Worksheets10. Gerenciamento da Comunicação
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Um membro da equipe se atrasou em várias das recentes reuniões da equipe e as duas últimas entregas que ele enviou não estavam aceitáveis. O gerente de projetos decide que não pode mais esperar que a situação melhore e que deve abordar a questão com o membro da equipe. Qual é a melhor forma de comunicação para lidar com esse problema?
Comunicação escrita formal.
Comunicação verbal formal.
Comunicação escrita informal.
Comunicação verbal informal.
O uso abrangente de comunicação tem mais probabilidade de ajudar a resolver problemas complexos.
Verbal formal.
Escrita informal.
Escrita formal.
Não verbal.
O novo gerente de projetos tem uma equipe que inclui várias pessoas que não têm o inglês como língua materna. Ele usa frequentemente jargões técnicos de sua empresa anterior, que não são familiares a esses membros da equipe, ao discutir as atividades do trabalho com os membros da equipe. O resultado mais provável de barreiras de comunicação é:
O projeto atrasar.
O nível de confiança aumentar.
Ocorrerem conflitos.
A gerência sênior ficar insatisfeita.
Com frequência, as comunicações melhoram quando o emissor ____ o receptor.
Conversa com franqueza com
Usa gestos ao conversar com
Fala lentamente com
Demonstra considerar o ponto de vista do
Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando:
São detectados defeitos.
O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato.
O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no caminho crítico.
Os projeto possui aumentos de custos.
Você está gerenciando um projeto no qual estarão envolvidas negociações consideráveis. Você tem confiança de que essas negociações irão bem e que todos os acordos serão finalizados em contratos formais por escrito. Qµando você se envolve em negociações, habilidades de comunicação não verbal são:
Pouco importantes.
Muito importantes.
Importantes apenas quando objetivos de custo e cronograma estão envolvidos.
Importantes para garantir que você vença na negociação.
Um projeto grande de telecomunicações com duração de um ano está na metade quando você assume o cargo do gerente de projetos anterior. O projeto envolve três fornecedores diferentes e uma equipe de 30 pessoas. Você gostaria de ver os requisitos de comunicação do projeto e qual tecnologia está sendo usada para ajudar nas comunicações do projeto. Onde você encontrará essas informações?
No plano de gerenciamento das partes interessadas
No plano de distribuição de informações
No gráfico de barras
No plano de gerenciamento das comunicações
Mudanças em algumas entregas do projeto foram documentadas no plano de gerenciamento do projeto. Essas mudanças, juntamente com outras informações do projeto, foram distribuídas de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. Uma parte interessada expressou surpresa ao gerente de projetos ao ouvir falar de uma mudança documentada em uma entrega do projeto. Todas as partes interessadas receberam a comunicação com a notificação sobre a mudança. O que o gerente de projetos deve fazer?
Determinar por que a parte interessada não recebeu as informações e informá-la quando elas foram publicadas.
Perguntar ao gerente funcional por que a parte interessada não entendeu sua responsabilidade.
Revisar o plano de gerenciamento das comunicações e fazer revisões se necessário.
Abordar a situação na próxima reunião do comitê de gestão para que outras pessoas não deixem de ver as mudanças publicadas.
Comunicação é essencial para o sucesso de um projeto. Como gerente de projetos, você tinha três partes interessadas com quem precisava se comunicar. Portanto, tinha seis canais de comunicação. Uma nova parte interessada foi adicionada com quem você também precisa se comunicar. Quantos canais de comunicação você tem agora?
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Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para concluir um pacote de trabalho. Além do que está sendo discutido, se a gerente de projetos desejar saber o que está ocorrendo, ela deve prestar mais atenção a:
O que está sendo dito e quando
O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora do dia
Maneirismos físicos e quando, durante o cronograma, essa discussão está acontecendo
A altura e o tom das vozes, juntamente com seus gestos
Um gerente de projetos tem uma equipe de projeto com pessoas em quatro países. O projeto é muito importante para a empresa e o gerente de projetos está preocupado com seu sucesso. A duração do cronograma do projeto é aceitável. Qual tipo de comunicação ele deve usar?
