Administración de Comunicaciones Oficiales

Dentro de la gestión de archivos y documentos, la administración es entendida como:

• Un proceso secuencial de acciones y operaciones lógicas, necesarias en su aplicación y seguimiento, con el fin de generar resultados óptimos en la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones en toda estructura organizacional.

• Es la verificación que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales.

• El cuidado, la actualización del documento en físico o en medio electrónico, en el cual ha sido guardada la información y el sitio en el cual se conserva el acervo documental.

• Todas las anteriores.

Los pasos para la administración de comunicaciones oficiales son:

• Planificación, adecuación, organización, dirección y control.

• Planificación, organización, dirección y control.

• Adecuación, dirección y control.

• Ninguna de las anteriores.

La administración documental es:

• Es la verificación que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales.

• Proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad existente, como respuesta a una solicitud o trámite de comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.

• Es la acción de vigilancia de lo que se planeó, organizó y direccionó, con el fin de que lo propuesto, alcance el objetivo trazado.

• Todas las anteriores.

La finalidad de la administración documental es:

• La ejecución de los planes, la motivación, la comunicación; es decir, la etapa en la que se orienta al personal y los recursos.

• Distribuir las responsabilidades entre los integrantes del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios.

• Es la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación; es decir, la etapa en la que se orienta al personal y los recursos.

• Regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido; a su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento, brindar una comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o como empresa.

Las funciones de la administración documental son:

• Control, mantenimiento, almacenamiento de documentos, descarte de documentos, recuperación de la información, hallazgos de ruido documental y silencio documental.

• Regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido; a su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento, brindar una comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o como empresa.

• La ejecución de los planes, la motivación, la comunicación; es decir, la etapa en la que se orienta al personal y los recursos.

• Ninguna de las anteriores.

La norma establecida para orientar la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas, o aquellas privadas que cumplen funciones públicas, instituyendo pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública es:

• La norma ICONTEC 185

• El Acuerdo 027 de 2006

• El Acuerdo 060 de octubre de 2001

• El acuerdo 060 de octubre de 2003

El objetivo de la Norma ICONTEC GTC 185 es:

• Brindar herramientas a las empresas para que le faciliten la gestión de los documentos. Busca contribuir con la disminución del tiempo y costos sin dejar de lado la calidad.

• Regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido; a su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento, brindar una comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o como empresa.

• Velar por el control, mantenimiento, almacenamiento de documentos, descarte de documentos, recuperación de la información, hallazgos de ruido documental y silencio documental.

• Todas las anteriores.

El primordial objeto de la Norma ICONTEC GTC 185 es:

• Plantear una serie de recomendaciones para la elaboración de los diversos tipos de documentos que generan las organizaciones.

• Velar por el control, mantenimiento, almacenamiento de documentos, descarte de documentos, recuperación de la información, hallazgos de ruido documental y silencio documental

• Regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido; a su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento, brindar una comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o como empresa.

• Ninguna de las anteriores.

Las comunicaciones oficiales son:

• El conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada en la admisión despacho de documentos, su aplicación se realiza tanto a la documentación interna como a la externa.

• Todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado; estas comunicaciones generan como soporte una serie de documentos, y lo hacen tanto en el ámbito institucional interno como en el externo.

• Procedimiento inicia con la recepción de comunicaciones oficiales internas en cada dependencia, y termina con la revisión respectiva; pero no sin antes haber realizado la correspondiente actividad archivística y su registro en la planilla de distribución.

• Todas las anteriores.

Las comunicaciones oficiales internas son:

• Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.

• Aquellas que ingresan a la empresa, las cuales deben ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente; si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

• Aquellas en soporte físico. Contiene el documento original y máximo dos copias del mismo. El original se remite a su destinatario final, realizando el debido procedimiento establecido por cada entidad correspondiente.

• Ninguna de las anteriores