WorksheetsRecepción, distribución y entrega de paquetería, documentación..
Total questions: 40
Worksheet time: 20mins
Para recibir, distribuir y entregar paquetería y documentación, es importante:
Conocer la distribución de los departamentos. Cómo se llaman y qué personas trabajan en cada uno de ellos
Conocer las rutas de entrega cambiantes
Tener un control de inventario impreciso
Para recibir, distribuir y entregar paquetería y documentación, es necesario:
Identificar a todas las personas que llegan a diario al edificio
Identificar los diferentes departamentos de la organización y el personal asignado a los mismos, así como sus cargos y responsabilidades
Conocer el sistema de gestión de inventario, personal capacitado, vehículos de transporte y proceso organizado.
Como personal de ordenanza aprenderás a:
Realizar tareas de jardinería
Realizar tareas de limpieza y mantenimiento
A clasificar documentos y paquetes por despachos y personas
Durante la recepción, distribución y entrega de paquetería, documentación y material de almacén es importante guardar:
La lista de tareas pendientes
La confidencialidad y seguridad en los documentos y paquetes
¿Qué es la confidencialidad?
La confidencialidad es garantizar que la información va a ser protegida, no se va a contar sin el permiso de la otra persona /personas
Dentro de un organismo público es muy habitual comunicarse mediante:
Comunicación telefónica. En concreto, con llamadas internas.
Llamadas con mi teléfono personal
Burofax
¿Qué son las llamadas internas?
Son llamadas realizadas dentro de la organización o empresa utilizando la red telefónica interna y marcando la extensión correcta.
Para el uso del teléfono es importante tener en cuenta y adaptar lo siguiente:
Revisar la cobertura de red, cargar la batería y mantener el teléfono actualizado.
La voz, la actitud, el lenguaje y el silencio
Configurar notificaciones ni ajustes de privacidad
¿Qué podemos hacer si no sabemos que responder a la persona por teléfono?
Nos quedamos en silencio durante 10 minutos. Así se cansará y no llamará más.
Le decimos que no sabemos responderle y que no te hagan perder el tiempo
Le decimos que no sabemos responderle y que volveremos a llamarle tan pronto como podamos.
Para no interrumpir a la persona que llama por teléfono se recomienda hacer:
Expresiones del tipo : "Ya...", "Si..", "Claro", "Desde luego", "Te entiendo"
A diario tendrás la tarea de recoger la___________ ___________ ____________ y entregarlos internamente en la organización.
Documentos, informes y cartas
Prensa, documentos y paquetes
Facturas y contratos
¿Qué es la prensa?
La prensa es un medio de comunicación. Son publicaciones impresas que se diferencian en función de su periodicidad (diaria, semanal, mensual)
La prensa que se publica semanalmente será:
Diario o periódico
Semanario o revista
Revistas especializadas
¿Qué son los documentos?
Imágenes en movimiento y sonidos grabados
Escritos que explican hechos y tienen datos importantes
Objetos atados o envueltos para ser transportados:
¿Hay disponible circulación interna dentro de la organización?
En la gestión de paquetería y documentación que se genera de forma interna en la organización, hay cuatro fases que debes seguir:
Recepción, Registro, Clasificación, Distribución,
Al hecho de recibir los documentos o paquetes que han llegado se le llama:
Distribución
Recepción
Archivo
A la entrega de documentos o paquetes a su destinatario o destinataria se le llama:
Registro
Clasificación
Distribución
¿Cuáles son los documentos internos y externos asociados a la recepción de la paquetería y documentación?
Registros de inventario, órdenes de compra, facturas internas, guías de remisión,
Informes, folletos, notas, técnicas, cuestionarios, registros
En el registro de paquetería y documentación, la primera tarea será:
Recoger los paquetes de la zona donde los dejen los proveedores
¿Qué son los proveedores?
Los proveedores son individuos o empresas que entregan paquetes y documentos, bienes o servicios a otras empresas o consumidores.
Después de recoger los paquetes tendremos que:
Identificar a que departamento y persona va dirigido. Y ponernos en contacto con la persona destinataria
Para realizar la entrega de la paquetería, la organización responsable del envió, te pedirá que:
Información solicitada por la organización responsable del envío.
Las instrucciones de la organización
Firmes y selles los albaranes de entrega del paquete
¿Qué es un albarán?
Es un documento que demuestra que ese pedido ha sido entregado
A la hora de distribuir y clasificar la paquetería y documentación es importante:
Conocer los despachos y las personas destinatarias
Clasificar y distribuir los documentos o paquetes urgentes
Las dos respuestas son correctas
¿Cómo se reciben los artículos?
En el Almacén de Servicios Generales
¿Qué son los Servicios Generales?
Los Servicios Generales es un servicio que tienen todos los departamentos del Gobierno Vasco para encargarse de las tareas generales. Por ejemplo: recoger la paquetería.
Los Servicios Generales son actividades que no tienen impacto en la empresa.
Cuando se recibe un articulo, hay estas fases:
Una persona entrega el material en el almacén, el personal de servicios comprueba el articulo comprobando el albarán, contando o comprobando la mercancía. Por ejemplo: si viene con desperfectos (su calidad).
Después de recibir la mercancía, se almacena. ¿Quién se encarga de almacenar los artículos?
Personal de Servicios Generales
Para saber como colocar los artículos en el almacén, revisaremos y utilizaremos:
Un mapa del almacén
Las mercancías o artículos que se piden tienen que estar disponibles en el almacén. Los pedidos se prepararan de manera _________ y se entregan al personal de ordenanza para que los entreguen en cada servicio.
electrónica
manual
¿Qué son las normas de protocolo y para que sirven?
Nos indican cómo debemos relacionarnos con las diferentes personas en la distribución de paquetes y documentación
En la manipulación de paquetes y documentos tienes que garantizar:
Confidencialidad y seguridad
¿Para qué existe la confidencialidad?
Para prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados
Son las medidas preventivas de la organización que permiten proteger la información, buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma:
La seguridad
¿Un acta es un ejemplo de documento disponible para que todas las personas de la organización que lo necesiten puedan acceder a ella?
Si
Parcialmente cierto
Falso
En cuanto a la manipulación de paquetería y confidencialidad, la normativa legal menciona la _______________ . Sirve para mantener los documentos y paquetes libres de modificaciones no autorizadas.
confidencialidad
integridad
Si borras parte de un documento cometes una falta de:
Autenticidad
Integridad
Seguridad
Cuando abres o lees un documento que no es tuyo cometes una falta de:
Autenticidad
Profesionalidad
Confidencialidad