Comunicação verbal informal
Comunicação escrita formal
Comunicação verbal formal
Comunicação escrita informal
A reunião da equipe do projeto não está indo bem. Muitos participantes estão falando ao mesmo tempo, algumas pessoas não estão participando e muitos assuntos estão sendo discutidos aleatoriamente. Qual das seguintes regras para reuniões eficazes não está sendo seguida?
Demonstrar cortesia e consideração em relação aos outros e controlar quem tem permissão para falar.
Agendar reuniões com antecedência.
Ter uma finalidade para a reunião, com a presença das pessoas certas.
Criar e divulgar urna pauta e um conjunto de normas para controlar a reunião.
Você acaba de ser designado corno gerente de projetos de um grande projeto de fabricação. O projeto deve durar um ano e está pela metade. Ele envolve cinco fornecedores diferentes e 20 membros de sua empresa na equipe do projeto. Você deseja revisar rapidamente qual é a situação atual do projeto. Qual dos relatórios a seguir seria o mais útil para encontrar essas informações?
Situação do trabalho.
Progresso.
Previsões.
Comunicações.
Um membro da equipe está visitando a fábrica de um dos fornecedores. Qual das atitudes a seguir é a mais importante em qualquer telefonema que o gerente de projetos faça para o membro da equipe?
Pedir que o membro da equipe repita o que o gerente de projetos diz.
Revisar a lista de informações de contato de todas as partes interessadas.
Pedir que o membro da equipe verifique se há solicitações de mudanças.
Revisar a pauta da próxima reunião.
Um gerente de projetos ouve por acaso uma conversa entre duas partes interessadas que discutem como estão insatisfeitas com os impactos do projeto em seus respectivos departamentos. A parte interessada A pergunta se o projeto está no prazo e a parte interessada B responde que o IDP é 1,05. A parte interessada A pergunta se o gerente de projetos está ciente da preocupação da parte interessada B. A parte interessada B responde que não tem certeza. Qual é a melhor atitude para o gerente de projetos?
Assegurar que as partes interessadas fiquem sabendo de que o gerente de projetos ouviu a conversa. Em seguida, pedir que encaminhem todas as questões ao gerente de projetos por escrito.
Fazer uma apresentação para todas as partes interessadas sobre a situação do projeto.
Enviar às duas partes interessadas urna cópia do registro de questões e solicitar comentários adicionais.
Organizar uma reunião com as duas partes interessadas para permitir que elas expressem quaisquer preocupações que possam ter.
Estava indo tudo bem no projeto. O sistema de autorização de trabalho permitiu que as pessoas soubessem quando iniciar o trabalho e o registro de questões ajudou a rastrear as preocupações das partes interessadas. O patrocinador expressou seu agradecimento pelos esforços dos membros da equipe oferecendo urna festa de conclusão de marco. O gerente de projetos recebe um telefonema de um membro da equipe que diz que os resultados da conclusão da predecessora de sua atividade estão com dois dias de atraso. Qual dos motivos a seguir descreve melhor por que isso ocorreu?
O gerente de projetos estava se concentrando nas necessidades do patrocinador.
A gerência funcional não foi incluída no plano de gerenciamento das comunicações.
As atividades sucessoras deveriam ter sido monitoradas, não as predecessoras.
As pessoas certas não foram convidadas para a festa de conclusão de marco.
Uma equipe acaba de ser designada a uma gerente de projetos com membros de vários países, incluindo Brasil, Japão, Estados Unidos e Grã-Bretanha. Qual é sua melhor ferramenta para obter sucesso?
A matriz de responsabilidades (MR).
Teleconferência.
Comunicação da equipe com a EAP.
