ข้อสอบการเขียนรายงานการประชุม

1. ข้อใดกล่าวไม่ถูกต้องเกี่ยวกับรายงานการประชุม

• รายงานการประชุม จัดทำโดยฝ่ายเลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

• รายงานการประชุม เป็นหลักฐานการปฏิบัติงานที่ผู้ปฏิบัติจะต้องดำเนินการให้เป็นไปตามมติที่ประชุมนั้น

• รายงานการประชุม เป็นหลักฐานหลักฐานอ้างอิง ยืนยัน ตรวจสอบ ติดตามงาน หรือประเมินผลการปฏิบัติงาน

• รายงานการประชุม เป็นการบันทึกรายละเอียดหรือสาระของการประชุม รวมไปถึงความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมการประชุม

2. รายงานการประชุมมีความสำคัญต่อองค์กรยกเว้นข้อใด

• เป็นหลักฐานอ้างอิง

• เป็นเครื่องมือติดต่องาน

• เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน

• เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการประชุม

3. ข้อใดใช้คำไม่ถูกต้องตามองค์ประกอบของรูปแบบรายงานการประชุม

• ผู้มาประชุม

• เลิกประชุมเวลา

• ผู้เข้าร่วมประชุม

• ผู้บันทึกรายงานการประชุม

4. การรับรองรายงานการประชุมโดยวิธี “รับรองโดยการแจ้งเวียน” ใช้ในกรณีใด

• ใช้ในกรณีที่ประธานหรือเลขานุการเสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง

• ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุมอ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง

• ^{ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไปหรือมี แต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก}

• ^{ใช้ในกรณีที่ยังสรุปมติที่ประชุมไม่ได้ จึงใช้หนังสือเวียนแจ้งไปยังประธานหรือเลขานุการเสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรองใหม่}

5. ข้อใดกล่าวถูกต้องเกี่ยวกับวิธีจดรายงานการประชุมแบบ “จดแต่เหตุผลและมติ”

• เป็นการจดรายงานที่สั้นที่สุด

• วิธีนี้นิยมใช้กันทั่วไป แต่อาจยากสำหรับผู้จด

• เป็นการจดเฉพาะประเด็นสำคัญทั้งฝ่ายเสนอและฝ่ายค้าน

• มักใช้ในการประชุมใหญ่ ๆ ที่มีความสำคัญมาก ๆ เช่น การประชุมรัฐสภา

6. ข้อใดไม่ใช่คุณสมบัติของผู้จดรายงานการประชุมที่พึงมี

• มีทักษะการสรุปความ

• มีสมาธิดี เพราะบางครั้งถ้าวอกแวกเพียงครู่เดียวอาจจับประเด็นไม่ได้หรือจุดผิด

• ไม่ควรศึกษาเอกสารข้อมูลระเบียบวาระก่อนการประชุม เพราะถือเป็นการทุจริต

• ต้องเป็นผู้ฟังที่ดี ฟังอย่างจับประเด็น รู้ประเด็น รู้เท่าทันในสิ่งที่กำลังประชุมกันอยู่นั้น

7. ข้อใดไม่ใช่ลักษณะของรายงานการประชุมที่ดี

• มีหัวข้อย่อยทุกเรื่อง

• มีการเขียนสรุปต้นเรื่องที่เป็นวาระการประชุมก่อนเสมอ

• ใช้ภาษาดี ใช้ภาษาราชการที่สั้นกระชับ ตรงประเด็นและสุภาพ เป็นประโยคคำถามที่เรียบง่าย

• มีความชัดเจน เพราะ รายงานการประชุม คือ การบันทึกถึงสิ่งที่ได้มีการแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม สำหรับให้เป็นหลักฐานอ้างอิง ยืนยัน ตรวจสอบ ติดตามงาน หรือประเมินผลการปฏิบัติงาน

8. พิจารณาข้อความต่อไปนี้

“ผู้เข้ารับการอบรมเป็นข้าราชการระดับปฏิบัติการจำนวน 30 คน _____________ผู้บริหารจำนวนหนึ่งจะเข้าร่วมรับฟังการบรรยายในบางช่วงด้วย”

จากข้อความข้างต้นควรเติมคำเชื่อมใดลงในช่องว่าง เพื่อให้ข้อความมีความหมายสมบูรณ์

• ทั้งนี้

• ในการนี้

• อนึ่ง

• อย่างไรก็ตาม

9. ข้อใดคือการลงตำแหน่ง “เมื่อ” ในรายงานการประชุมที่ถูกต้อง

• วันที่ 9 มกราคม 2564

• วันที่ 9 มกราคม พ.ศ. 2564

• วันที่ 9 เดือน มกราคม 2564

• วันที่ 9 เดือน มกราคม พ.ศ. 2564

10. ในการประชุมรัฐสภา ผู้จดรายงานการประชุมควรใช้วิธีการจดรายงานการประชุมแบบใด

• จดแบบย่อ เพื่อให้ได้เนื้อหาครบถ้วน เพราะเป็นการประชุมที่มีการอภิปรายหลายเรื่อง

• จดแบบละเอียดทุกคำพูด เพราะเป็นการประชุมที่มีความสำคัญ ดังนั้นควรจดเนื้อหาให้ครบถ้วน

• จดแต่เหตุผลและมติ เพราะ ในการประชุมมีการอภิปรายหรือมีระเบียบวาระหลายเรื่อง จนไม่สามารถจดเนื้อหาการอภิปรายแบบย่อหรือแบบละเอียดได้

• ใช้วิธีการบันทึกเสียงแล้วนำมาจดภายหลัง เพราะการประชุมรัฐสภาเป็นการประชุมที่มีเนื้อหาอภิปรายมาก ดังนั้นผู้จดควรนั่งฟังเพื่อทำความเข้าใจแล้วใช้วิธีบันทึกเสียงมาจดภายหลัง