MENANGANI PENERIMAAN SURAT

MENANGANI

PENERIMAAN SURAT

Proses Pengurusan Surat Masuk Sistem
Buku Agenda:

1.

Penerimaan Surat

2.

Penyortiran Surat

3.

Pencatatan Surat

4.

Pengarahan Surat

5.

Penyampaian Surat

6.

Penyimpanan Surat

Proses Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku
Agenda:

1. PENERIMAAN
Dokumen ditampung &

diidentifikasi

Dokumen dibuka,

diagendakan dalam Buku

Agenda SM, dilengkapi

Lembar disposisi,

diindeks

Meneliti, membaca, isi

lembar disposisi.

Identifikasi dokumen

sesuai dengan

Disposisi pimpinan

5. PENYAMPAIAN
6. PENYIMPANAN

2. PENYORTIRAN

3. PENCATATAN

4. PENGARAHAN

1. Penerimaan Surat

1. Mengumpulkan dan menghitung surat

masuk

2. Meneliti ketepatan alamat
3. Menandatangani bukti penerimaan

bahwa surat telah diterima

2. Penyortiran Surat

surat

biasa

penting

rahasia

pribadi

3. Pencatatan Surat

Buka Surat

Membaca Surat (Dinas, Biasa, Penting)

Memeriksa Lampiran2

Mencatat dalam buku agenda SM

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Kembar

No
Tanggal
terima

Nomor dan

Tanggal Surat
Perihal
Nama dan Alamat

Pengirim
lampiran

Kode

Keterangan

1

5 Januari
2017

002/AM/I/2017
2 Januari 2017

Pesanan

PT. Amat Makmur
Jl. Merdeka 5
Surabaya

1 lembar

Brosur

2

1O Januari
2017

8 Januari 2017

Tagihan

Bank BCA Cab.
Malang
Jl. Panglima
Sudirman 30
Malang

-

-

PT. SUTERA ALAM

JL. MELATI NO. 26 MALANG

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Berpasangan

No
Tanggal
terima

Nomor dan

Tanggal
Surat

Perihal
Nama dan Alamat

Pengirim
Kode
Keter
angan
No
Tanggal
Kirim

Nomor

dan

Tanggal
Surat

Perihal

Nama
dan

Alamat

Penerima

Kode
Keterang

an

15
Januari
2017

002/AM/I/2
017
2 Januari
2017

Pesanan

PT. Amat Makmur
Jl. Merdeka 5
Surabaya

1

21O
Januari
2017

8 Januari
2017

Tagihan

Bank BCA Cab.
Malang
Jl. Panglima
Sudirman 30
Malang

-

2

PT. SUTERA ALAM

JL. MELATI NO. 26 MALANG

Buku Agenda Tunggal

■ Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat

keluar yang digabungkan menjadi satu

■ Contoh :

No

Tanggal
Terima/

Kirim

Tanggal Dan
Nomor Surat
M/K
Dari/

Kepada
Perihal

Kode

Lampiran
Keteranga

n

1

5 Januari

2017

2 Januari 2017

002/

SJ/I/2017

M

PT.

Sejahtera
Jl. Raya
Bogor 29,

Jakarta

Pesanan

1 Lembar

Brosur

2

6 Januari

2017

6 Januari 2017
008/MN/I/20

17

K

Kantor
Pajak

Pratama
Jl. TMP.
Kalibata,
Jakarta

NPWP

-

-

4. Pengarahan Surat

•Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang
selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan
permasalahan surat.

•Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena dia
yang bertanggung jawab thd penanganan surat
•Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar
disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses
surat tersebut.

Definisi Lembar Disposisi

■ Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi

dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat
yang diterima dari pihak lain.

Contoh Lembar Disposisi

LEMBAR DISPOSISI

Indeks :

Nama dan Alamat Pengirim :

No. Agenda :

Tanggal Diterima :

Tanggal Diproses :

Tanggal dan Nomor Surat :

Perihal :

Bidang/ Unit Pengolah :

Paraf Petugas :

Informasi :

Catatan :

Pengelola Administrasi

Contoh Lembar Disposisi

LEMBAR DISPOSISI

Kode/Indeks :

Pengirim :

Tanggal Diterima :

Tanggal Diproses :

No. dan Tgl. Surat :

No Agenda :

Isi singkat/ Perihal :

Pengolah :

Paraf :

Alamat Aksi :

Informasi :

Catatan :

Pimpinan

Contoh Lembar Disposisi

LEMBAR DISPOSISI

Nama Pengirim

:

Diterima Tanggal

:

Alamat Pengirim

:

Nomor Urut

:

Tanggal Surat

:

Diteruskan Kepada

:

Nomor Surat

:

1.

Perihal

:

2.

3.

ISI DISPOSISI

Contoh Lembar Disposisi

DISPOSISI

Indeks

: Sejahtera, PT

Rahasia

:

Penting

:√

Biasa

:

Kode

: Se

Tgl Penyelesaian : 6 Januari 2009

Tgl/No

: 2 Januari 2009/002/B/I/09

Asal

: PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM. 29, Jakarta

Isi Ringkas : Pesanan alat-alat elektronik

Instruksi

:

Diteruskan kepada :

1. Ardian, Se

Segera proses !