Habilidades interpessoais bem desenvolvidas
O projeto tem uma equipe com 13 membros e afeta mais de 15 departamentos na organização. Como o projeto está 20% concluído até o momento e a equipe obteve relatórios de desempenho bem-sucedido de cinco dos departamentos afetados, a gerente de projetos organiza uma festa para comemorar. A gerente de projetos convida para a festa as principais partes interessadas de todos os departamentos para oferecer às pessoas que fizeram avaliações favoráveis uma oportunidade informal de comunicar boas notícias aos departamentos que ainda não foram afetados pelo projeto. Na festa, a gerente de projetos conversa com as pessoas para tentar descobrir informações relevantes que possam ajudá-la a tornar o projeto ainda mais bem-sucedido. Ela acaba ouvindo o gerente de um dos departamentos falar sobre marcar mais reuniões regulares no projeto. A melhor atitude para a gerente de projetos é primeiro:
Registrar a eficácia da festa nas lições aprendidas do projeto.
Analisar a eficácia do plano de gerenciamento das comunicações do projeto.
Fazer uma reunião com todas as partes interessadas para discutir suas preocupações.
Assegurar que o gerente tenha uma cópia do plano de gerenciamento das comunicações para que ele lembre-se de que essas preocupações devem ser encaminhadas à gerente de projetos.
Os requisitos de muitas partes interessadas não foram aprovados para inclusão em seu projeto. Portanto, você teve dificuldade para obter a aprovação formal do plano de gerenciamento do projeto. As partes interessadas discutiram e adiaram o projeto enquanto faziam diversas reuniões sobre os seus requisitos. Por fim, o projeto foi aprovado e o trabalho começou há seis meses. Todas as opções a seguir seriam boas ações preventivas a implementar, exceto:
Manter um arquivo dos requisitos que não foram incluídos no projeto.
Assegurar que o processo de controle de mudanças não seja usado como um meio para incluir novamente os requisitos no projeto.
Manter um registro de questões.
Fazer reuniões com as partes interessadas para discutir o trabalho que não será adicionado ao projeto.
O gerente de projetos está esperando que uma entrega seja enviada hoje por e-mail por um membro da equipe. Ao final do dia, o gerente de projetos entra em contato com o membro da equipe para notificá-lo de que ainda não recebeu a entrega. O membro da equipe pede desculpas e explica que não conseguiu enviar a entrega por e-mail e que usou o correio. O membro da equipe lembra ao gerente de projetos de que ele já havia sido informado de que isso ocorreria durante uma conversa por telefone. "Você se refere àquela conversa em que eu disse que não estava ouvindo bem porque o sinal do celular estava ruim? " pergunta o gerente de projetos. "Sim" responde o membro da equipe. O que poderia ter sido feito para evitar esse problema?
Comunicação verbal.
Inclusão no registro de questões após o telefonema.
Mais atenção ao determinar os requisitos das comunicações.
Feedback durante a comunicação
Um gerente de projetos em urna grande empresa de consultoria é solicitado a relatar os resultados reais do projeto em comparação com os resultados planejados. O projeto está indo bem e o departamento de marketing deseja verificar se os resultados atuais podem ser utilizados em uma futura campanha de marketing. Esse gerente de projetos deve preparar um:
Relatório de tendências.
Relatório de previsões.
Relatório de situação.
Relatório de variações.
Um gerente de projetos bem-sucedido deve utilizar conhecimentos, habilidades e capacidades em várias áreas de especialização diferentes. A capacidade de planejamento é muito importante, bem como a capacidade de executar, gerenciar e controlar o projeto de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Qual área de especialização é mais importante para um gerente de projetos?
Comunicação.
Desenvolvimento da equipe.
Especialização técnica.
Controle do projeto.
A gerente de projetos está tentando se lembrar de um método de comunicação preferido pelas partes interessadas. Onde ela pode encontrar essa informação?
Diagrama RACI
Matriz de avaliação do engajamento das partes interessadas
Plano de engajamento das partes interessadas
Plano de gerenciamento dos recursos
