3. Sejarah Kearsipan Digital

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, terdapat kata “berbagai bentuk dan media”. Maksud kata-kata tersebut adalah ….

• kertas

• film

• ketiga media tersebut

• video

Answer explanation

Berbagai bentuk media mengisyaratkan bahwa arsip yang tercipta bukan hanya kertas, melainkan media lainnya juga dapat berperan dalam penciptaan arsip karena media lainnya, seperti foto, film, mikrofilm, video, dan rekaman suara, adalah media yang dapat merekam kegiatan. Hal ini sesuai dengan pengertian arsip yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

Dokumentasi dapat terdiri atas ....

• arsip dan museum

• arsip, dokumen, dan perpustakaan

• arsip, museum, dan perpustakaan

• perpustakaan dan museum

Answer explanation

Dokumentasi memiliki kegiatan yang lebih luas dari arsip karena termasuk pula berbagai materi yang dicakup di perpustakaan (seperti buku dan majalah) atau museum, seperti prasasti dan patung-patung. Dokumentasi juga bertugas membuat dokumen baru dari dokumen yang ada, berupa bibliografi, majalah indeks, dan abstrak, sesuatu yang tidak dilakukan oleh arsip.

Salah satu perbedaan antara arsip dan dokumentasi adalah ....

• dokumentasi memiliki kegiatan yang lebih luas daripada arsip

• dokumentasi merupakan bagian dari dokumen

• perpustakaan merupakan bagian dari dokumentasi

• museum merupakan bagian dari dokumentas

Answer explanation

Salah satu hal yang mendasar pada dokumentasi adalah bidang gerak dokumentasi lebih luas daripada arsip, museum, dan perpustakaan. Sebagai contoh, dalam suatu peresmian suatu gedung baru, ada sebagian orang mengatakan bahwa sebaiknya peresmian ini didokumentasikan. Kata ini tentunya mengarah pada satu tujuan, yaitu acara itu harus direkam, baik dengan menggunakan handycam, digital camera, atau lainnya. Hasilnya tentu berupa film dan foto yang tentunya dapat disebut sebagai arsip.

Salah satu perbedaan antara dokumen dan arsip adalah ....

• dokumen terlalu banyak permasalahannya

• dalam dokumen tidak terdapat pembedaan fungsi arsip dinamis dan statis

• arsip merupakan bagian dari dokumen

• dokumen dan arsip mempunyai pengertian yang berlainan

Answer explanation

Dengan menyebut kata dokumen, seseorang pasti menyebutnya arsip. Memang, secara harfiah, baik dokumen maupun arsip, tidaklah berbeda karena “barang” yang dimaksudkan adalah sama. Namun, arsip dapat dibedakan berdasarkan fungsinya, yaitu arsip dinamis dan statis. Sementara itu, dokumen tidak terdapat pembedaan untuk fungsinya.

Pada pengertian arsip yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, terdapat kata “berkelompok”. Maksud kata tersebut adalah ….

• tercerai-berai

• tertata dengan baik

• memberkas

• menganut sistem agenda

Answer explanation

Kata berkelompok yang terdapat dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 mengisyaratkan bahwa arsip itu tidak berdiri sendiri, melainkan ada kaitannya antara arsip yang satu dan lainnya, yang kemudian menyatu dan memberkas. Apabila seseorang menyebut satu berkas, yang dimaksud adalah arsip yang telah tercipta dalam satu rangkaian kegiatan yang tidak boleh dipisah.