2.

3.

Sesudah digunakan harap segera kembali :

Kepada

: Bagian Administrasi

Tanggal

: 15 Januari 2009

Diisi oleh

Sekretaris

Diisi oleh

Pimpinan

Diisi oleh

Sekretaris

5. Penyampaian Surat

■ Menyampaikan surat kepada pejabat / karyawan

berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam
buku Ekspedisi Intern

■ Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu :

1. Buku Ekspedisi intern
2. Buku Ekspedisi Ekstern

Definisi Buku Ekspedisi Intern

■ Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan

untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi
surat yang disampaikan di dalam lingkungan
organisasi/perusahaan sendiri.

Definisi Buku Ekspedisi Ekstern

■ Buku

Ekspedisi

Ekstern

adalah

buku

yang

digunakan

untuk

mencatat

penyampaian

/

pengiriman / distribusi surat kepada pihak lain dari
luar organisasi / perusahaan.

Contoh Format dan cara pengisian Buku Ekspedisi Intern

No

Nomor Surat

Perihal
Nama Bidang/ Unit

penerima
Keterangan

Nomor Urut Dalam

Buku Agenda

Nomor Surat sesuai

dengan Buku

Agenda

Mencatat nama penerima surat dan

paraf/ ttd

Mendistribusikan Surat/ Dokumen Masuk

1.Pendistribusian dilakukan dengan batas waktu
2.Penerima Surat/ dokumen teridentifikasi
3.Salinan surat/ dokumen dibuat apabila diperlukan

• Difotocopy
• Peminjaman dokumen asli

KARTU PEMINJAMAN DOKUMEN

KARTU PEMINJAMAN DOKUMEN

Nama dan Jenis Dokumen :

Nomor dan Tgl. Dokumen :

No. Agenda :

Kode :

Kode Indeks :

Peminjam :

Bidang/ Unit :

Tgl. Peminjaman :

Janji Tgl. Pengembalian :

Paraf Petugas :

Paraf Peminjam :

Catatan :
1. Mohon dikembalikan tepat waktu dan dalam keadaan utuh / dan tidak rusak
2. Dokumen yang dipinjam ini diusahakan tidak dipindah tangankan.
3. Jika Rahasia Negara/ Perusahaan mohon dapat menjaga kerahasiahannya.

CARA MENANGANI SURAT RAHASIA/ PRIBADI
YANG TERLANJUR DIBACA

➢ Orang yang membacanya harus membubuhkan nama, keterangan

terlanjur dibaca, tanggal dan paraf pada amplop tersebut

Terlanjur dibaca,
Anang Mustahmid

12/03/2018

PENCATATAN SURAT ELEKTRONIK

➢ Penerimaan surat atau dokumen elektronik baik melalui email ataupun melalui fax

harus dicatat dalam Buku Agenda Surat Elektronik

No

Tgl. Terima

No. & Tgl. Surat

Perihal

No. Fax/ Email

Keterangan

Buku Agenda Surat Elektronik

PENCATATAN SURAT RUSAK, MENCURIGAKAN ATAU HILANG

➢ bilamana ditemukan surat rahasia, surat yang rusak, mencurigakan atau hilang hal

demikian tetap harus terkendali dan dicatat dalam buku “khusus” dan segera laporkan
kepada yang berkepentingan

1. Kejadian surat rusak karena :

• Pengepakan/ pengemasan kurang sempurna
• Kena air ujan pada saat mempergunakan jasa ekspedisi
• Kena perekat antara surat dan amplop bersatu
• Surat tergunting pada saat membuka amplop dengan gunting atau terobek jika

membuka amplop tidak menggunakan gunting.

• Keadaannya kusut karena tertumpuk atau terlipat.

2. Mencurigakan Surat yang mencurigakan biasanya berisi hasutan, ancaman atau fitnah,

biasanya surat yang demikian tidak mencantumkan alamat pengirim bahkan pengirimnya
pun tanpa mencantumkan nama atau identitasnya.

3. Surat yang hilang Hilangnya surat bisa saja secara keseluruhan dan bisa saja sebagian.

PENCATATAN AGENDA KHUSUS

➢ bilamana ditemukan surat rahasia, yang rusak, mencurigakan atau hilang hal

demikian tetap harus terkendali dan dicatat dalam buku “khusus” dan segera laporkan
kepada yang berkepentingan.

No

Tgl. Terima

No. & Tgl. Surat

Perihal

Isi Surat

Kondisi Surat

Buku Agenda KHUSUS

6. Penyimpanan Surat

■ Menyimpan surat dengan menggunakan sistem

tertentu seperti Sistem Abjad, sistem Subjek,
Sistem Wilayah, Sistem Tanggal, Sistem Nomor.

STEMPEL AGENDA