Front Office - Check In (UNFINISH)

Waktu check in yang umum dilakukan di hotel yaitu...

• Pukul 11.00

• Pukul 12.00

• Pukul 13.00

• Pukul 14.00

• Pukul 15.00

Petugas Front Office yang bertanggung jawab untuk memproses check in dan check out tamu kecuali...

• Receptionist

• Front Desk Agent

• Guest Service Agent

• Resepsionis

• Room Attendant

Berikut yang bukan merupakan tugas dari resepsionis hotel yaitu...

• Menyambut tamu

• Membukakan pintu kendaraan tamu

• Memproses registrasi tamu

• Menangani kunci kamar tamu

• Memberikan informasi penting selama tamu menginap di hotel

Perhatikan pernyataan-pernyataan berikut mengenai peralatan kerja seorang resepsionis hotel!

(1) Sistem pesawat telepon yang umum digunakan di hotel.

(2) Alat untuk memprogram kunci kamar dengan cara memasukkan data nomor kamar dan masa berlaku kunci tersebut.

(3) Perangkat elektronik untuk menerima pembayaran non tunai.

Nama dari peralatan kerja tersebut secara berurutan adalah...

• Private Automatic Branch Exchange, key encoder machine, dan Electronic Data Capture.

• PABX, key encoder machine, dan mesin ATM.

• Cellphone, keycard, dan Electronic Data Capture.

• Private Automatic Branch Exchange, keycard, dan QRIS.

• Telephone operator, key tag, dan electronic money.

Berikut merupakan tata cara yang benar dalam penerimaan tamu individu kecuali...

• Ucapkan salam sesuai waktu.

• Pastikan mobil benar-benar sudah berhenti sebelum doorman membuka pintu.

• Bantu tamu untuk keluar dari mobilnya dengan cara menahan pintu mobil.

• Menghapal dan menyapa dengan menyebutkan semua nama tamu yang check in di hari tersebut karena dengan menyebutkan nama tamu menunjukkan kita peduli dan dapat berdampak baik pada pengalaman tamu menginap di hotel kita.

• Berikan perhatian lebih untuk tamu lansia, anak kecil, wanita hamil, orang dengan bayi/balita, difabel, tamu yang menggunakan tongkat, dan sebagainya.

Terdapat sejumlah perbedaan dalam tata cara penerimaan tamu individu dengan tamu rombongan. Maka dari itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh staff hotel terkait dalam tata cara penerimaan tamu rombongan, kecuali…

• Proses guest registration termasuk pengambilan key card harus tetap dilakukan oleh masing-masing tamu rombongan. Jika suatu tamu rombongan terdiri dari 300 orang, maka resepsionis akan melakukan proses registrasi sesuai dengan jumlah tamu yang akan menginap.

• Membuat dan mendistribusikan group information dan group rooming list pada departemen lainnya yang terkait.

• Tamu rombongan datang bersamaan dalam jumlah banyak sehingga proses check in tidak selalu dilakukan di reception desk agar tamu rombongan merasa nyaman dan tamu lain tidak terganggu.

• Seluruh barang bawaan tamu rombongan diturunkan dari kendaraan (mobil atau bus) lalu dibawa ke area lobi dan dikumpulkan pada satu tempat yang mudah diawasi.

• Luggage tag yang dipasang di barang bawaan suatu tamu rombongan harus dalam warna, bentuk, atau gambar yang sama agar mudah dikenali dan berbeda dengan  barang bawaan tamu/rombongan yang lain.

Jika ada tamu yang konfirmasi ingin melakukan late check out, langkah yang dapat dilakukan oleh pihak hotel kecuali...

• Jika repeater guests konfirmasi akan late check out, biasanya hotel akan memberikan kebijakan tambahan maksimal 1 jam tanpa tambahan biaya.

• Jika sedang fully booked dan B2B, semua tamu tidak bisa late check out.

• Jika tamu beralasan menunggu kereta/pesawat di sore hari, maka solusinya kamar hotel tetap dikosongkan namun barang bawaan tamu disimpan di luggage room dan tamu menunggu di lobi.

• Keinginan tamu untuk late check out dari jenis tamu manapun, wajib dipenuhi oleh pihak hotel.

• Jika kamar masih tersedia di hari tersebut, coba tawarkan tamu untuk extend sebagai bagian dari upaya upselling.

Terdapat sejumlah prosedur bagi Concierge untuk menangani barang bawaan tamu kecuali...

• Simpan barang di tempat yang aman di area main entrance.

• Setelah disimpan, minta tamu untuk memeriksa kembali barang bawaannya.

• Jika ada barang bawaan tamu yang memang sudah rusak, informasikan pada tamu dengan sopan. Hindari agar hotel tidak perlu bertanggung jawab atas kerusakan tersebut.

• Pastikan tidak ada lagi barang bawaan yang tertinggal di kendaraan dan jika barang bawaan tamu cukup banyak, gunakanlah trolley.

• Utamakan dulu barang masuk ke lobby daripada mempersilakan tamu masuk ke lobby.