Redação para Documentos Empresariais - RH

Redação para
Documentos Empresariais

​Redação para Documentos Empresariais

A redação empresarial é um meio de se estabelecer comunicação entre pessoas por meio de papéis, cartas ou outros documentos.
É o conjunto de instrumentos de comunicação escrita: memorandos, avisos, ofícios, relatórios, dentre outros.

Esse tipo de comunicação é utilizado por empresas, indústria e comércio, com o objetivo de iniciar, manter ou encerrar transações.

​Redação para Documentos Empresariais

A partir desta atividade interativa, estudaremos alguns outros gêneros textuais dos ambientes empresariais. 

SAIBA QUE: esses tipos de escrita são atividades com formas de atuação e objetivos bastante específicos, têm estilos e características próprias, o que as distingue da maneira de redações literárias.

A linguagem da redação de documentos considera, principalmente, a objetividade, a eficácia e a exatidão dos informes.

​Redação para Documentos Empresariais

Usa-se, para tal, a linguagem denotativa (sentido real das palavras), a língua culta, estrutura simples, paragrafação clara e objetiva.

Isso quer dizer que devemos nos preocupar com a estética tanto da linguagem quanto do documento em geral, pois, isso é primordial para uma boa comunicação.

​Redação para Documentos Empresariais

Quando alguém recebe uma comunicação por nós enviada, está também recebendo uma imagem de nós mesmos por aquilo que escrevemos.

Assim, as pessoas responsáveis pela escrita não podem cometer erros de gramática, de vocabulário ou de estrutura textual, pois, além de suas próprias imagens, a forma como escrevem também é uma representação da empresa onde atuam.

Regras da
Atividade Interativa

​Regras da Atividade Interativa

Leia atentamente cada informação apresentada a seguir sobre os tipos de documentos empresariais e faça as tarefas solicitadas.

Vamos começar!

​Ofício

Correspondência interna e externa trocada entre autoridades de hierarquia equivalente ou enviada a alguém de hierarquia superior à daquele que assina.

Seu uso está restrito ao tratamento de assuntos oficiais (conforme ordens legais) pelos órgãos da Administração Púbica entre si e também com particulares. 

​Ofício

É elaborado somente a partir de uma instituição pública, inclusive como meio de comunicação formal endereçada a particulares (pessoa física) ou a empresas privadas.

Por isso, particulares não se utilizam do ofício. Devem utilizar outros tipos de correspondências, como a carta e o requerimento.

​Ofício

Seu conteúdo é formal e é necessário usar tratamento adequado ao que cada cargo exige.

No envelope, por exemplo, os ofícios destinados às autoridades tratadas por Vossa Excelência, devem ser endereçados tal como:

Excelentíssimo Senhor
Fulano de Tal 
Ministro da Educação
70.614-000 Brasília - DF


Neste contexto, analise o exemplo de ofício a seguir.

Multiple Choice

Com base na sua análise, julgue a afirmação que se segue, acerca de aspectos da redação para ofício:

É adequado o uso da forma "Brasília, 17 de janeiro de 2021", alinhada à margem direita da página em um documento no padrão ofício expedido na referida data e na cidade de Brasília – DF.

• CERTO

• ERRADO

Multiple Choice

Dentre as partes do documento no padrão ofício, uma imagem do brasão do referente órgão público (timbre), conforme exemplificada no detalhe, pode ser identificada como parte do(a):

• Assunto

• Cabeçalho

• Endereçamento

• Assinatura

• Desfecho

​Memorando

É uma espécie de carta menos formal, que circula entre área e departamentos de uma empresa ou é especificamente enviada de uma pessoa para outra, que estão hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Logo, trata-se de uma forma de comunicação interna.

Pode ser utilizado em uma série de situações para tratar de:

assuntos administrativos, exposição de projetos, ideias, diretrizes e

inovações de serviço, entre outras.

​Memorando

Suas principais características são a agilidade e a simplicidade de procedimentos burocráticos.


Com isso, os despachos ao memorando podem ser dados no próprio documento, o que evita o desnecessário aumento do número de comunicações e de papel.

​Memorando

Quanto à forma, o memorando oficial segue o modelo do “Padrão Ofício”, mas há diferenças:

1. o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa, ou pelo nome, quando o memorando se destina a servidor público sem cargo administrativo. Utiliza-se Ao(À) ou Para;

2. o vocativo não é utilizado;

3. não é necessário mencionar o nome da cidade antes de se escrever a data, que deve vir grafada uma linha abaixo do número do memorando e da sigla do setor/órgão;

4. e, à exceção do primeiro parágrafo e do desfecho, todos os demais devem ser numerados.

Neste contexto, analise o exemplo de memorando a seguir.

Multiple Choice

Com base na sua análise, julgue a afirmação que se segue, acerca de aspectos da redação para memorando:

É necessário mencionar o nome da cidade, antes de se escrever a data, e deve-se utilizar o vocativo.

• CORRETO

• ERRADO

Multiple Select

Selecione APENAS as características que se relacionam ao memorando:

• Comunicação interna

• Rapidez

• Simplicidade

• Maior formalidade

​Comunicado ou Aviso

O comunicado ou o aviso são comunicações formais que servem para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar e convidar.

Um dos recursos mais utilizados na comunicação das empresas e pode ser transmitido às equipes tanto de maneira impressa, como eletronicamente.

Em função da internet, da facilidade em se estabelecer canais de comunicação on-line e da preocupação com o meio ambiente, a impressão dessa ferramenta caiu em desuso.

​Comunicado ou Aviso

Mas será que todos os funcionários têm acesso a e-mails ou ao site da empresa?

Dependendo do ramo de atuação da empresa, certamente não.

