quiz arsip elektronik

Apa yang dimaksud dengan pengelolaan arsip elektronik?

• Penghapusan semua arsip elektronik

• Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik

• Penggunaan arsip dalam bentuk manual

• Proses pengaturan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip dalam bentuk elektronik.

Apa saja manfaat dari pengelolaan arsip elektronik?

• Manfaat dari pengelolaan arsip elektronik adalah peningkatan kebisingan

• Manfaat dari pengelolaan arsip elektronik adalah peningkatan polusi

• Manfaat dari pengelolaan arsip elektronik antara lain adalah efisiensi ruang, aksesibilitas, keamanan, dan kemudahan dalam pencarian dan pengelolaan data.

• Manfaat dari pengelolaan arsip elektronik adalah peningkatan kualitas udara

Answer explanation

The benefits of electronic records management include space efficiency, accessibility, security, and ease of data retrieval and management. This choice highlights these advantages.

Bagaimana cara menyusun arsip elektronik secara efektif?

• Dengan membuat struktur folder yang jelas, menggunakan nama file yang deskriptif, dan menerapkan konvensi penamaan yang konsisten.

• Menyimpan semua file dalam satu folder tanpa struktur

• Memberi nama file secara acak tanpa deskripsi

• Menggunakan berbagai konvensi penamaan yang berbeda-beda

Answer explanation

To effectively organize electronic files, create a clear folder structure, use descriptive file names, and apply consistent naming conventions.

Apa perbedaan antara arsip elektronik dan arsip fisik?

• Warna dan ukuran arsip

• Media penyimpanan dan bentuk arsip

• Jenis font yang digunakan

• Jumlah halaman dalam arsip

Answer explanation

The difference between electronic and physical archives lies in the storage media and the form of the archive. Electronic archives use digital storage while physical archives use physical storage.

Apa yang dimaksud dengan metadata dalam pengelolaan arsip elektronik?

• Sebuah jenis arsip elektronik yang tidak memerlukan metadata

• Sebuah program komputer untuk mengelola arsip elektronik

• Sebuah tipe file yang tidak memerlukan informasi tambahan

• Informasi tambahan yang menjelaskan tentang data atau informasi yang disimpan dalam arsip elektronik

Answer explanation

Metadata refers to additional information that describes the data or information stored in an electronic archive. It helps in understanding and organizing the content.

Apa saja teknologi yang dapat digunakan dalam pengelolaan arsip elektronik?

• Sistem manajemen database (DBMS), sistem manajemen jaringan (NMS), sistem manajemen keamanan (SMS)

• Sistem manajemen arsip elektronik (EDMS), sistem manajemen dokumen (DMS), sistem manajemen rekaman elektronik (ERMS), dan sistem manajemen siklus hidup informasi (ILM)

• Sistem manajemen keuangan (EMS), sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS), sistem manajemen produksi (PMS)

• Sistem manajemen transportasi (TMS), sistem manajemen logistik (LMS), sistem manajemen persediaan (IMS)

Answer explanation

The correct choices for managing electronic records are EDMS, DMS, ERMS, and ILM. These systems ensure efficient management of electronic archives.

Apa yang dimaksud dengan retensi arsip elektronik?

• Pemindahan arsip elektronik ke tempat penyimpanan fisik secara acak

• Penyimpanan arsip elektronik tanpa aturan atau kebijakan yang jelas

• Penghapusan dan penghancuran arsip elektronik setelah digunakan

• Kegiatan penyimpanan dan pemeliharaan arsip elektronik untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.

Answer explanation

Retention of electronic records refers to the storage and maintenance of electronic records for a specific period of time according to applicable policies and regulations. It ensures compliance and proper management of records.

Bagaimana cara melakukan backup dan restore pada arsip elektronik?

• Dengan menyimpan salinan data di tempat yang tidak aman

• Dengan membagikan ke media sosial

• Dengan menggunakan perangkat lunak khusus atau menyimpan salinan data di tempat yang aman

• Dengan menghapus semua data

Answer explanation

To backup and restore electronic archives, use specialized software or store copies of data in a secure location.

Apa keuntungan menggunakan arsip elektronik dibandingkan dengan arsip fisik?

• Lebih sulit diakses dan membutuhkan ruang fisik yang lebih banyak

• Keuntungan menggunakan arsip elektronik adalah lebih efisien, mudah diakses, dan membutuhkan ruang fisik yang lebih sedikit dibandingkan dengan arsip fisik.

• Tidak efisien dan membutuhkan ruang fisik yang lebih banyak

• Lebih lambat dalam pencarian dan membutuhkan biaya lebih rendah

Answer explanation

The advantage of using electronic archives is that they are more efficient, easily accessible, and require less physical space compared to physical archives.

Apa saja jenis-jenis arsip elektronik?

• Surat, memo, dan nota

• Dokumen teks, gambar, audio, video, email, database, website, dan lain-lain.

• Pensil, pulpen, dan penghapus

• Kertas, plastik, dan logam

Answer explanation

The correct answer is 'Dokumen teks, gambar, audio, video, email, database, website, dan lain-lain.' These are the various types of electronic archives that include text documents, images, audio, video, emails, databases, websites, and more.