Taller iniciació a la Gestió Documental

Què formen un conjunt de documents d'un procediment administratiu?

• Una sèrie documental

• Un expedient

• Un Quadre de Classificació

• Totes són correctes

Quina de les següents opcions no és un dels instruments tècnics de gestió documental:

• El Quadre de Classificació funcional

• El Gestor d'Expedients Electrònics de Contractació

• L'Esquema de Metadades

• Les Taules d'Accés i Avaluació Documental

Des d'on podem localitzar i consultar el Quadre de classificació?

• Intranet

• Portal de Dades Obertes

• GEAC

• Totes són correctes

El Quadre de Classificació s'organitza en base a..?

• L'organigrama

• Els documents

• Les funcions i activitats

• Cap de les anteriors és correcta

Estic identificant la meva documentació. Què he de fer si no localitzo l'activitat o funció al Quadre de classificació?

• No dir res. En el moment d'arxivar ja ho informarà l'arxiu

• Posar el codi que més s'assembli al que necessito

• Demanar suport a l'arxiu i, si escau, preparar conjuntament la proposta d'alta, baixa o modificació del Quadre de classificació

• Les respostes a i b són correctes

A partir de quina data hem d’utilitzar el Quadre de classificació actual per classificar la nostra documentació?

• Des de l'1 de gener de 2018

• Des de l'1 de gener de 2018

• Des de l'1 de gener de 2020

• Des de l'1 de gener de 2021

Quins àmbits són específics i propis del nostre departament

• A09 (Recursos energètics) i A11 (Comerç)

• A03 (Economia i Finances) i A02 (Organització i Recursos Humans)

• A02 (Organització i Recursos humans) i A24 (Contractació i Patrimoni)

• A03 (Economia i Finances) i A24 (Contractació i Patrimoni)

Quina de les següents afirmacions sobre les Taules d’Accés i Avaluació Documental és incorrecte?

• Determinen el valor cultural, informatiu, jurídic, administratiu i legal dels documents

• Decideixen la conservació o eliminació dels documents

• Avaluen l'estat físic dels documents (fongs, humitat, etc.)

• Indiquen el règim d'accés als documents

M'he de posar en contacte amb l'arxiu central quan...

• Només quan tinc documentació que ja no necessito i m'ocupa espai als armaris

• En el moment que em sorgeix la necessitat de dissenyar un tràmit, i si pot ser sempre des de l'inici

• Quan ja he eliminat documentació que tenia els armaris perquè el meu cap m'ho ha demanat, només per informar

• Totes són correctes

Puc implementar l’esquema de metadades per organitzar i gestionar la documentació de la meva unitat de xarxa?

• Sí, l’he d’utilitzar sempre perquè sinó puc perdre informació de context

• Sí, perquè és d’obligat compliment

• No, perquè les unitats de xarxa no disposen de gestió documental al darrere

• No, perquè l'esquema de metadades serveix només per aquells sistemes que ja estan integrats amb ARESTA