Por exemplo, devido ao número crescente de casos de gripe causada pelo vírus H1N1, uma instituição de ensino preparou o seguinte comunicado, divulgando-o em seu portal institucional:

​Comunicado ou Aviso

No entanto, visando atingir os funcionários e alunos, em suas unidades escolares, a instituição enviou cópias impressas do comunicado, pedindo que fossem afixados em todas as salas de aulas.

Assim, todos tiveram acesso à informação do aviso.

Isso nos leva a compreender que, para cada público a ser atingido, será necessário utilizar o meio de comunicação mais adequado.

Multiple Choice

Com base nas informações apresentadas sobre comunicado, julgue a afirmação que se segue, acerca dos aspectos desse tipo de comunicação:

O aviso é um dos recursos mais utilizados na comunicação das empresas e pode ser transmitido às equipes tanto de maneira impressa, como eletronicamente.

• CORRETO

• ERRADO

Multiple Select

Selecione APENAS as opções que apresentam uma serventia do aviso:

• Ordenar

• Cientificar

• Prevenir

• Noticiar

• Convidar

​E-mail

Por causa de sua flexibilidade e rapidez, o correio eletrônico é o

meio de comunicação mais usual para a transmissão de informações no ambiente empresarial , tanto entre os setores de uma instituição quanto entre esta e seus fornecedores, parceiros, prestadores de serviços e outros.

A mensagem eletrônica requer o domínio da etiqueta virtual (chamada de netiqueta), uma forma mínima de cerimonial, respaldado na etiqueta social tradicional, no bom senso e na cordialidade.

Assim, ao redigir um e-mail, é necessário tomar alguns cuidados, evitando-se:

​Análise de um E-mail

Analise a mensagem eletrônica a seguir, criada para a seguinte situação:


Luiza enviou a mensagem para os seus companheiros de equipe do Ministério da Ciência e Tecnologia (MCT).

A empresa Transportadora Floripana atrasou a entrega de mercadorias para o MCT, e a Luiza precisa obter de sua equipe uma informação e tentar resolver um problema.

​Análise de um E-mail

Analise a mensagem eletrônica a seguir, criada para a seguinte situação:


Luiza enviou a mensagem para os seus companheiros de equipe do Ministério da Ciência e Tecnologia (MCT).

A empresa Transportadora Floripana atrasou a entrega de mercadorias para o MCT, e a Luiza precisa obter de sua equipe uma informação e tentar resolver um problema.

​Análise de um E-mail

Antes de prosseguir, reflita um pouco: quais são os problemas encontrados nessa mensagem eletrônica, com relação à necessidade de serem enviadas comunicações claras e eficazes?

Um item importante diz respeito ao preenchimento do campo “Assunto”. Como vemos, não há informações específicas. Colocar somente a palavra “atraso” nesse campo pode dificultar a localização do e-mail em uma lista de e-mails extensa, fato muito comum nas instituições que utilizam diariamente essa ferramenta de comunicação.

A solução seria acrescentar, no mínimo, o nome da transportadora em questão.

​Análise de um E-mail

Quanto ao texto da mensagem, percebemos que há uma aproximação excessiva entre a linguagem escrita e a linguagem falada. Entretanto, esse não é um problema tão significativo quanto o que percebemos na última sentença:

“Vou entrar em contato novamente para tentar resolver o problema, ok?”.

​Análise de um E-mail

A partir do que Luiza escreveu, você saberia dizer ao certo com

quem ela entrará em contato novamente? Com a sua equipe ou com a Transportadora Floripana? E mais: você saberia dizer com segurança qual o problema que Luiza irá resolver? É a questão do cancelamento do contrato da transportadora ou a do atraso na entrega da mercadoria?

​Análise de um E-mail

Se existem dúvidas com relação a quem Luiza contatará novamente ou qual problema ela irá tentar resolver, é porque o texto provoca respostas ambíguas, ou seja, permite que surjam interpretações indesejadas, situação que, em muitos casos, pode gerar equívocos e até prejuízos financeiros.

​Análise de um E-mail

Além disso, observe a maneira pela qual Luiza solicita uma

informação: "O contrato dela vai ser cancelado, né?".

Ela supõe já saber a resposta para sua pergunta e induz os interlocutores a meramente confirmarem seu palpite de que o contrato vai ser cancelado. Isso pode provocar indisposição na equipe quanto a responder satisfatoriamente à pergunta ou a responder da maneira pela qual Luiza espera ser respondida.

Assim, Luíza refaz o e-mail com as alterações que visam tornar comum o seu pensamento e incentivar ou persuadir o receptor a dar a resposta que ela espera:

​Análise de um E-mail

Com base na análise dos textos de e-mail escritos por Luiza, leia atentamente as afirmações a seguir:


I. No pensamento de Luiza, tudo estava bastante claro: ela entraria em contato mais uma vez com a transportadora para tentar resolver o problema do atraso na entrega das mercadorias compradas no mês anterior.

II. Mas, seu primeiro e-mail não tornava esse pensamento comum aos membros da equipe e nem contribuía para a obtenção das respostas desejadas.

III. Por isso, no segundo e-mail, a fim de corrigir essas falhas, Luiza reescreveu seu texto com exatidão, não omitindo dados relevantes para a correta compreensão de suas ideias.

Multiple Choice

É CORRETO o que se afirma em:

• I, apenas

• III, apenas

• I e II, apenas

• II e III, apenas

• I, II e III

​E-mail

SAIBA QUE: os maiores problemas observados hoje em dia com relação às mensagens do correio eletrônico são a informalidade extremada e a pressa ao escrever, como se essa comunicação fosse uma “fala” despreocupada.

Em muitos casos, isso acaba tornando a mensagem confusa e de difícil entendimento.

PARABÉNS!


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