a. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

c. Hồ sơ là tập các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2 năm, 75 năm

2 năm, 70 năm

b. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

a. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

a. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm làm căn cứ để lập hồ sơ.

c. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

b. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

a. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.

b. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

c. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ không liên quan với nhau

a. 3 bước (Mở hồ sơ, Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, Kết thúc hồ sơ)

b. 4 bước (Mở hồ sơ, Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, Phân loại hồ sơ, Kết thúc hồ sơ)

c. 5 bước (Mở hồ sơ, Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, Phân loại hồ sơ, Kết thúc hồ sơ, Viết bìa hồ sơ)

a. Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tham mưu trong việc chỉ đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành.

b. Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành.

c. Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành

a. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.

b. Chỉ đạo công tác lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức.

c. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới

Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

a. Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ hiện hành.

b. Đơn vị trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữhiện hành.

c. Trường hợp đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

d. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức. Trưởng đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác của các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị.

a. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

b. Chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ hiện hành.

c. Trường hợp cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu

d. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.

Cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ hiện hành

a. Hồ sơ điện tử là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

a. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b. Hồ sơ là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

a. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị.

b. Hồ sơ là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

c. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của một đối tượng, cá nhân cụ thể

a. Văn bản tài liệu trong hồ sơ là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc

b. Văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp và phải được xác định giá trị tài liệu, được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

c. Văn bản tài liệu trong hồ sơ là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định

a. Văn bản tài liệu trong hồ sơ là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc

b. Văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp và phải được xác định giá trị tài liệu, được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

c. Văn bản tài liệu trong hồ sơ là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định

d. Hồ sơ công việc phản ánh trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc và trình tự giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ

Văn bản tài liệu trong hồ sơ có liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc có một hay một số đặc điểm chung như tên loại, tác giả, thời gian…

Đúng vì THBQTL là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ

Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ

Sai vì Thời hạn bảo quản gồm 2 mức: Vĩnh viễn và lâu dài

a, Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

b. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

a. Văn bản, tài liệu là bản chính, bản sao y, sao lục, trích sao

b, Văn bản, tài liệu là bản sao phô tô khi đã có bản chính

c, Văn bản, tài liệu là bản sao lục.

a. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân về việc phê chuẩn giá đất trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh

b. Quyết định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

c. Quyết định của UBND tỉnh về việc phê duyệt giá đất trên địa bàn tỉnh

d. Quyết định đình chỉ một văn bản quy phạm pháp luật của Thủ tướng Chính phủ.

a. Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

b. Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

c. Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

d. Chỉ đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ

a. Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ, khoa học

b. Góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

c. Quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức đúng quy định

d. Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng

a. Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị, quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

b. Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan

c. Kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị và cá nhân

d. Danh mục hồ sơ của những năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ của cơ quan.

a. 5 cột (Số và ký hiệu hồ sơ, Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, Thời hạn bảo quản, Người lập hồ sơ, Ghi chú)

b. 4 cột (Số và ký hiệu hồ sơ, Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, Thời hạn bảo quản, Người lập hồ sơ)

c. 7 cột (Số thứ tự, Số, ký hiệu hồ sơ, Tiêu đề hồ sơ, Thời hạn bảo quản, Số tờ/Số trang, Người lập hồ sơ, Ghi chú)

a. 5 cột (Số và ký hiệu hồ sơ, Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, Thời hạn bảo quản, Người lập hồ sơ, Ghi chú)

b. 4 cột (Số và ký hiệu hồ sơ, Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, Thời hạn bảo quản, Người lập hồ sơ)

c. 7 cột (Số thứ tự, Số, ký hiệu hồ sơ, Tiêu đề hồ sơ, Thời hạn bảo quản, Số tờ/Số trang, Người lập hồ sơ, Ghi chú)

a. Xây dựng khung đề mục của DMHS

b. Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề, đơn vị hoặc người lập

c. Dự kiến thời hạn bảo quản, đánh số ký hiệu các đề mục và hồ sơ

d. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

a. Đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản 5 năm trở lên

b. Viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

c. Viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và viết bìa hồ sơ

d. Xây dựng bản hướng dẫn lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

a. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên

b. Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành

c. Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

d. Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì), các văn bản tài liệu gửi để biết, để tham khảo

a. Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán

b. Trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc

a. Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán

b. Trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc

a. Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán

b. Trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc

a. Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán

b. Trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc

a. Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu, Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

c. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

a. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

b. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

c. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

d. Tài liệu bảo quản tạm thời

60 ngày

3 tháng

1 năm

5 năm

dài nhất

5 năm

70 năm

Vĩnh viễn

5 năm

1 năm

10 năm

70 năm

2 năm

5 năm

10 năm

20 năm

Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc giấy ủy quyền được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

Trường hợp khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải xuất trình căn cước công dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài).

Độc giả nghiên cứu chuyên đề phải có công văn của cơ quan chủ quản (trong đó nêu rõ mục đích, yêu cầu, đề cương, thời gian nghiên cứu).

Độc giả nghiên cứu chuyên đề có căn cước công dân, đơn xin khai thác ghi rõ mục đích, yêu cầu, thời gian nghiên cứu

Là chủ thể trực tiếp quyết định việc: Cho phép khai thác; Hình thức khai thác căn cứ vào: Độ mật; Giá trị tài liệu; Quy chế nội bộ.

Người đứng đầu cơ quan quản lý lưu trữ Có quyền: Quy định cụ thể việc khai thác; Từ chối nếu không đủ điều kiện.

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền về lưu trữ:

Ví dụ: Bộ Nội vụ (quản lý nhà nước về lưu trữ), ban hành quy định chung, hướng dẫn khai thác.

Việc khai thác không bị hạn chế đối với: Tài liệu thuộc bí mật nhà nước; Tài liệu chưa đủ điều kiện công khai; Tài liệu liên quan quyền riêng tư. Đây là điểm liên thông trực tiếp với Luật bảo vệ bí mật nhà nước.