de desplazarte por
el documento para localizar el texto, puedes ir al texto utilizando el cuadro de diálogo. Para
configurar un marcador sigue estos pasos:

1. Selecciona el texto o el elemento al que quieras asignar un marcador o haz clic en el lugar donde desees insertar un marcador.

2. Haz clic en el menú Insertar > Vínculos y selecciona la opción Marcador. en el lugar donde desees insertar un marcador.

3. Al escribir el nombre del marcador, se habilitará el botón Agregar, haz clic en él para crear el marcador

4. Puedes ordenar los marcadores por Nombre o por Posición; cuando hayas escrito el nombre, haz clic en el botón Agregar.

5. Al agregar el marcador, automáticamente se cierra la pantalla.

6. Si deseas quitar un marcador, debes seleccionarlo y hacer clic en el botón Eliminar.

Con estas herramientas podrás navegar en documentos extensos sin necesidad de estar
recorriendo todas sus páginas.

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4.2 Propiedades de un documento
Cada documento de Microsoft Office tiene metadatos o propiedades propias; existen cuatro tipos de propiedades de los documentos:

Propiedades estándar
De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office están asociados con un conjunto de propiedades estándar tales como el autor, el título y el asunto. Puedes especificar valores de texto propios para estas propiedades, para facilitar la tarea de organizar e identificar los documentos.

Por ejemplo, en Word puedes utilizar la propiedad palabras clave, para agregar la palabra clave clientes a los archivos de ventas; con esa palabra
clave puedes buscar todos los archivos de ventas.

Propiedades de actualización automática
Estas propiedades incluyen tanto propiedades del sistema de archivos (tamaño de archi-
vo, fecha de creación o modificación, entre otros) como estadísticas de los programas de
Microsoft Office (por ejemplo, el número de palabras o de caracteres de un documento).
No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualización automática.
Puedes utilizar las propiedades de actualización automática para identificar o buscar
documentos. Por ejemplo, para buscar todos los archivos creados después del 3 de
agosto de 2014, o todos los archivos que se modificaron ayer por última vez.

Propiedades personalizadas
Puedes definir propiedades personalizadas adicionales para los documentos de Microsoft
Office, asignando textos, horas o valores numéricos a las propiedades personalizadas y
también asignando los valores sí o no. Puedes elegir de una lista de nombres sugeridos o
definirlos tú.

Propiedades para la organización
Si Microsoft Office pertenece a una organización, es posible que esta personalice el Panel
de información del documento, y estas propiedades del documento pueden ser específi-
cas de la organización.

Propiedades de biblioteca de documentos
Se trata de las propiedades asociadas a los archivos de una biblioteca de documentos de
un sitio web o de una carpeta pública. Cuando creas una nueva biblioteca de documentos,
puedes definir una o varias propie- dades de la biblioteca y establecer reglas sobre sus
valores.

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Configuración de las propiedades
Para configurar estas propiedades, realiza los siguientes pasos:

1. Dirígete al menú Archivo > Propiedades (del lado derecho de la pantalla) y haz clic en Propiedades avanzadas.

2. A continuación, modifica las propiedades que requieras.

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4.3 Opciones de Word
Son opciones de Word que permiten configurar el tema de Microsoft Office, el estilo de
información en la pantalla, el idioma, personalizar el nombre de usuario o iniciales, entre
otros. Para acceder a estas opciones, sigue los pasos que se describen a continuación:

1. Dirígete al menú Archivo.

2. La pantalla cambia a la ventana de información, aquí vas a seleccionar Opciones.

3. A continuación, se despliega la pantalla OPCIONES de word , donde se muestran las opciones divididas

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A. General: son las opciones más populares de Word. Entre las opciones de configuración
de esta sección se encuentran Modificar las opciones de interfaz de usuario (aquí se
puede modificar la vista previa, minibarra de herramientas, el estilo de información en pan-
talla), personalizar la copia de Microsoft Office (útil para cambiar el nombre e iniciales del
usuario, el tema y fondo de Office). Las opciones de inicio permiten configurar las exten-
siones de archivos que abrirá Word, si se desea mostrar la pantalla de inicio y abrir los
archivos provenientes de correos electrónicos y otras fuentes en modo de lectura.

B. Presentación: en esta opción puedes cambiar el modo en el que se muestra el conteni-
do del documento en la pantalla y al imprimirlo. Puedes modificar el documento para poder
ver las marcas de formato como las tabulaciones, espacios, marcas de párrafo, texto
oculto, guiones opcionales o delimitadores de objetos. También puedes modificar las
opciones de impresión como imprimir dibujos hechos en Word, imprimir colores e imáge-
nes de fondo, imprimir texto oculto, entre otros.

