Quiz Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan abjad paling cocok digunakan untuk mengarsipkan...

• Dokumen dengan tanggal yang sangat penting.

• Dokumen berdasarkan lokasi geografis.

• Surat menyurat dengan nama-nama individu atau organisasi.

• Data numerik seperti laporan keuangan.

• Dokumen dengan subjek yang sangat spesifik.

Apa yang menjadi dasar pengurutan dalam sistem kearsipan abjad?

• Tanggal pembuatan dokumen.

• Nomor urut dokumen.

• Huruf pertama kata kunci pada dokumen.

• Ukuran fisik dokumen.

• Isi ringkasan dokumen.

Manakah dari berikut ini yang TIDAK termasuk dalam alat bantu yang umum digunakan dalam sistem kearsipan abjad?

• Filing cabinet

• Guide

• Hanging folder

• Kartu indeks

• Jam dinding

Salah satu keuntungan utama dari sistem kearsipan abjad adalah...

• Mudah diterapkan untuk dokumen dengan jumlah yang sangat besar.

• Sangat efisien untuk menemukan dokumen berdasarkan tanggal.

• Cocok untuk semua jenis dokumen, tanpa kecuali.

• Memungkinkan pengelompokan dokumen berdasarkan subjek dengan mudah.

• Memudahkan pencarian dokumen berdasarkan nama individu atau organisasi.

Apa yang perlu diperhatikan saat menerapkan sistem kearsipan abjad?

• Hanya menggunakan huruf kapital untuk pengurutan.

• Mengabaikan tanda baca dan spasi.

• Menggunakan aturan indeksasi yang konsisten.

• Mengurutkan berdasarkan panjang nama, bukan abjad.

• Tidak perlu membuat daftar indeks.

Sistem kearsipan berdasarkan tanggal cocok digunakan untuk...

• Dokumen yang bersifat rahasia dan sensitif

• Dokumen yang sering diakses berdasarkan subjek

• Dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo

• Dokumen yang tidak memiliki tanggal pembuatan

• Semua jenis dokumen

Kelebihan utama dari sistem kearsipan berdasarkan tanggal adalah...

• Mudah diterapkan dan dipahami

• Sangat efisien untuk mencari dokumen berdasarkan subjek

• Cocok untuk organisasi yang memiliki volume dokumen sangat besar

• Tidak memerlukan alat bantu tambahan

• Dapat mengklasifikasikan dokumen berdasarkan kode

Dalam sistem kearsipan berdasarkan tanggal, urutan penyimpanan dokumen yang benar adalah...

• Tahun, bulan, tanggal

• Bulan, tahun, tanggal

• Tanggal, bulan, tahun

• Subjek, tahun, bulan

• Kode, tahun, bulan

Salah satu kekurangan dari sistem kearsipan berdasarkan tanggal adalah...

• Sulit menemukan dokumen jika hanya mengetahui tanggalnya

• Membutuhkan ruang penyimpanan yang sangat besar

• Tidak cocok untuk dokumen yang sering diperbarui

• Sulit diterapkan pada organisasi yang memiliki banyak cabang

• Membutuhkan biaya operasional yang tinggi

Alat bantu yang sering digunakan dalam sistem kearsipan berdasarkan tanggal untuk mempermudah pencarian dokumen adalah...

• Kartu indeks

• Software akuntansi

• Database online

• Mesin fotokopi

• Scanner