C. Revisión: permite modificar el modo en que Word corrige las palabras y aplica el forma-
to de texto. También puedes cambiar las opciones de autocorrección y configurar si va a
omitir las palabras en mayúsculas o palabras que contengan números y personalizar el
diccionario. Otra opción para configurar es cómo se va a corregir la ortografía y gramática,
por ejemplo, si Word va a revisar la ortografía mientras se escribe, utilizar ortografía con-
textual o marcar errores de gramática.

D. Guardar: esta opción permite configurar dónde se va a guardar un documento, el
nombre, así como el formato y las opciones de autorecuperación.

E. Idioma: establece las preferencias de idioma para Microsoft Office, permite agregar
diferentes idiomas adicionales para editar documentos, establece el orden de prioridad
para los botones, las pestañas y la ayuda de Microsoft Office, permite elegir el idioma de
la información en pantalla.

F. Accesibilidad: en esta opción se puede hacer que el documento sea accesible a otras
personas, opciones de notificación (con sonido), de presentación de la aplicación.

G. Avanzadas: son las opciones avanzadas para trabajar en Word, en ellas se encuentran
las opciones de edición que se usan para permitir arrastrar y colocar texto, seleccionar
automáticamente la palabra completa, la fuente de párrafo predeterminada. La sección de
Copiar, cortar y pegar permite modificar si quieres pegar entre documentos, pegar dentro
del mismo documento o pegar desde otras aplicaciones. En Mostrar se encuentran aque-
llas opciones para modificar elementos visibles en un documento, por ejemplo, la barra de
desplazamiento horizontal o vertical, la regla, o teclas de método abreviado, entre otros.
En la sección Imprimir se puede configurar para imprimir páginas en orden inverso, en
segundo plano o si quieres que se imprima con la configuración de la impresora, también
puedes ajustar el contenido al tamaño del papel.

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H. Personalizar la cinta de opciones: esta opción permite configurar la cinta de opciones
(es donde aparecen los menús) y los métodos abreviados del teclado. Al configurar la cinta
de opciones, puedes agregar comandos que utilices frecuentemente.

I. Barra de herramientas de acceso rápido: Aquí puedes modificar la barra de herra-
mientas de acceso rápido y también agregar otros botones, por ejemplo, uno que te permi-
ta buscar algo en tu documento rápidamente.

Antes:

Localizar en la lista la opción de Buscar.

Después:

J. Complementos:
Aquí se configuran los complementos de Microsoft Office, por ejemplo, de OneNote o
Adobe.
K. Centro de confianza:
Ayuda a configurar la seguridad de los documentos de Microsoft Office seguros y el equipo
protegido.

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4.4 Comentarios y control de cambios
En el grupo Comentarios de la ficha Revisar se encuentra esta herramienta que es muy
útil para hacer anotaciones o recordatorios sobre algún punto del documento.
Revisa las siguientes opciones de los comentarios que te permitirán crear uno nuevo,
eliminar, anterior, siguiente e incluso mostrarlos en todo el documento.

En el grupo Seguimiento es posible realizar una colaboración del documento con más de
una persona y efectuar el proceso de control de cambios. Para que este proceso sea una
realidad, debes activar la opción Control de cambios y elegir cualquiera de las distintas
opciones: Para Todos los usuarios, Solo los míos y bloquear seguimiento.
Dentro de las opciones que te ofrece la herramienta, deberás elegir qué tipo de revisión
deseas realizar:

• Mostrar para revisión: cómo deseas ver los cambios
en el documento (revisiones simples, todas las
revisiones, sin revisión, original).
• Mostrar revisiones: te permite elegir qué tipo de
revisión es la que se muestra en el documento
(comentarios, inserciones y eliminaciones, formato,
globos, personas específicas).
• Panel de revisiones: este panel puede presentarse
de manera vertical u horizontal, en él se muestran en
una lista todos los cambios que se le han hecho al
documento. Aparece en la parte izquierda de la ventana
de Word.

En el grupo Cambios se encuentra la opción Aceptar
con los siguientes elementos:
• Aceptar e ir al siguiente.
• Aceptar este cambio.
• Aceptar todos los cambios mostrados.
• Aceptar todos los cambios.
• Aceptar todos los cambios y detener seguimiento.

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A su vez, tendrás las siguientes opciones:
• Rechazar.
• Cambio anterior.
• Cambio siguiente.

La opción de Cambios te da la posibilidad de revisar cada uno de ellos y elegir si deseas
aceptar o eliminar, esto, finalmente, te ayudará a concluir con la revisión y el seguimiento
de tu documento.

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